Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Командировочные выплаты в 2021 году». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Законодательство России устанавливает чёткий лимит оплаты по командировочным расходам. И эта информация необходима для того, чтобы правильно рассчитывать налоги, потому что есть суммы, с которых подоходный налог не учитывается, а есть те, за которые нужно отдельно платить.
Когда идёт речь о командировочных расходах, то имеется ввиду тот факт, что фирма гарантирует сотруднику возврат денежных средств за проживание, питание и дорогу во время служебных поездок. Именно эти расходы называют суточными или командировочными, суточные – потому что рассчитываются они на одни сутки.
Важно вспомнить о том, что недавно Минтруд принял постановление по поводу того, чтоб работникам доплачивали в том случае, если они занимались работой в свои выходные дни. Доплачивать предлагается за переговоры с контрагентами, контроль отгрузки товаров, заполнение документации и так далее.
И сразу стоит сказать, что в размер командировочных не включаются проезд до места проживания в том случае, если сотрудник ехал на своем личном автомобиле, то есть бензин не оплачивается. Такая же ситуация возникает в том случае, если используется служебный транспорт, потому что он уже и так находится на балансе фирмы.
Работодатель обязан оплачивать сотруднику все дни командировки, в том числе и то время, когда он находится в транспорте. Если во время служебной поездки происходит болезнь, сотрудник уходит на больничный, то и в этом случае ему считается командировка.
Сумма суточных командировочных расходов в 2021 году
По сути, такое понятие, как норма суточных расходов, практически полностью отсутствует. Оплачивать командировку работодатель может зависимости от того, на какой бюджет он рассчитывает. Принимается во внимание дальность поездки, страна или город, куда придётся ехать, а также ещё огромное количество дополнительных факторов. Однако законопроект чётко обозначает сумму, с которой берется или не берется подоходный налог. Для командировки по территории России эта сумма достигает 700 рублей, для заграничных поездок –2500 рублей.
И ещё важно знать, что налоговый кодекс предусматривает минимальные командировочные расходы суточные в 2021 году, которые равны 100 рублям в сутки. Нельзя выделять сотруднику сумму, которая будет меньше установленного минимума.
Естественно, в этом вопросе не получается обойтись без нюансов. В том случае, если предполагается заграничная поездка, то время, пока работник проводит на территории Российской Федерации, оплачивается по тарифу 700 рублей, после пересечения – 2500 рублей. Момент пересечение фиксируется штампом паспорте.
Ещё раз стоит напомнить о том, что работодатель самостоятельно решает вопрос по поводу того, сколько денег сможет получить сотрудник. Главное, закрепить эти цифры в локальных актах, чтоб потом учитывать их в налоговых отчётах. Если какие-то расходы не будут учтены, то в будущем предприятие может получить огромное количество проблем. И, конечно, чем больше будут суточные, тем больше будет с них налог.
На самом деле этот закон давно пора менять, потому что работодатели указывают минимальные отчисления для сотрудников, а оставшуюся схему человек получает в конверте. От этого всего страдает государственный бюджет, так что вопрос давно требует какого-то изменения.
И ещё можно сказать о том, что если совершается однодневная командировка, но при этом она предполагает выезд за пределы страны, то сотрудник может рассчитывать на оплату, которая равна 50 % от установленной нормы – то есть 1250 рублей. В остальном сумма суточных командировочных расходов в 2021 году останется прежней.
Сегодня актуален вопрос пандемии, потому что вся Россия сидит на карантине, но при этом командировки никто не отменяет, потому что работать как-то приходится. Поездки по работе не запрещены. Однако есть некоторые нюансы. Каждый работодатель, который отправляют сотрудника в командировку, должен учитывать правила Роспотребнадзора, а также оформлять на сотрудника страховку.
Если возникает подозрение на заражение вирусом, то сотрудник должен обратиться за оказанием помощи по своему страховому полису. Карантинные условия не являются опасными, поэтому никаких доплат к командировочным расходам в этом случае не будет, то есть оплата суточных командировочных не меняется.
Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты, командировочных, пособий и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС.
Получить бесплатный доступ на 14 дней
Лимита по суточным не существует, компании могут устанавливать любой размер, оговорив ее во внутренних документах. Малые предприятия часто ограничивают суточные 700 рублями, потому что эта сумма не облагается НДФЛ (п.3 ст. 217 НК РФ). Если суточные больше, то с суммы превышения придется удержать НДФЛ. Для загранкомандировок не облагаемый лимит суточных — 2 500 рублей.
С 2017 года суточные сверх лимитов облагаются страховыми взносами. Но взносы «на травматизм» с суточных платить не нужно.
Пример. Сотрудник был в командировке 3 дня и получал суточные в размере 1000 рублей. За дни командировки он получил 3 000 рублей. Не облагаются взносами и НДФЛ только 3 * 700 = 2 100 рублей, а с разницы 3 000 — 2 100 = 900 рублей нужно удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.
Командировочные расходы в 2021 году
В отличие от официальных и стандартных авиа- и железнодорожных билетов, гостиницы не всегда предоставляют постояльцам требуемые документы о проживании, ограничиваясь приходными кассовыми ордерами или рукописными квитанциями.
Согласно законодательству, гостиницы не обязаны выдавать постояльцу бланк строгой отчетности. Установлена специальная гостиничная форма № 3-Г: если гостиница ее использует, то ККМ ей не нужна. И то и другой документ ваша бухгалтерия формально должна принять как доказательство проживания.
Чтобы предотвратить возможные разногласия со стойкими работниками бухгалтерии, лучше перед бронированием позвонить в гостиницу и уточнить, какие документы, подтверждающие проживание, они смогут предоставить.
Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Сервис подходит для комфортной совместной работы бухгалтера и директора.
Попробовать бесплатно 14 дней
Для покрытия всех расходов в командировке сотруднику выдаются деньги под отчет: Дебет 71 Кредит 50 (51).
Если после командировки деньги остаются, их необходимо вернуть в кассу: Дебет 50 Кредит 71.
В случае, когда работник, наоборот, потратил еще и свои личные деньги, организация при наличии соответствующих доказательств должна компенсировать их: Дебет 71 Кредит 50.
По всем расходам в командировке работник должен отчитаться. Для этого он составляет авансовый отчет, к которому он прикладывает все квитанции, билеты, чеки и иные документы, подтверждающие затраты.
Если расходы сотрудника, даже при наличии документов, будут не целесообразными, организация в 2020-2021 годах может их не принять. В этой ситуации работник должен будет вернуть деньги.
Если в расходных документах есть счет-фактуры с выделенным НДС, его можно принять к вычету: Дебет 68 НДС Кредит 19.
Когда организация часть расходов оплачивает с расчетного счета, то делают запись: по дебету 76 счета и кредиту 51.
Поступление билетов, приобретенных для сотрудника, отражают проводкой: Дебет 50.3 Кредит 76.
Выдачу сотруднику: по дебету 71 и кредиту 50.3.
Помимо командировочных – на оплату проживания, проезда, сотруднику выдают суточные – на питание. Это нормируемые в налоговом учете расходы фирмы, на которые она может уменьшить прибыль. Для командировок по России такая норма – 700 руб. в день, за границу – 2100 руб. Если выдать сотруднику суммы, превышающие эти лимиты, то придется удержать НДФЛ.
С одной стороны, порядок и размеры выплат работодатели могут определять сами, с другой – есть и определенные правила. Жестко срок выплаты суточных не устанавливается, но аванс денежных средств для оплаты командировочных расходов должен быть выполнен до ее начала (п. 10 Положения об особенностях направления в командировку). По правилам, аванс должен включать в себя не только расходы на жилье и оплату проезда (если сотрудник оплачивает его сам), но и, собственно, суточные.
То есть за сколько именно дней до начала командировки выплачивать аванс с частью суточных работодатель может решать сам, прописав это во внутренних документах. Но сделать это нужно обязательно до начала поездки. В противном случае после возвращения работника ему придется выплатить компенсацию за задержку выплаты. Здесь все похоже на ситуацию с задержкой зарплаты.
Когда сотрудник отправляется в командировку, то даже при условии, что билеты и проживание компания оплатила заранее, возможны различные дополнительные расходы (например, на питание).
Согласно ТК РФ (ст. 168) работодатель в 2020-2021 годах должен начислять суточные:
• за все дни, когда сотрудник находился в рабочей поездке;
• за выходные и праздничные (то есть официально нерабочие) дни, если это время он фактически находился в поездке – причем время в пути также считается.
Суточные можно не выплачивать в случае однодневной поездки по России. При этом, компания-работодатель вместо суточных может выплачивать специальную компенсацию в таких командировках.
Размер суточных каждый работодатель вправе устанавливать самостоятельно. Однако, здесь есть свои тонкости. Например, по правилам не облагаются НДФЛ лишь суточные, размер которых не превышает 700 рублей при поездке по России и 2,5 тыс. рублей при зарубежных командировках.
Поэтому часто работодатели официально прописывают именно эти цифры во внутренних документах. Но ничто не мешает им платить сотрудникам больше, в этом случае придется лишь рассчитать и удержать НДФЛ.
Перед тем, как объявить работнику о направлении в служебную командировку, необходимо убедиться, что на него не распространяется запрет, налагаемый трудовым кодексом в отношении:
- беременных женщин — ст. 259;
- несовершеннолетних — ст.268.
|
Важно! Эти категории работников запрещено направлять в командировки, даже, если они согласны. |
Проверьте, нет ли ограничений для направления работников в служебные командировки:
- медицинского характера — ч.2 ст.259 ТК;
- запрещены индивидуальным планом реабилитации инвалида;
- по ученическому договору — ч.3 ст.203;
- является зарегистрированным кандидатом — п.2 ст. 41.
Следующие категории сотрудников можно отправлять в командировки только, если есть их согласие:
- сотрудницы с детьми до 3 лет;
- одинокие родители / опекуны, воспитывающие ребенка до 5 лет;
- работники, ухаживающие за ребенком-инвалидом или родственником на основании медзаключения.
Последней категории работников надо направить запрос на согласие с предстоящей командировкой. В запрос должно быть включено условие о возможности отказа от поездки —- ч.2 ст.259 ТК РФ.
|
Важно! При направлении таких работников принудительно работодатель будет отвечать по части 1 ст.5.27 КоАП РФ, а при повторном нарушении — по ч.2 этой статьи. |
Суточные расходы при командировках в 2021 году: нормы и учет
В обычных условиях руководство субъекта бизнеса имеет право не спрашивать желания сотрудника при направлении его в служебную поездку, поскольку она будет являться выполнением его прямых трудовых обязанностей.
Однако закон устанавливает несколько категорий, для кого командировки либо вообще запрещены, либо требуют предварительного получения письменного согласия.
Установлен запрет на отправление в командировку следующих работников:
Продолжительное время в российском законодательстве действовали лимитированные нормы на расходы в командировках. То есть работнику рассчитывался аванс на траты в поездке, исходя из действующих лимитов. Получить возмещение за перерасходованные средства не представлялось возможным.
В настоящее время такие лимиты упразднены. Они сохранились лишь для отдельных государственных служащих федерального уровня. Следовательно, организации теперь самостоятельно определяют предельные суммы.
ВАЖНО!
Для бюджетников установлены иные правила. Предельно допустимые суммы для них устанавливает орган местного самоуправления или учредитель. Такие нормы можно обойти, например автономные учреждения могут установить свой лимит, исходя из экономического положения госучреждения, либо доплачивать из средств предпринимательской деятельности. Для казенных и бюджетных типов организаций данного исключения не предусмотрено.
Напомним, что такие ограничения устанавливаются не только на суточные издержки. То есть в период финансового кризиса большинство организаций ввели лимиты и на проживание, и на проезд, что не позволяет сотрудникам производить необоснованные траты.
В то же время в НК РФ установлен лимит налогообложения суточных. Так, для командировочных расходов за границу действует предел в 2500 рублей в сутки, для поездок по нашей стране — 700 рублей в день. То есть суммы, превышающие указанные ограничения, должны быть включены в базу для исчисления НДФЛ и страховых взносов.
Бюджетникам, наряду с прочими предприятиями, также случается необходимость в командировках. Но процедура оформления несколько отличается, поскольку большинство бюджетных организаций не имеет прямой доходности, кроме того многие сотрудники работают в них по совместительству (в основном это сфера образования).
Одно из обязательных условий – указание места (организации, фирмы пр), откуда будут производиться перечисления. Второе – служебная записка (иногда служебка заменяется приказом). В ней должны быть указаны цели, необходимость и целесообразность самой поездки. Нормативы на сумму суточных расходов такие же, как и в остальных расчетах, т.е. от 300 до 2,5 тыс. рублей без обложения суммыНДФЛ. Третье условие – отчет о проделанной работе.
Оплата командировочных счетов производится согласно Постановлению Правительства с участием Министерства Финансов РФ. Обычно в командировки грозят: военнослужащим, сотрудникам/представителям МВД либо преподавателям. Для подобных целей в этих бюджетных организациях предусмотрены спецсчета. В иных случаях (договор подряда от строительной организации, например) оплата производится за счет заказчика. Отметим, что некоторые расходы могут касаться оплаты страховых взносов, НДС и пр.
Если в учреждении лимиты на расходы по командировкам закреплены в отдельных локальных актах, то попросите предоставить данную информацию. Исчисляйте сумму запрашиваемого аванса по формуле:
Норма затрат = количество дней × лимит в день.
Транспортные издержки редко бывают лимитированы, так как билеты (проезд) оплачиваются по факту. Однако следует учитывать, что работодатель вправе отказать в возмещении трат на проезд на определенных видах транспорта. Например, поездка на такси, когда имеются регулярные рейсы (поезд, автобус). Также могут отказать в оплате места повышенной комфортности (билет бизнес или первого класса).
Пример.
Сотрудника командируют в Тверь на 11 дней. В учреждении установлены следующие лимиты:
- суточные — 200 рублей в сутки;
- проживание — 700 рублей в сутки;
- проезд по факту.
Следовательно, специалист вправе претендовать на:
Суточные — 2200 (11 × 200 руб.), проживание — 7000 (10 × 700) и 2000 за билеты по фактической стоимости (1000 в один конец).
Оформление командировки в 2021 году
В числе важных изменений, которые коснулись порядка установления предельных норм командировочных затрат, — определение размера суточных в месте исполнения служебного задания организации. Равняясь на Налоговый Кодекс, большая часть российских предприятий вводит локальными актами предельные ставки по обеспечению ежедневного пребывания работника в удаленной местности. Нормы в 700 и 2500 рублей являются ошибочными, поскольку они устанавливают именно лимиты для освобождения бюджета компаний от налога на доходы физических лиц и взносов в страховые фонды.
Таким образом лимит командировочных, установленный Налоговым Кодексом, фактически не влияет на регламент организаций. Предельные нормы расходования профильных статей могут быть скорректированы как в большую, так и в меньшую сторону. В учреждениях могут быть приняты к расчету авансов и закрытию подотчетных сумм суточные в диапазоне от 50 до 3000 рублей.
При отправлении работника в командировку в одну из стран СНГ, руководитель компании при начислении суточных должен опираться на положение для поездок за границу.
Важно! При пересечении границы страны штампы в загранпаспорте не проставляются. Данная особенность регламентируется Таможенным законодательствам.
В качестве документов, подтверждающих пребывание в служебной командировке за границей, работник сохраняет проездные билеты.
Минимального срока служебной поездки не существуют. Работодатель имеет право командировать сотрудника на один день. В этом случае документальное оформление многодневной служебной поездки невозможно, а в соответствии с законодательством суточные за однодневные командировки не положены. В зависимости от организации возможна компенсация денежных затрат.
При командировках в 2021 году суточные рассчитываются согласно нормам и внутренней документации компании. выплата командировочных расходов происходит после предоставления чеков, квитанций и других бумаг, подтверждающих затраты. Организация не вправе отказать в выплате суточных, но за ней сохраняется возможность уменьшить их до минимальной суммы, равной 100 рублям.
Размер суточных при командировках в 2021 году (нюансы)
При начислении командировочных учитываются документально подтвержденные расходы.
заграничных командировок. Необлагаемая налогом на доходы физлиц сумма командировочных рассчитывается в следующем порядке:
- командировка в пределах страны составляет не более 0,1 от МЗП, установленной на январь нового года (если МЗП составит 6000 грн., она составит 600 грн.);
- командировка ха пределы Украины в денежном эквиваленте составит не более 80 Евро/сутки в соответствии с установленным на настоящий день курсом гривны к Евро.
По предварительной информации минималка с января 2021 должна составить 6000 грн., с июля 2021 года – 6500 грн. Таким образом, в сравнении с предыдущим периодом необлагаемая налогом граничная сумма увеличится на 127,7 грн.
При оформление командировки в 2021 году обязательно наличие подтверждающих документов. Перечень бумаг предусмотрен законодательными актами. Они должны соответствовать таким требованиям:
- быть оригиналами (копии не принимаются);
- соответствовать законодательно принятой в Украине формам оформления и заполнения;
- подтверждать целевое использование денежных средств, выданных командируемому лицу в виде аванса;
- в командировке обязательно наличие полного названия предприятия, которое направило работника в другой город/страну для выполнения определенной работы/обязанностей.
По самому определению, суточные – это фиксированная сумма за один день. Для расчета необходимо знать эту сумму и количество дней, которые нужно оплачивать.
Законодательно конкретный размер суточных для коммерческих организаций не определен.
Фирма сама решает, в каком количестве она может и должна будет возместить работнику его нахождение вне дома во время выполнения своей работы.
Эти суммы могут различаться для простого работника и представителя руководящего состава.
На предприятии должен существовать внутренний акт, на основании которого бухгалтерия проводит начисление суточных расходов.
Эти суммы могут быть оговорены в локальном «Положении о командировках», либо в отдельном приказе руководителя об установлении суточных норм для поездок по России и в иностранные государства, или в трудовом договоре.
Командированному работнику выдается авансовая сумма суточных, рассчитанная, исходя из установленного размера на предприятии и количества плановых дней командировки.
Суточные в командировке в 2021 году
Работник Мешков, согласно приказа, должен выехать в командировку на поезде по России в 23:40 10.05.2021, а вернуться в 00:20 14.05.2021.
За каждый день по решению фирмы ему полагается суточные в сумме 3 200 руб.
Расчет:
1. Дни в командировке – 5.
2. Сумма начисления – 3 200х5=16 000 руб.
3. НДФЛ – (3 200-700) х5х13%=1625 руб.
4. Сумма к выплате – 16 000-1625=14 375 руб.
После окончания командировки и представления сотрудником в бухгалтерию отчета о поездке, при необходимости, будет скорректирована сумма суточных.
Если работник был в командировке дольше планового времени, то он получит возмещение за дополнительные дни.
В случае преждевременного возвращения, он обязан вернуть в кассу не потраченные деньги, либо они будут удержаны из его зарплаты.
Дни отъезда и прибытия определяются:
- по предоставленным командированным сотрудником проездным документам – в случае общественного транспорта (поезда, самолета);
- на основании служебной записки, если использовался личный транспорт.
При поездках заграницу документом, подтверждающим день пересечения границы, является загранпаспорт. По отметкам в нем бухгалтер будет считать «заграничные» нормы суточных.
Если же поездка состоялась в одну из стран СНГ, при пересечении границы с которой, не ставится отметка в загранпаспорте, то дата проезда через границу определяется по проездным документам.
В таком случае, за те дни, которые сотрудник едет по российской территории, выплачиваются российские суточные и применяется лимит, установленный для российской нормы.
А после пересечении границы и нахождения на территории другой страны будут использоваться нормы в СНГ для заграничных поездок.
Как минимум, за день до отправления по заданию компании сотруднику обязаны выдать аванс, в который входят суточные. В противном случае, он вправе не поехать.
Согласно трудовому законодательству выплата суточных в 2021 году производится авансом одним из способов:
- наличными;
- перечислением.
Получая аванс, работник становится обязанным отчитаться за денежные средства после возвращения на место работы.
Документальное подтверждение целевого расходования суточных в 2021 году не требуется.
Эти деньги расходуются командированным по собственному усмотрению. Подтверждающие документы нужны только для определения количества дней в командировке.
Видео: Пример расчета командировочных расходов и суточных.
Вопрос об отмене командировочных удостоверений осуждается довольно долго. С одной стороны — это документ, по сути, являющийся листком убытия. Он не имеет принципиального значения для Минфина или ФНС. С другой стороны — его необходимость прописана в положении Минтруда, а оно своего согласия на отмену не давало.
Как вариант выхода из ситуации, Агентство стратегических инициатив предложило ввести заменяющий документ – дорожную карту. Это и многое другое должно упростить взаимоотношения налогоплательщиков и налоговых органов. Дорожная карта будет призвана упростить электронный документооборот, а так же отказаться от части первичного.
Условие. Работник был в командировке 10 дней: с 1 июня по 10 июня. Суточные:
- за 9 дней — 40 евро за каждый день;
- за 1 день возвращения в Россию — 700 руб.
30 мая выдан под отчет аванс в размере 360 евро и 700 руб.
Курс (условно) евро:
- на дату выдачи аванса (30 мая) — 70 руб. за 1 евро;
- на дату утверждения авансового отчета (14 июня) — 68 руб. за 1 евро.
Решение. В расходы по налогу на прибыль суточные будут включены в сумме:
- 40 евро х 70 руб. х 9 дней = 25 200 руб.
- Суточные по России = 700 руб.
- Итого: 25 200 руб. + 700 руб. = 25 900 руб.
Суточные в Украине с 1 января 2021 года
Если работник едет в командировку на личном и служебном автомобиле, то посчитать дни можно по служебной записке. Ее работник должен предоставить по возвращении из командировки вместе с документами, подтверждающими использование транспорта для проезда к месту командировки и обратно (путевой лист, например, по форме № 3), счета, квитанции, кассовые чеки, иные документы, подтверждающие маршрут следования).
В иных случаях количество дней, за которые надо выплатить суточные, определяется по проездным документам.
Суточные при командировках за пределы РФ платите в том размере, который установлен во внутренних документах компании.
Суточные при однодневной командировке
По закону минимальный срок командировки не установлен. Поездка по заданию работодателя может быть и однодневной. Оформляем такую поездку как многоднедвную командировку (выпускаем приказ, ставим соответствующую отметку в табеле учета рабочего времени: «К» или «06»).
После сотрудник отчитывается за поездку. Работодатель возмещает ему расходы, например на проезд, а также другие согласованные суммы. А суточные положены? По закону суточные за «мини-поездки» по России не выплачиваются. Оставить сотрудника совсем без денег даже в однодневной командировке — не лучшая идея, даже если это и по закону. Как можно выйти из ситуации?
Работодатель по собственному решению может выплатить сотруднику некую сумму вместо суточных.
Суточные по однодневным командировкам:
- за границу — в размере 50% от суммы суточных по загранкомандировкам, установленным в локальных документах компании;
- по России — в общем случае не выплачиваются, но вы можете установить выплату работнику самостоятельно.
Командировки в страны СНГ (например, в Казахстан, Беларусь и пр.) являются особым случаем. При таких командировках не ставят отметки в загранпаспорте о пересечении границы. Суточные для таких поездок считают в особом порядке: дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»).
Подробно о том, как выплачивать суточные при командировках в страны СНГ, читайте в статье Контур.Школы «Два сложных вопроса при оформлении командировки: расчет среднего заработка, суточные при командировке в страны СНГ».
Обязанность возместить сотруднику в командировке его расходы, связанные с ней, регламентирует ч. 1 статьи 168 Трудового кодекса РФ. Такие расходы делятся на:
- затраты на проезд к месту назначения и перемещения в чужом городе;
- затраты на проживание;
- прочие затраты, компенсируемые в виде фиксированной суммы на день (суточных).
В первых двух случаях возмещаются фактические расходы, которые подтверждены документально. А вот размер суточных является фиксированным и никаких дополнительных документов не требует.
Его организация определяет самостоятельно, закрепляя их размер в локальных нормативных актах.
Напомним, что, прежде чем отправлять работников в служебные поездки, нужно прописать условия в локальных номративных актах — например, составить Положение о командировках (или включить правила в другой ЛНА).
Максимальные размеры суточных, которые не признаются доходом работника и не облагаются НДФЛ (и с них не высчитываются страховые взносы), зависят от направления командировки:
- размер суточных в командировке в 2021 году по России — необлагаемая сумма составляет 700 рублей в сутки;
- в заграничных поездках сумма существенно больше — 2500 рублей в сутки.
Организация-работодатель имеет полное право установить выплаты в большем размере, но с любой суммы превышения необходимо удерживать и перечислять в бюджет НДФЛ по обычной ставке 13 %.
Например, если в фирме предусмотрены командировочные суточные в размере 1500 рублей при внутренних поездках, то при выплате сотруднику бухгалтер вычтет из этой суммы необлагаемый лимит (700 руб.
), а оставшуюся часть умножит на 13 %:
(1500 – 700) × 13 % = 104 руб.
Это сумма НДФЛ, которую следует удержать и перечислить в бюджет. На руки командированный получит:
1500 – 104 = 1396 руб.
На уменьшение налогооблагаемой базы по налогу на прибыль или УСН идет вся выплаченная сумма, если ее размер закреплен во внутренних нормативных актах компании. То есть в данном примере на расходы можно отнести всю сумму в 1500 рублей.
Раньше для определения продолжительности поездки (и уточнения дат отъезда и возвращения) использовалось командировочное удостоверение, в котором принимающая сторона проставляла отметки о прибытии и выбытии командированного.
После отмены удостоверения в 2015 году стало сложнее определять время и рассчитывать суточные при командировках в 2021 году, нормы и учет приходится осуществлять, анализируя билеты, счета гостиниц или топливные квитанции, если работник ехал к месту назначения на личном транспорте.
Сотрудник должен получить компенсацию за все время нахождения в командировке. Компания обязана оплатить таким образом не только рабочие дни, но и все выходные и праздники, если они совпали с этим периодом.
При этом расчет заработной платы сотруднику производится в обычном режиме (за выходные и нерабочие праздничные дни в двойном размере). Суточные командировочные платят также за период нахождения работника в пути. Например, если он ехал в поезде из Москвы в Новосибирск три дня, то за эти дни он также выплачиваются суточные.
Оплачиваются и дни вынужденного простоя. Оплата суточных командировочных расходов в 2021 году бюджетникам происходит по тем же правилам.
Какие суточные при командировке за границу в 2021 году
Если работник едет в командировку на личном и служебном автомобиле, то посчитать дни можно по служебной записке.
Ее работник должен предоставить по возвращении из командировки вместе с документами, подтверждающими использование транспорта для проезда к месту командировки и обратно (путевой лист, например, по форме № 3), счета, квитанции, кассовые чеки, иные документы, подтверждающие маршрут следования). В иных случаях количество дней, за которые надо выплатить суточные, определяется по проездным документам.
По закону минимальный срок командировки не установлен. Поездка по заданию работодателя может быть и однодневной. Оформляем такую поездку как многоднедвную командировку (выпускаем приказ, ставим соответствующую отметку в табеле учета рабочего времени: «К» или «06»).
После сотрудник отчитывается за поездку. Работодатель возмещает ему расходы, например на проезд, а также другие согласованные суммы. А суточные положены? По закону суточные за «мини-поездки» по России не выплачиваются. Оставить сотрудника совсем без денег даже в однодневной командировке — не лучшая идея, даже если это и по закону. Как можно выйти из ситуации?
Командировочные расходы работодатель может учесть в составе расходов по налогу на прибыль и по УСН (объект «доходы минус расходы»). Порядок учета таких затрат на УСН и на ОСНО аналогичен.
Основные особенности налогового учета командировочных затрат:
- Экономическая обоснованность и документальная подверженность затрат.
Затраты, понесенные сотрудником в командировке, принимаются к учету, только если они экономически обоснованы и подтверждены первичными документы. Исключение сделано лишь для суточных: подтверждать их и отчитываться по ним работник не обязан. При отсутствии подтверждающих документов принять к учету затраты, даже если они обоснованы, не получится.
- Дата признания расходов.
Командировочные расходы признаются на дату утверждения авансового отчета. Если в командировке сотрудник оплачивал расходы из собственных средств и компания ему их возместила, то датой признания затрат следует считать день выдачи средств из кассы. Дату признания расходов, произведенных в иностранной валюте, мы рассмотрим ниже, в разделе про загранкомандировки.
- НДС по командировочным расходам.
ИП и организации на ОСНО вправе принять к вычету НДС при условии, что командировочные затраты оплачены организацией или работником и по ним есть счет-фактура. Особенности принятия НДС к вычету по отдельным видам командировочных затрат мы рассмотрим ниже.
- НДФЛ и страховые взносы
На большинство командировочных затрат начислять НДФЛ и страховые взносы не нужно. На суточные НДФЛ и страховые взносы начисляют сверх установленного лимита.
Затраты на проживание в командировке также подлежат включению в состав расходов по УСН (объект «доходы минус расходы») и налогу на прибыль при условии их документального подтверждения. Эти командировочные расходы не облагаются и НДФЛ и страховыми взносами. В затраты на проживание также можно включить услуги, предоставляемые гостиницами, кроме саун и фитнес-центров, баров и обслуживания в номерах.
Оплата расходов на питание в командировке относится на усмотрение работодателя. Ни в ТК РФ, ни в положениеио командировках такие затраты не упомянуты. Соответственно, работодатель оплачивать их не обязан.
По умолчанию оплата питания должна производится сотрудником из суточных, но по своему усмотрению работодатель может дополнительно компенсировать работнику такие затраты.
Учет расходов по загранкомандировкам имеет свои особенности:
- лимит суточных по командировкам заграницу составляет: 700 руб. при перемещении по территории РФ и 2 500 руб. – при пересечении границы России;
- суточные, выданные в валюте, пересчитываются в рубли по курсу, действовавшему в день выдачи средств сотруднику;
- если суточные выданы в рублях, а расходы произведены в валюте, они пересчитываются в рубли по курсу, действовавшему на день покупки валюты. Если документ о покупке валюты утерян, берется курс, действовавший на день выдачи сотруднику аванса;
- остаток аванса, возвращенный в кассу, пересчитывается в рубли на дату возврата средств;
- перерасход, оплаченный в валюте, возмещается сотруднику в рублях с пересчетом на дату утверждения авансового отчета;
- если первичные документы, подтверждающие расходы, составлены на иностранном языке, их необходимо перевести на русский;
- часть суточных, превышающая лимит, для целей уплаты НДФЛ должна быть пересчитана в рубли по курсу на последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет.
Выдача сотруднику аванса на командировочные расходы сопровождается проводкой:
- Дт 71 Кт 50 — если аванс выдан наличными;
- Дт 71 Кт 51 — если аванс перечислен на банковскую карту сотрудника.
При списании командировочных затрат ключевое значение имеет цель поездки:
- Дт 20 Кт 71 — сотрудник направлен в командировку для выполнения работ по заданию заказчика;
- Дт 44 Кт 71 — командировка сопряжена с реализацией товара;
- Дт 08 Кт 71 — командировка связана с приобретением имущества для фирмы;
- Дт 28 Кт 71 — сотрудник направляется в командировку для возврата брака.
Если компания применяется ОСНО и в составе расходов отдельно выделен НДС, применяются следующие проводки:
- Дт 19 Кт 71 — НДС учтен в составе командировочных расходов;
- Дт 68 Кт 19 — НДС учтен в составе налогового вычета.
Если сотрудник в командировке израсходовал собственные средства и работодатель ему их возместил, делаются проводки:
- Дт 71 Кт 50 — если средства сотруднику выданы наличными деньгами;
- Дт 71 Кт 51 — при перечислении средств на карту.
Если сотрудник потратил меньше, чем ему было выделено, выбирается проводка в зависимости от того, как происходит возврат средств:
- Дт 70 Кт 71 — задолженность удержана из зарплаты работника;
- Дт 50 Кт 71 — сотрудник вернул деньги в кассу;
- Дт 51 Кт 71 — сотрудник вернул деньги на расчетный счет работодателя.
Прежде, чем направить сотрудника в командировку, работодателю необходимо обеспечить его денежными средствами, позволяющими оплатить часть расходов:
- авансовая выплата для приобретения билетов к месту командировки и обратно;
- денежные средства для оплаты аренды жилья;
- суточное пособие.
Помимо указанных выплат работник не освобождается от выплаты заработной платы 2 раза в месяц.