Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкции о правах и обязанностях должностных лиц срок хранения». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Вопрос: Кем в организации должна осуществляться разработка должностных инструкций и положений об отделах? Где должны храниться данные документы?
В Трудовом кодексе РФ такой документ, как должностная инструкция (далее — ДИ), не упоминается. Роструд дал свои разъяснения по данному вопросу: работодатель правомочен самостоятельно решить, вводить ли данный документ на предприятии в принципе, а также определить регламент составления, утверждения и изменения ДИ (письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6).
Должностные регламенты (должностные инструкции)
ДИ, являющиеся неотъемлемой частью трудового договора, хранятся вместе с ним. Утвержденные как самостоятельный документ ДИ могут храниться отдельно от соответствующих трудовых договоров.
Типовые и унифицированные ДИ, разрабатываемые, например, отраслевыми ведомствами, — подлежат постоянному хранению.
В случае замены устаревшего шаблона должностной инструкции на новую редакцию, ее ранее дополнительно хранили 3 года, отсчитываемые с момента замены, но с 2013 года после некоторых изменений в правилах хранения и уничтожения документов до 5 лет.
Однако существуют предприятия, где значение должностной инструкции является огромным, в результате чего создается трии экземпляра – для работника, отдела кадров и архивирования.
При необходимости замены действующей должностной инструкции издается приказ руководителя, а потом происходит разработка документа в обычном порядке. Локальные акты, утратившие силу, необходимо не уничтожать в течение 5 лет (с 2013 года).
Для чего необходимы учет и хранение документов в организации
Итак, должностные инструкции могут храниться как по месту их разработки и утверждения, так и в иных организациях. При этом типовые ДИ подлежат хранению на постоянной основе, индивидуальные ДИ — в течение 75 лет, а ДИ, которые были заменены их актуальными версиями, — в течение 3 лет с момента осуществления замены.
Круг обязанностей и ответственности работника на каждом предприятии регламентируется собственным локальным актом. Его называют должностной инструкцией.
Каждому техническому специалисту: строителю, проектировщику, энергетику, специалисту в области охраны труда.
Трудовые книжки работников хранятся в сейфе, обеспечивающем их сохранность в случае пожара или затопления. Другие документы кадрового учета хранятся в специально оборудованных шкафах, обеспечивающих отсутствие к ним несанкционированного доступа в соответствии с законодательством о персональных данных.
После создания документа с ним знакомят работников, они должны подтвердить свое согласие с необходимостью выполнять эту инструкцию при помощи подписи. Необязательно формировать должностные инструкции для всех работников. Чаще всего этот документ издают для материально-ответственных лиц и сотрудников производственных цехов.
Хранение должностных инструкций. Должностные инструкции являются локальными нормативными актами продолжительного срока действия. Наиболее удобным вариантом является централизованное хранение должностных инструкций в кадровой службе, которая знакомит с ними вновь принимаемых работников.
Вывод! Таким образом, потерявшая свою актуальность ДИ может быть утилизирована через 3 года после ее замены. К вновь введенной ДИ применяются правила о хранении в течение 75 лет или постоянном хранении — для индивидуальных и типовых ДИ соответственно.
Татьяна, для подтверждения льготного статуса Вам надо поднять должностные инструкции, должны быть в городском/областном архиве.
Для чего нужны должностные инструкции сотрудников
Место хранения инструкции необходимо указать в Положении о ее создании (если оно издается). Регистрация должностного документа необязательна. Ведение документации работников в этом случае полностью передано на усмотрение работодателя.
Важно отметить, что рассматриваемые инструкции не обязательно должны создаваться для каждой должности отдельно. Чаще всего их формируют для материально ответственных субъектов, а также для лиц, работающих с финансами. Для прочих категорий сотрудников достаточно прописать основные права и обязанности кадра в индивидуальном трудовом договоре.
Обычно они хранятся по месту нахождения организации-работодателя. Конкретное место хранения работодатель может определить самостоятельно, т. к. специальных рекомендаций на этот счет компетентные госорганы не дают.
Важно отметить, что рассматриваемые инструкции не обязательно должны создаваться для каждой должности отдельно. Чаще всего их формируют для материально ответственных субъектов, а также для лиц, работающих с финансами. Для прочих категорий сотрудников достаточно прописать основные права и обязанности кадра в индивидуальном трудовом договоре.
Должностные инструкции (далее также — ДИ) сотрудников должны храниться по месту разработки или утверждения (п. 77 приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).
Должностная инструкция содержит описание конкретных видов работ, выполняемых работником, и содержит требования к профессиональной подготовке.
Занимающим остальные должности достаточно перечислить их обязанности в одной из частей трудового договора. Законом не регламентируется количество бланков должностных инструкций.
Найти и рекомендации, и шаблоны для составления отдельных видов ДИ можно в других материалах нашего сайта, например в статьях Должностная инструкция главного бухгалтера ООО (образец) 2020 или Должностная инструкция генерального директора ООО — образец 2017.
Найти и рекомендации, и шаблоны для составления отдельных видов ДИ можно в других материалах нашего сайта, например в статьях Должностная инструкция главного бухгалтера ООО (образец) 2020 или Должностная инструкция генерального директора ООО — образец 2020. ДИ, являющиеся неотъемлемой частью трудового договора, хранятся вместе с ним.
Срок хранения должностных инструкций
При этом должны быть соблюдены требования по обеспечению безопасности хранения персональных данных сотрудников (ст.
Ответы на вопросы по теме: «Срок хранения должностные инструкции» с профессиональной точки зрения. Здесь собран полный тематический материал и ответы на вопросы максимально развернуты. Всегда имеются нюансы — если это ваш случай, то обратитесь к дежурному консультанту.
Дополнение к ответу: Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов Российской Федерации, государственных органов субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления и учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения п.27.
Сроки хранения обращений 8.1. Ответственность за сохранность документов по обращениям граждан возлагается на руководителей соответствующих структурных подразделений и должностных лиц, непосредственно работающих с данной категорией документов. 8.2. Срок хранения документов по обращениям граждан составляет 5 лет.
Отметка АПК означает, что часть документов может иметь научно-историческое значение. Такие документы передаются в государственные, муниципальные архивы или хранятся в организации.
При определении срока хранения данного дела нужно использовать ст. 277 и ст. 295 Перечня 2019 г. По «старшинству» ко всему делу можно применить срок хранения 6 лет, но только в том случае, если есть лицевые счета, а при их отсутствии, срок хранения составляет – 50/75 лет. 2. Акционерное общество не ведет лицевых счетов.
Необязательно формировать должностные инструкции для всех работников. Чаще всего этот документ издают для материально-ответственных лиц и сотрудников производственных цехов. Занимающим остальные должности достаточно перечислить их обязанности в одной из частей трудового договора.
Исходя из этого положения можно ли применять срок хранения 5 лет (или 6 лет) для любых форм, передаваемых в ПФР в разные годы? Следовательно, можно выделять к уничтожению все бумажные документы индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования старых годов, начиная с 1998 года, находящиеся на хранении у нас в архиве акционерного общества?
Каким документом регламентируется порядок хранения документов
На основании приведенных правил действующего российского законодательства также должны работать и зарубежные компании, ведущие бизнес на территории РФ.
А вот для каких документов установили специальный срок хранения (раньше не было):
- уведомления, предупреждения работников – 3 года;
- заявления о выдаче документов, связанных с работой, и их копии – 1год;
- журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) – 45 лет.
Обратите внимание: уничтожение этих документов допускается на основании соответствующего акта, то есть, только после того, как была проведена экспертиза их практической, научной, исторической и культурной ценности. Образец акта о выделении документов к уничтожению можно скачать .
Вот для каких документов по кадрам увеличили срок хранения с 2020 года. Например:
- график отпусков – 3 года, а не год;
- книги, журналы, карточки учета, базы данных отпусков – 5 лет вместо трех.
Сколько должно быть экземпляров
Работаю в вузе. Встал вопрос о сроках хранения личных дел студентов. В сфере образования существует свой документ, регламентирующий сроки хранения – Перечень документов со сроками хранения Министерства просвещения СССР, органов, учреждений, организаций системы просвещения, утвержденный в 1980 году. Cогласно этому Перечню срок их хранения составляет 75 лет.
Обратите внимание! Место хранения ДИ может быть определено положением о ДИ организации, хотя данный документ не является обязательным. Также необязательно производить и регистрацию ДИ.
Вывод! Таким образом, потерявшая свою актуальность ДИ может быть утилизирована через 3 года после ее замены.
В частности, он установил новые сроки хранения кадровых документов с 2020 года. В таблицах приводим все документы по кадрам и срок хранения по каждому, а также объясняем, что конкретно изменилось.
Исходя из приведенных выше законодательных нормативов, документацию, регламентирующую деятельность компаний, рекомендуется хранить на предприятии, то есть, по месту ее формирования. При этом управленец может самостоятельно определять место хранения, исходя из удобства и интересов фирмы.