Компенсация за разъездной характер работы 2021 налогообложение

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Компенсация за разъездной характер работы 2021 налогообложение». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание:

Общий ответ на этот вопрос содержится в ст. 168.1 ТК РФ. Эта норма говорит о работниках, постоянная работа которых осуществляется:

в пути (напр., водители);
имеет разъездной характер (проверяющие, специалисты, оказывающие бытовые услуги на дому у заказчика, курьеры, страховые агенты);
в полевых условиях (геологи);
в экспедиционных условиях (лица, сопровождающие грузы).

Всем им работодатель возмещает расходы, связанные со служебными поездками.

! Ограничений по должностям сотрудников, для которых устанавливается разъездной характер работ, законодательство не содержит! «Как правило, разъездной считается работа, при которой сотрудник выполняет свои должностные обязанности вне расположения организации», — уточняет Федеральная служба по труду и занятости в своем Письме № 4209-ТЗ от от 12.12.2013 г. № 4209-ТЗ.

Ст. 57 ТК РФ гласит, что условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы) обязательно должны содержаться в трудовом договоре.

Также разъездной характер работы может быть отражен в коллективном договоре (ст. 41 ТК РФ).

Документооборот при разъездном характере работ работодатель разрабатывает и утверждает самостоятельно. Исходя из этого, ГК «ГНК» рекомендует организации разработать:

перечень должностей, профессий и работ лиц, чья постоянная работа осуществляется в пути, имеет разъездной или экспедиционный характер;
локальный нормативный акт (напр., Положение о разъездном характере работ, в котором будет необходимо обозначить понятие разъездных работ, установить компенсационные выплаты, определить формы документов, которыми будут подтверждаться разъезды, а также порядок осуществления расчетов с сотрудником. Такой документ утверждается и вводится в действие приказом работодателя).

! Если работа сотрудника имеет разъездной характер, то командировками такие поездки не признаются (ч.1. ст.166 ТК РФ). Командировки носят временный характер, а работа, связанная с разъездами — постоянный. Соответственно, «командировочные» нормативы при разъездном характере работы не применяются. (Письмо Минфина от 15.02.2017 № 03-04-06/8562).

Компенсации сотрудникам с разъездным характером работы

Компенсациями считаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами (ст. 164 ТК РФ). Сюда входят:

расходы по проезду (напр., расходы на проезд, стоимость ГСМ для сотрудников, использующих личный транспорт);
найму жилого помещения (напр., оплата гостиницы);
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные1, полевое довольствие);
иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя (оплата мобильной связи и др.).

На компенсации сотрудникам за разъездной характер работы страховые взносы не начисляются, поскольку такие выплаты не признаются объектом обложения страховыми взносами (см. Письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 19.04.2017 г. № 03-04-06/23538).

«На основании положений абз. 10 пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей».

Компенсационные выплаты, о которых мы говорим, установлены ТК РФ, – ст. ст. 164 и 168.1.

Если работа физических лиц по занимаемой должности носит разъездной характер, и это отражено в трудовом договоре, локальных нормативных актах, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками таких категорий работников, не подлежат обложению страховыми взносами в размерах, установленных локальными нормативными актами или трудовым договором, — делают выводы сотрудники Департамента.

Та же ситуация – с НДФЛ (см. уже упоминавшееся выше Письмо от 19.04.2017 г): на основании п. 3 ст. 217 НК РФ компенсации работникам с разъездным характером работы не являются объектом налогообложения, – при условии, что размеры этих компенсаций также установлены надлежащим образом – на основании, как уже говорилось, коллективного или трудового договоров, соглашения, локального нормативного акта компании).

Иногда чиновники считают компенсации за разъездной характер частью заработной платы, ссылаясь на определение заработной платы, данное ст. 129 ТК РФ. По результатам таких проверок работодателям начисляют штрафы, пени и доначисляют взносы. Подобные решения оспариваются в судах, при этом последние встают на сторону работодателя — компенсация за служебные расходы не является оплатой труда.

Согласно положениям статьи 168.1 ТК работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:

расходы по проезду;
расходы по найму жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Размеры и порядок возмещения указанных расходов устанавливаются коллективным договором, соглашением, локальными нормативными актами или трудовым договором.

Если работа физлиц по занимаемой должности носит разъездной характер и это отражено в колдоговоре, соглашениях, ЛНА, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками таких категорий работников, не подлежат обложению НДФЛ на основании абзаца одиннадцатого пункта 3 статьи 217 НК в случае их документального подтверждения.

Компенсация расходов работника, чья постоянная работа имеет разъездной характер, установлена Трудовым кодексом РФ и связана с исполнением работником трудовых обязанностей. Поэтому такая компенсация страховыми взносами и НДФЛ не облагается.

Компенсация не облагается страховыми взносами по всем обязательным видам страхования (пенсионному, медицинскому, социальному, страхованию на “травматизм”) (подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ “Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний”). Обязательное условие – это документальное подтверждение данных расходов.

Минфин России напомнил, что возмещение расходов работника, связанных со служебными поездками, не нужно облагать взносами и налогом на доходы физических лиц, если:

в коллективном договоре, соглашении, локальном нормативном акте или трудовом договоре установлено, что работа носит разъездной характер;
имеются документы, подтверждающие расходы.

При отсутствии документов, подтверждающих расходы сотрудников, теряется компенсационный характер данных выплат, поэтому указанные доходы должны облагаться страховыми взносами и НДФЛ в полном размере.

Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). В связи с этим к ним не применяется нормирование суточных.

Обратите внимание: затраты на выплату компенсации расходов работника в связи с основной деятельностью организации, если работа носит разъездной характер, признаются расходами по обычным видам деятельности на дату утверждения авансового отчета (п. 5, 16 Положения по бухгалтерскому учету “Расходы организации” ПБУ 10/99, утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н). До утверждения авансового отчета перечисленные работнику денежные средства рассматриваются как аванс и отражаются в учете в качестве дебиторской задолженности работника (п. 3, 16 ПБУ 10/99).

Работодатель с целью компенсации расходов, связанных с разъездным характером работы, может предусмотреть для своих работников выплаты в форме:

надбавок (доплат) к заработной плате, которые являются элементами оплаты труда (ст. 129 ТК РФ);
компенсаций по возмещению расходов, связанных с исполнением трудовых обязанностей (ст. 164 ТК РФ).

Надбавку за разъездной характер работы выплачивают, если сотрудник выполняет работы, находясь всю или большую часть времени в разъездах (например, работники строительных и транспортных организаций, курьеры, экспедиторы). Как правило, такую надбавку начисляют в процентах от часовой (дневной) ставки сотрудника или его месячного оклада.

Размер надбавки, например, может быть таким: 20 процентов, если работник находится в разъездах 12 и более дней в месяце; 15 процентов, если работник находится в разъездах менее 12 дней в месяце. Устанавливать более высокие размеры надбавок нежелательно. Это может вызвать вопросы у проверяющих относительно обоснованности таких начислений.

Стандартные налоговые вычета в 2021 году для подоходного налога 31.01.2021
Нацбанк и СовМин РБ введут запрет на операции с валютой в Беларуси? Валютное регулирование с 9.07.2021 30.01.2021
Новый КоАП Республики Беларусь. Текст 24.01.2021
Зарплата в конвертах. Совещание А. Лукашенко. Наказание за серую зарплату д.б. самым жестоким! 24.01.2021
Учетная политика 2021. Установлена обязанность представления учетной политики в налоговую ю вместе с балансом учетную политику 23.01.2021

Работник, работа которого имеет разъездной характер, имеет право на компенсационные выплаты. Во-первых, работодатель обязан компенсировать ему понесенные расходы. Эта обязанность установлена ст. 168.1 ТК РФ. Кроме того, дополнительно к этому организация может установить порядок выплаты таким сотрудником надбавки к окладу. Эти два понятия необходимо разделять и при их оформлении и выплате учитывать специфику каждого. От этого зависит порядок их учета и налогообложения. Надбавка к окладу и возмещение понесенных расходов не являются взаимоисключаемыми и могут применяться компанией одновременно.

Ее сумма устанавливается организацией самостоятельно. Порядок ее начисления прописывается в локальном нормативном акте.

В некоторых случаях процент выплаты надбавки определен на законодательном уровне. На сегодняшний день продолжают действовать некоторые законодательные акты времен СССР, регулирующие этот вопрос. Например, Постановление Совета министров РСФСР № 579 от 12.12.1978. Если профессия работника входит в перечень, утвержденный Постановлением, то размер надбавки утверждается законодательно. Например, компенсации за разъездной характер работы водителям междугородних линий составляют 1,5% от месячной ставки в сутки. В Постановлении есть оговорка о том, что их трудовая деятельность постоянно протекает в пути. Вторая часть документа рассматривает работников, систематически совершающих поездки в пределах закрепленного участка (например инженеров, контролеров, кассиров). Им полагается 20% от месячного должностного оклада.

Если законодательно размер надбавки к окладу за разъездной характер работы не установлен, то работодатель вправе установить процентную надбавку по своему усмотрению. Такое решение необходимо закрепить в ЛНА.

Статья 168.1 ТК РФ обязывает возмещать лицам, которым установлен разъездной характер работы, затраты на:

проезд;
найм жилья;
допрасходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные и иные);
иные обоснованные расходы, произведенные с разрешения работодателя.

Для выплаты компенсации необходимо наличие документов, подтверждающих произведенные расходы. Чтобы не было злоупотреблений со стороны, можно в ЛНА установить предельные размеры возмещения расходов. Кроме того, если такой категории сотрудников планируется выплачивать суточные, их размер также нужно утвердить в локальном нормативном акте. Установить сумму суточных можно в любом размере на усмотрение руководства организации.

Поскольку в разъездах трудятся гораздо больше людей, чем это закреплено законодательно, работодателям приходится закреплять их надбавки самостоятельно. Чтобы установить размер компенсации за разъездной характер работы, документы необходимо оформить следующие:

отдельный пункт в трудовом договоре. В соответствии со статьей 57 ТК РФ, разъезды — это существенное условие труда. Работодатель должен предупредить о них заранее, а работник — согласиться или отказаться;

Трудовой кодекс РФ предоставляет работодателю право самостоятельно определять, у каких сотрудников в силу исполняемых ими должностных обязанностей разъездной характер работы. Так, если для сотрудника служебная поездка входит в ежедневные должностные обязанности, то его работа носит разъездной характер. Если это лишь эпизодические поездки, а основное время сотрудник работает в офисе, то в таком случае оформляются однодневные командировки.

Указания на характер работы должны содержаться в коллективном договоре, должностной инструкции и в трудовом договоре с работником, где должно быть также оговорено постоянное место работы, обязанности и все нюансы о размерах и порядке возмещения расходов, связанных со служебными поездками. Кроме того, в организации в обязательном порядке должны быть утверждены положения о разъездном характере работы, где необходимо перечислить должности, предусматривающие подобную работу, основания служебной поездки, все компенсационные выплаты, надбавки, состав и суммы возмещаемых расходов, а также порядок осуществления расчетов с сотрудниками (Письма ФСС РФ от 02.04.2010 N 02-03-16/08-526П, Федеральной службы по труду и занятости от 12.12.2013 N 4209-ТЗ).

Важно помнить, что существуют различия в порядке документального оформления и возмещения командировочных и «разъездных» расходов. Торговому представителю с разъездным характером работы командировочное удостоверение и приказ о командировке оформлять не следует, ему начисляется обычная зарплата, а не средний заработок, как при командировках.

Возмещение расходов на проезд торговым представителям может предполагать возмещение стоимости проездных билетов или компенсацию за использование личного автотранспорта. Порядок возмещения расходов на проезд торговым представителям с разъездным характером работы должен быть прописан в коллективном договоре, в котором также необходимо закрепить размеры возмещения. Можно оформить положение «Порядок возмещения расходов на проезд», утвердив его приказом руководителя.

Основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личные легковые автомобили для служебных поездок, является приказ руководителя предприятия.

В соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ компенсацию за использование личного транспорта можно относить в состав прочих расходов в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 (см. табл.).

Объем двигателя легкового автомобиля	Норматив, руб/мес.
до 2000 куб. см включительно	1200
свыше 2000 куб. см	1500

Минфин России разъяснил: в размерах компенсаций, установленных Правительством РФ, учтено возмещение всех затрат, включая износ, стоимость ГСМ и ремонта. Поэтому, если работники получают компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях, работодатель не может учесть расходы на ГСМ «повторно» — помимо сумм компенсаций, выплачиваемых за использование личных автомобилей в служебных целях (Письмо от 23.09.2013 N 03-03-06/1/39239). Аналогичную позицию занимают и налоговые органы (Письмо УФНС России по г. Москве от 22.02.2007 N 20-12/016776), подчеркивая, что при отсутствии работника на рабочем месте (отпуск, командировка, больничный лист и т.п.), когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается.

Компенсации не подлежат обложению НДФЛ в пределах сумм, установленных соглашением сторон (трудовым договором), но только если автомобиль принадлежит сотруднику на праве собственности (ст. 188 ТК РФ) и имеются документы, подтверждающие произведенные расходы. Если транспортное средство находится в совместной собственности супругов, а, например, муж управляет им по доверенности, выданной супругой, то суммы возмещения освобождаются от НДФЛ лишь в случае, когда автомобиль приобретен после заключения брака (Письмо Минфина России от 03.05.2012 N 03-03-06/2/49).

Суточные, надбавка, положение, приказ, как оформить

Существующие компенсации настолько невелики, что содержать на них автомобиль сложно. На наш взгляд, торговым организациям выгоднее арендовать автомобиль у своего сотрудника. Очевидным плюсом в такой ситуации будет возможность учета всех расходов на автомобиль практически без ограничений. Кроме этого, данные выплаты не подпадают под обложение страховыми взносами, поскольку не связаны с трудовыми отношениями.

Однако НДФЛ с таких выплат удержать следует. Более того, если по договору аренды транспортного средства организация выплачивает аванс, то НДФЛ необходимо удержать в том налоговом периоде, в котором были выплачены деньги, а не в периоде оказания услуги, поскольку в соответствии с пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ датой фактического получения дохода будет считается день перечисления денежных средств на счет арендодателя (Письмо Минфина России от 13.01.2014 N 03-04-06/360).

Отметим, что в судебной практике нет единого мнения по вопросу удержания НДФЛ при выплате аванса. Есть судебные решения как в пользу налогоплательщиков (Постановление ФАС Уральского округа от 14.11.2011 N Ф09-7355/11), так и в пользу контролирующих органов (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 14.10.2013 N А56-72251/2012).

Налоговый кодекс Российской Федерации: часть вторая [принят Государственной Думой 19 июля 2000 г., N 117-ФЗ, в редакции по состоянию на 4 июня 2014 г.] // Справочно-правовая система «КонсультантПлюс»: [Электронный ресурс] / Компания «КонсультантПлюс».
Трудовой кодекс Российской Федерации [принят Государственной Думой 21 декабря 2001 г., в редакции по состоянию на 2 апреля 2014 г.] // Справочно-правовая система «КонсультантПлюс»: [Электронный ресурс] / Компания «КонсультантПлюс».

Кроме того, дополнительно к этому организация может установить порядок выплаты таким сотрудником надбавки к окладу. Эти два понятия необходимо разделять и при их оформлении и выплате учитывать специфику каждого. От этого зависит порядок их учета и налогообложения.

Надбавка к окладу и возмещение понесенных расходов не являются взаимоисключаемыми и могут применяться компанией одновременно.

Если профессия работника входит в перечень, утвержденный Постановлением, то размер надбавки утверждается законодательно. Например, компенсации за разъездной характер работы водителям междугородних линий составляют 1,5% от месячной ставки в сутки.

Компенсация разъездного характера работы

отдельный пункт в трудовом договоре. В соответствии со статьей 57 ТК РФ, разъезды — это существенное условие труда. Работодатель должен предупредить о них заранее, а работник — согласиться или отказаться;

раздел в коллективном договоре. В нем следует указать перечень профессий и должностей, предполагающих разъезды, суть соответствующей деятельности, документы для учета поездок (времени, выданных суточных и т. п.). Взамен можно издать целое положение, где этот вопрос будет освещен максимально подробно;

должностная инструкция. При наличии в ней пункта о постоянном труде в пути надбавки будут обоснованными.

Компенсация разъездного характера работы осуществляется на основе подтверждающих документов. Это могут быть билеты на транспорт, счета из гостиниц, чеки с заправочных станций. Сюда же относятся счета из заведений общепита или чеки из магазинов, доказывающие наличие расходов на питание.

Другой вопрос – компенсация за разъездной характер работы. Обязанность выплачивать ее сотрудникам установлена статьей 168.1 Трудового кодекса. Цель данной выплаты – компенсировать расходы подчиненных, необходимость в которых возникла в связи с разъездными условиями труда. В частности, компенсации подлежат следующие денежные траты работника:

на транспорт;
на мобильную связь;
на проживание в гостинице или съемном жилье;
на платные услуги, если их оказание потребовалось в ходе работы, и т.д.

Все возможные расходы, подлежащие компенсации, согласовываются с руководством. Также сторонами может оговариваться их максимальный размер. Чтобы получить законную компенсацию, расходы нужно обязательно подтверждать документально.

В данном случае работодатель возмещает работнику расходы по факту. То есть работнику выплачивается ровно столько, сколько он потратил в поездках.

Данный вариант чаще всего используют организации, где работники ездят в длительные служебные поездки по регионам и за границу. Работодатель компенсирует им стоимость билетов и аренду жилья.

Размер суточных работодатель определяет в локальном акте . При этом не обязательно всем работникам платить одинаковые суммы. В качестве критерия можно взять регулярность поездок, сложность заданий и другие обстоятельства.

Не всем работникам в постоянных поездках удается сохранить оправдательные документы. К отчетной дате выясняется, что они потеряли часть билетов, чеков с заправок, квитанций и т. п.

Но без них работодатель не сможет оправдать расходы на компенсации. Чтобы упростить документооборот, работодатель назначает работникам надбавку за разъездной характер работы.

Размер надбавки определяется с учетом наличия отраслевого соглашения.

Работнику компенсируется:— стоимость билетов на транспорт— арендная плата за жилье— мелкий или внеплановый ремонт автомобиля— услуги мобильной связи.

Облагаются ли выплаты за разъездной труд налогами, зависит от того, чем они являются – компенсацией или надбавкой.

Если работнику выплачивается компенсация за разъездной характер работы, страховые взносы и НДФЛ с нее не взимаются. Это правило установлено Налоговым кодексом. Так, в 217-й статье НК РФ (п.

3) говорится, что с компенсаций по расходам, связанным с исполнением гражданином трудовых обязанностей, налог на доходы не берется. Аналогичная льгота установлена 422-й статьей НК по уплате страховых взносов.

Налогообложение при разъездном характере работы

К расходам, связанным с разъездным характером работы, относятся:

расходы на проезд;
расходы на наем жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
иные расходы, произведенные сотрудниками с разрешения или ведома работодателя.

Подтвердить расходы, связанные с разъездным характером работы, можно как документами, формы которых утверждены законодательно, так и документами, разработанными самостоятельно (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, письмо ФНС России от 12 февраля 2015 г. № ГД-4-3/2104). Например, приказом о разъездном характере работ, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором, маршрутными листами, справкой-расчетом суточных и т. д.

Размеры и порядок возмещения расходов, а также перечень работ, профессий, должностей сотрудников, которым установлен разъездной характер работ, установите коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Например, приказом руководителя организации, Правилами трудового распорядка. Сведения о разъездном характере работ внесите в трудовой договор с сотрудником.

Такие выводы следуют из статей 57, 168.1 Трудового кодекса РФ и подтверждаются в письме Роструда от 12 декабря 2013 г. № 4209-ТЗ.

Ситуация: можно ли установить разъездной характер работ сотруднику бухгалтерии?

Ответ: да, можно. Если его работа предполагает периодические поездки в банк, налоговую инспекцию, фонды и т. д.

Никаких ограничений по должностям сотрудников, которым можно установить разъездной характер работ, статья 168.1 Трудового кодекса РФ не содержит. То, что сотруднику установлен разъездной характер работ, укажите в трудовом (коллективном) договоре, соглашении, локальном нормативном акте (например, приказе руководителя организации) (ч. 2 ст. 168.1, абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

Ситуация: должна ли организация зарегистрировать обособленное подразделение по местонахождению сотрудника, если он работает в другом городе? Работа носит разъездной характер.

Ответ на этот вопрос зависит от того, обеспечивает ли организация сотрудника стационарным рабочим местом. Разъездной характер работы сотрудника в данном случае не влияет на наличие или отсутствие обязанности по регистрации обособленного подразделения.

По общему правилу организация должна встать на налоговый учет по местонахождению каждого своего обособленного подразделения (п. 1 ст. 83 НК РФ).

Подразделение считается обособленным, если оно обладает двумя признаками:

территориальная удаленность от организации;
наличие хотя бы одного оборудованного стационарного рабочего места.

При этом стационарным рабочим местом является рабочее место, созданное на срок более одного месяца. Об этом сказано в пункте 2 статьи 11 Налогового кодекса РФ. Рабочее место считается оборудованным, если для сотрудника созданы все условия, необходимые для исполнения трудовых обязанностей. Кроме того, рабочее место должно находиться под прямым или косвенным контролем организации-работодателя (ст. 209 ТК РФ).

Таким образом, если с сотрудником заключен трудовой договор, но при этом организация не создает и не оборудует для него стационарное рабочее место, то оснований для постановки на налоговый учет по месту выполнения работ у организации не возникает. Если же организация обеспечивает сотрудника стационарным рабочим местом, то у нее образуется обособленное подразделение, которое следует зарегистрировать в налоговой инспекции.

Аналогичная точка зрения отражена в письмах Минфина России от 1 марта 2012 г. № 03-02-07/1-50, от 28 июля 2011 г. № 03-02-07/1-265.

Ситуация: можно ли выплатить компенсацию за разъездной характер работ авансом?

Ответ: да, можно.

Сотрудникам, которым установлен разъездной характер работ, организация возмещает расходы, связанные со служебными поездками. Размеры и порядок возмещения этих расходов организация устанавливает самостоятельно во внутренних документах (ст. 168.1 ТК РФ).

Таким образом, организация вправе прописать в своих внутренних документах условие о том, что компенсация за разъездной характер работы выплачивается авансом.

При этом такую операцию следует рассматривать как выдачу денег под отчет.

В бухучете расчеты с сотрудниками, связанные с выдачей подотчетных сумм, отражайте с использованием счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (Инструкция к плану счетов).

В момент выдачи наличных денег под отчет в бухучете сделайте проводку:

Дебет 71 Кредит 50

– выданы сотруднику деньги под отчет на оплату расходов, связанных со служебными поездками.

Если компенсация выплачивается авансом, расходы, связанные со служебными поездками, отразите в бухучете в день утверждения авансового отчета. В этот момент с сотрудника, который получил деньги под отчет, списывается его долг (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55).

На дату утверждения авансового отчета сделайте проводку:

Дебет 26 (44, 08…) Кредит 71

– отражена компенсация расходов за разъездной характер работы (на основании авансового отчета).

Пример отражения в бухучете выплаты компенсации за разъездной характер работы из кассы авансом

16 августа водителю-экспедитору ООО «Торговая фирма «Гермес»» Ю.И. Колесову поручено доставить товары покупателям в Санкт-Петербург. Работа Колесова носит разъездной характер (это отражено в трудовом договоре с сотрудником). На оплату расходов, связанных со служебной поездкой, кассир выдал Колесову 5000 руб.

Выдачу денег под отчет бухгалтер «Гермеса» отразил проводкой:

Дебет 71 Кредит 50
– 5000 руб. – выданы сотруднику деньги под отчет на оплату расходов, связанных со служебной поездкой.

Колесов провел в рейсе два дня и по возвращении из поездки представил в бухгалтерию авансовый отчет на 5000 руб. и приложил оправдательные документы (путевой лист, счет из гостиницы, отчет о выполненном задании и т. п.).

20 августа руководитель «Гермеса» утвердил авансовый отчет Колесова.

Бухгалтер в учете сделал следующую проводку:

Дебет 44 Кредит 71
– 5000 руб. – отражена компенсация расходов за разъездной характер работы (на основании авансового отчета).

Выплачивать компенсацию за разъездной характер работы авансом можно не только наличными из кассы, но и с использованием корпоративной банковской карты (п. 2.5 Положения Банка России от 24 декабря 2004 г. № 266-П). При этом вопрос о перечислении компенсации на зарплатную карту является неоднозначным.

Расходы, связанные с разъездным характером работы, возникают у сотрудника в связи с исполнением должностных обязанностей. Суммы, выплаченные в качестве компенсации этих расходов, доходами сотрудников не являются. Такой вывод следует из части 2 статьи 164 и статьи 168.1 Трудового кодекса РФ.

Поэтому независимо от системы налогообложения, которую применяет организация, сумма документально подтвержденных расходов, связанных с разъездным характером работы, не облагается:

НДФЛ (абз. 9 п. 3 ст. 217 НК РФ);
взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ);
взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (п. 2 ч. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Аналогичная точка зрения изложена в письмах Минфина России от 25 октября 2013 г. № 03-04-06/45182, от 4 сентября 2009 г. № 03-04-06-01/230 и Минтруда России от 23 января 2015 г. № 17-3/В-26. Правомерность данного подхода подтверждают и судьи (см., например, определение ВАС РФ от 9 июля 2014 г. № ВАС-8467/14, постановление ФАС Поволжского округа от 13 марта 2014 г. по делу № А65-12595/2013).

Налоговое планирование
Аудит налогов
Организация налогового учета
Учетная политика
Возврат налогов
Налоговая нагрузка

Налоговые льготы
Налоговая ответственность
Налоговые споры
Налоговые проверки
Оффшоры
Оптимизация налогов

Налоговая отчетность
Налог на прибыль
НДС
Страховые взносы
Налог на имущество
НДФЛ
Транспортный налог
Земельный налог
УСН
ЕНВД
ЕСХН
Регистры налогового учета

Фиксированная компенсация за разъездной характер работы

Ответ на вопрос, вынесенный в подзаголовок, нужно искать в трудовом законодательстве. Ведь именно оно определяет, из каких сумм состоит доход работника, в каких случаях ему положены помимо зарплаты какие-то дополнительные суммы.
Поездкам работника в связи с выполняемыми им трудовыми обязанностями в Трудовом кодексе РФ посвящена целая гл. 24 (ст. ст. 166 — 169 ТК РФ).
Анализ норм ст. ст. 166 и 168.1 позволяет сделать вывод, что с точки зрения трудовых отношений нужно проводить четкое различие между командировкой сотрудника, то есть разовой поездкой по заданию работодателя в другую местность, и работой разъездного характера, то есть такой ситуацией, когда сама суть должностных обязанностей сотрудника заключается в поездках (как, например, у курьера или у различных специалистов, работающих «по вызову»). Более того, Трудовой кодекс по признаку поездок в рабочее время выделяет и еще одну категорию сотрудников — тех, чья работа проходит непосредственно в пути: это могут быть водители, экспедиторы, проводники и т.п.
Далее для каждой из этих трех категорий Трудовой кодекс вводит правила по денежным выплатам. Так, при командировках работнику положено оплатить проезд в обе стороны, проживание, а также выплатить суточные и компенсировать прочие расходы, понесенные в командировке и в связи с ней (ст. 168 ТК РФ). В точности такие же правила ст. 168.1 ТК РФ устанавливает и для работников, которые трудятся в пути или чья работа носит разъездной характер. Проще говоря, им также нужно возместить расходы на проезд, проживание вне места жительства и выплатить суточные и оплатить прочие расходы.
Таким образом, по своей сути выплаты, которые получают сотрудники, работающие в пути или постоянно находящиеся в разъездах, являются обычными компенсациями (ст. 164 ТК РФ). И поэтому с точки зрения трудового законодательства ничем не отличаются от командировочных расходов.

Перейдем к следующему вопросу — какими документами подтвердить законность «разъездных» выплат. Первый и самый важный документ, который требуется оформить для того, чтобы сотрудники могли законно получать выплаты, связанные с подвижным характером работы, является трудовой договор. В нем согласно ст. 57 Трудового кодекса обязательно нужно указывать на характер работы, если он отличается от обычного. Это значит, что в трудовых договорах сотрудников, которые работают в пути или работа которых связана с разъездами, нужно на этот факт прямо указать отдельной строкой (а лучше отдельным пунктом, чтобы инспектору было проще найти).
Организации нужно также позаботиться об утверждении соответствующими приказами руководителя положений о размере возмещения сотрудникам расходов, связанных с подвижным характером работы, и о порядке такого возмещения (ст. 168.1 ТК РФ). Но это еще не окончательный список. Та же ст. 168.1 требует, чтобы работодатель отдельным приказом или распоряжением утвердил перечень работ, профессий, должностей, которым полагаются данные компенсации. Заметим, что сотрудники контролирующих органов также указывают на необходимость выполнения данных требований ТК РФ (см., например, Письмо ФСС РФ от 02.04.2010 N 02-03-16/08-526П).
После того как все названные документы оформлены, соответствующие работники с ними ознакомлены, можно производить и сами выплаты. При этом расходы на проезд и проживание обычно возмещаются не просто так, а на основании документов, подтверждающих фактически понесенные расходы. Суточные же выплачиваются в том порядке и размерах, которые утвердила организация. В случае с подвижным характером работы суточные могут выплачиваться как за общее количество рабочих дней в месяце, так и за количество дней, реально проведенных сотрудником в разъездах, если такой учет возможен (например, в случае с водителями-дальнобойщиками, экспедиторами). Как видим, в отличие от командировочных расходов порядок документального обоснования выплат в данном случае упрощен. Так, не требуется составлять отдельный распорядительный документ (приказ) каждый раз, как сотрудник отправляется в путь, не требуется оформлять ему четкое задание, а сотруднику не нужно писать отчеты.

Коль мы затронули тему налогообложения «разъездных» выплат, нельзя не остановиться на вопросах начисления страховых взносов и НДФЛ. Тут в отличие от налога на прибыль и УСН все достаточно просто. Поскольку выплаты, производимые в порядке ст. 168.1 ТК РФ, являются компенсационными и напрямую связаны с выполнением работником своих трудовых обязанностей, страховые взносы на обязательное социальное страхование на них начислять не нужно (пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ, Письмо Минздравсоцразвития России от 27.02.2010 N 406-19). При этом взносы не начисляются на всю сумму компенсации при условии, что она соответствует размерам, установленным во внутреннем нормативном акте организации (том самом приказе руководителя, о котором мы говорили в начале статьи, — п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ, ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ, Письмо ФСС РФ от 02.04.2010 N 02-03-16/08-526П).
Схожим образом решается вопрос и с НДФЛ. Раз данные выплаты являются компенсационными, то от НДФЛ они освобождены на основании п. 3 ст. 217 НК РФ. А поскольку лимитирование суточных в данном пункте введено только для командировочных расходов, «разъездные» суточные освобождаются от налога на доходы физических лиц в полном размере (Письмо Минфина России от 04.09.2009 N 03-04-06-01/230).
И в заключение еще несколько слов о важности документального оформления «разъездных» выплат. Обратите внимание, что во всех документах организации речь должна идти именно о тех выплатах, которые предусмотрены ст. 168.1 ТК РФ, то есть о компенсации проезда, проживания, прочих расходов, связанных с поездкой, а также о суточных. Именно эти выплаты будут признаваться компенсационными и освобождаться от зарплатных налогов.
Если же в документах фигурируют еще и надбавки к заработной плате за разъездной характер работы, то они уже будут лишены льготного статуса, поскольку по своей сути являются уже не компенсацией, а частью заработной платы (ст. 129 ТК РФ). А заработная плата облагается страховыми взносами и НДФЛ на общих основаниях (Письмо Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 N 1343-19).

Бухгалтерские
Кадровые
Юридические
Статистические
Экономические
Должностные инструкции

Основные средства
Нематериальные активы
Товарно-материальные ценности
Затраты на производтво
Денежные средства
Расчеты с персоналом
Расчеты с бюджетом
Готовая продукция
Финансовые результаты
Капитал и резервы
Учетная политика
Учет и оплата труда

НДС
ЕСХН
УСНО
ЕНВД
НДФЛ
Страховые взносы
Взносы в ФСС
Налог на имущество
Водный налог
Земельный налог
Транспортный налог
Налог на прибыль
Налог на игорный бизнес
Акцизы
Налог на пользование полезными ископаемыми
Патентная система налогообложения

Проблемы организации управленческого учета на предприятиях
Сущность и назначение управленческого учета
Затраты, формирующие себестоимость продукции, работ, услуг
Системы учета затрат и калькулирования себестоимости
Анализ и принятие краткосрочных управленческих решений
Анализ и принятие долгосрочных инвестиционных решений
Планирование и бюджетирование

ОКСМ
ОКВЭД [1.1]
ОКВЭД [2]
ОКВ
ОКДП
ОКЕИ
ОКФС
ОКОПФ
ОКУН
ОКОФ
ИНКОТЕРМС
ОКИН
ОКЭР
КСД
ОКСО

Разработка сайта:

НДФЛ и страховые взносы при подвижном характере работ

Всегда ли надбавка за разъездной характер работы обязательна? Давайте разбираться.

Если трудовая деятельность сотрудника связана с разъездами, наниматель должен компенсировать понесенные расходы на основании данных авансового отчета, а также при предъявлении билетов и чеков. Между тем в законодательстве предусмотрен и другой способ возмещения затрат.

Если работник предоставляет бумаги, подтверждающие его расходы в поездке, работодатель компенсирует их по факту. Это означает, что сотрудник получит ровно столько, сколько потратил. Такой вариант используется обычно тогда, когда работников направляют в продолжительные командировки в другие регионы или за границу. Наниматель возмещает таким сотрудникам затраты на билеты и стоимость проживания. При этом работодателю приходится решить, удерживать ли НДФЛ и взносы в фонды с этой компенсации. Сразу же ответим на этот вопрос.

Надо, однако, сказать, что ФСС и ПФР иногда считают, что наниматель обязан рассчитывать взносы с сумм компенсаций. Аргументируют они свою позицию тем, что при разъездном характере работы надбавки и выплаты — это элементы зарплаты. Подтверждают свои доводы проверяющие фондов положениями ст. 129 ТК, в которой дано определение заработка. В результате после проверок нанимателю вменяют штрафы и пени, обязуют его доначислить взносы. Такие решения, безусловно, необходимо оспаривать. Судебные инстанции в большинстве случаев встают на сторону нанимателя, приводя следующие аргументы:

Возмещение за работу выплачивается с разрешения работодателя.
Компенсация необходима для покрытия дополнительных расходов сотрудника, которые возникают у него при выполнении трудовой функции.
Суммы возмещения никак не могут включаться в состав заработка, соответственно, начислять взносы не нужно.

Доплата за разъездной характер работы начисляется при предоставлении подтверждающих бумаг. Конкретный перечень документов определяется и утверждается руководителем предприятия. Целесообразно сформировать два списка – на ближние и дальние поездки. В этом случае требования работодателя станут более ясными.

Транспортные расходы работника можно подтвердить:

Проездными билетами на метро, автобус, троллейбус и пр.
Маршрутным, путевым листом, квитанциями, чеками (при использовании личного транспорта).

Затраты на проживание подтверждаются документами, полученными при заселении. Это может быть квитанция, выданная администратором гостиницы, договор краткосрочной аренды.

Ответы на дополнительные вопросы проверяющих о доплатах за разъездной характер работы можно дать, сославшись на бумаги, удостоверяющие перемещения сотрудников. Речь, в частности, о перечне должностей, закрепленном локальным актом, условиях, предусмотренных в трудовом договоре, служебных записках, журналах и т. д. Инспекторам следует предоставить любые бумаги, подтверждающие разъезды.

Для обеспечения контроля ежедневных перемещений сотрудников целесообразно сформировать журнал учета служебных поездок. Этот документ может находиться на хранении у руководителя соответствующего подразделения или иного ответственного работника.

Планирование и контроль единичных поездок можно осуществлять с помощью служебных записок. Сотрудник составляет ее на имя руководителя. В служебной записке работник указывает основания поездки, цели и задачи. Документ обязательно передается нанимателю для согласования.

Действующими сегодня нормативными актами не установлена единая форма служебных записок и учетных журналов. Соответственно, руководство предприятия может утвердить свои бланки. Для введения документации в оборот директор издает соответствующий приказ.

Добавить комментарий Отменить ответ

Для любых предложений по сайту: [email protected]