Оформление документов по госту 2021 образец

От: admin Опубликовано

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оформление документов по госту 2021 образец». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

В заключении должны быть перечислены предположения и выводы о проделанной работе:

  1. Что следует из проведенной студентом работы?
  2. Зачем мы знакомим комиссию с приведенной литературой?
  3. Почему мы освещаем выбранную тему и какие выводы сделаны?

На все эти вопросы студент должен ответить в заключении. Если выводов несколько, то каждый подпункт/вывод должен начинаться с красной строки.

Новый ГОСТ для оформления документов

При оформлении списка использованных источников следует соблюдать четкую структуру:

  1. Перечисление нормативных правовых актов (Конституции страны, указов президента, подзаконных актов и пр.).
  2. Перечисление монографической литературы.
  3. Использованные статьи, журналы и прочие публицистические документы в алфавитном порядке.
  4. Перечисление иностранной литературы на языке оригинала.

Чтобы к вам точно не смогли придраться на защите, рекомендуем более детально ознакомиться с правилами оформления библиографического списка в студенческих работах.

  • Нужен ответ
  • Как это работает?
  • Помощники
  • Журнал

В данных частях содержится суть курсовой работы.

Заголовки «Введение», «Заключение» и названия глав пишут 16 кеглем, прописными буквами и располагаются по центру страницы. Требования могут различаться у разных вузов.

Текст пишут 14 кеглем, выравнивание по ширине листа, междустрочный интервал – 1,5, отступ абзаца – 1,25.

Пример оформления глав курсовой

Важным моментом в основной части курсовой является оформление ссылок. Они вставляются, когда студент цитирует или просто пересказывает мысль автора какой-либо статьи или книги.

Обрати внимание! Это очень важный момент в курсовых, при отсутствии ссылки неоригинальный текст является плагиатом!

Ссылки можно оформлять в зависимости от требований вуза: в сносках или в тексте.

Примеры ссылок

  • Как оформить список литературы в диссертации по требованиям ГОСТ и ВАК
  • Как сделать рамку для курсовой, диплома и реферата
  • Как написать введение в кандидатской диссертации
  • Отзыв на автореферат диссертации
  • Структура кандидатской диссертации

Изначально планировалось ввести стандарт в действие 08.12.2016. Но Приказ Росстандарта № 435-ст от 25.05.2017 отсрочил внедрение на полтора года.

Стандарт распространяется на всю организационно-распорядительную документацию как в бумажной, так и в электронной форме, хотя и является добровольным к исполнению.

Ссылается новый государственный стандарт на два уже известных документа: ГОСТ «Делопроизводство и архивное дело» (Р 7.0.8 от 17.10.2013) и «Управление документами» (Р ИСО 15489-1).

Кроме непосредственно обновленных правил работы с документацией, он содержит приложения с формами бланков и схемами расположения реквизитов.

Новый стандарт устанавливает ряд новых требований к документообороту, отличающихся от тех, что были приведены в старом. К наиболее важным относятся:

  1. Правила создания и оформления документации. Здесь рассматривают такие вопросы, как шрифты и гарнитуры, абзацные отступы и интервалы, поля и форматирование.
  2. Инструкция по заверению копий документов. Обязательная надпись расширилась.
  3. Система оформления реквизитов. Изменились привычные, появились новые и исключены некоторые старые.

Оформление курсовой работы по ГОСТу в 2021 году (образец)

Изменились правила заверения копий. Первая часть заверяющей надписи осталась прежней. Она состоит из слова «Верно», Ф.И.О., должности и подписи лица, уполномоченного на ее проставление, и даты.

Если копию предстоит передать в другую организацию, необходимо дать ссылку на подлинник. Необходимо написать, в какой организации он находится и в каком деле хранится. Последний обязательный реквизит — печать компании.

Еще одно важное новшество, включенные в новые требования к делопроизводству 2020, — отметка об электронной подписи. Во времена принятия предыдущего стандарта их еще не использовали. А теперь стоит запомнить состав такой отметки:

  • надпись «Документ подписан электронной подписью»;
  • номер сертификата ключа;
  • Ф.И.О. его владельца;
  • срок его действия.

Возможно присутствие герба Российской Федерации, эмблемы органа власти или эмблемы организации.

Отныне бумаги содержат наименование должности лица структурного подразделения автора документа. При необходимости в правом верхнем углу допускается присутствие ограничительного грифа. А вот идентификатора электронной копии в них больше нет.

Примечательное обновление: при оформлении графы «Адресат» инициалы теперь должны стоять строго после фамилии. То же самое применимо к отметке об утверждении. Но в подписи их по-прежнему размещают перед фамилией.

Принципы ведения делопроизводства утверждаются локальным нормативным актом предприятия: это может быть типовая инструкция по делопроизводству 2020, правила хранения документации и ведения архива, номенклатура дел предприятия. Утверждаются такие документы приказом руководителя.

Скачать образец положения о документообороте в организации 2020

Скачать образец оформления приказа по ГОСТу 2020

Скачать инструкцию по делопроизводству в ДОУ 2020 по новому ГОСТу

Скачать инструкцию по делопроизводству в школе 2020 год

Скачать образец инструкции по кадровому делопроизводству 2020 по новому ГОСТу

Скачать инструкцию по делопроизводству 2020 в муниципальных учреждениях

Скачать инструкцию по делопроизводству 2020 в государственных учреждениях

Заголовки – важная составляющая реферата, то есть, это название, в котором четко написано, о чём в данной части пойдет речь. Заголовки глав, пунктов, разделов пишутся на новой странице по центру вверху. Сами подпункты не начинаются с новой страницы, а продолжаются по тексту.

Как правило, название глав пишут размером 16 кегль, а подпункты и текст – 14 шрифтом. Однако, здесь тоже нет особых требований в ГОСТах, главное не писать размером меньше, чем 12 кегль.

В конце заголовка точка не ставится и предложения не выделяется подчеркиванием или полужирным шрифтом. Между заголовком и текстом нужно настроить интервал 2. Таким образом текст с названием пункта не будет сливаться, и работа станет более аккуратной.

Оформление текстовых документов: новые требования ГОСТ

Выводы – краткий анализ, который необходимо уместить максимум в 2 страницы и пишут их после написания основного текста. Автор подводит итоги, то есть, пишет про достигнутые цели, выделяет достоверные и обоснованные положения или утверждения.

Здесь необходимо обратить внимание проверяющего на то, какие проблемы рассмотрены с точки зрения практического приложения.

Оформление источников – важная часть в любой научной работе. Потому нужно давать исключительно достоверную информацию.

Согласно ГОСТу 7.80-2000 литература пишется в алфавитном порядке исходя из фамилии автора. Если есть в списке нормативные акты, их нужно писать перед литературой, а в конце дать ссылки на Интернет-ресурсы по ГОСТу 7.82-2001.

Изначально его планировалось ввести в действие 08.12.2016. Однако Приказ Росстандарта № 435-ст от 25.05.2017 отсрочил это на полтора года. Стандарт распространяется на всю организационно-распорядительную документацию как в бумажной, так и в электронной форме. Хотя и является добровольным к исполнению.

Кроме непосредственно обновленных правил работы с документацией, он содержит приложения с формами бланков и схемами расположения реквизитов.

Новый ГОСТ устанавливает ряд требований к делопроизводству, очевидно разнящихся с теми, что были приведены в старом. К наиболее важным относятся:

  1. Правила создания и оформления документации. Здесь рассматривают такие вопросы, как шрифты и гарнитуры, абзацные отступы и интервалы, поля и форматирование.
  2. Инструкция по заверению копий документов. Обязательная надпись расширилась.
  3. Система оформления реквизитов. Изменились привычные, появились новые и исключены некоторые старые.

Почти вся работа с документацией ведется на компьютере. Поэтому неудивительно, что правила их стилевого оформления решено зарегламентировать. Теперь допустимо печатать документ с двух сторон листа. Однако следует проставить одинаковые размеры для левого поля лицевой страницы и правого оборотной.

Новый ГОСТ отдает предпочтение четырем шрифтам, при этом для каждого рекомендует свой размер:

  • Times New Roman — 13 или 14;
  • Calibri — 14;
  • Arial — 12 или 13;
  • Verdana — 12 или 13.

Уменьшать их можно в таблицах для экономии места. Интервал разрешено использовать как полуторный, так и одинарный. Рекомендованный абзацный отступ — 1,25 см.

И последнее требование — к длине строки. При книжной ориентации она не может превышать 7,5 см, при альбомной — 12 см.

Изменились правила заверения копий документов. Первая часть заверяющей надписи осталась прежней. Она состоит из слова «Верно», Ф.И.О., должности и подписи лица, уполномоченного на ее проставление, и даты.

Если копию предстоит передать в другую организацию, необходимо дать ссылку на подлинник. Нужно написать, в какой организации он находится и в каком деле хранится. Последний обязательный реквизит 1 печать компании.

Еще одно важное новшество — отметка об электронной подписи. Во времена принятия предыдущего ГОСТа их еще не использовали. Поэтому стоит запомнить состав такой отметки:

  • надпись «Документ подписан электронной подписью»;
  • номер сертификата ключа;
  • Ф.И.О. его владельца;
  • срок его действия.

Возможно присутствие герба Российской Федерации, эмблемы органа власти или эмблемы организации.

Отныне бумаги содержат наименование должности лица структурного подразделения автора документа. При необходимости в правом верхнем углу может присутствовать ограничительный гриф. А вот идентификатора электронной копии в них больше нет.

Примечательное обновление: при оформлении графы «Адресат» инициалы теперь должны стоять строго после фамилии. То же самое применимо к отметке об утверждении. Но в подписи их по-прежнему нужно размещать перед фамилией.

Запрещается заголовки набирать лишь строчными буквами. Важно Выполнение заголовка таблицы по ГОСТу 2021 Оформление таблиц по ГОСТу 2021 года предполагает, что заголовок таблицы содержит такие составляющие части:

  • необходимый знак тире и название с большой буквы.
  • само название графического элемента – «Таблица»;
  • номер таблицы по порядку арабскими цифрами;

Наименование должно быть кратким, точным и отражать ее содержимое.

При расположении его над самой таблицей абзацный отступ не соблюдается. Набирается предложение одной строкой, без точки в конце.

Пример: Таблица 2.8 – Наименование Недопустимые оплошности Когда речь идет об оформлении таблиц по ГОСТу 2021 года, существуют нюансы, которые ни в коем случае нельзя нарушать. Что непозволительно при создании таблиц по ГОСТу в 2021 году?

Первое – запрещается ставить кавычки или схожие элементы вместо повторяющихся частей таблицы.

и заверяется печатью организации.

Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном » мп» («место печати»). для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп. в новом стандарте появились новые разделы 2 «нормативные ссылки» и 3 «общие требования к созданию документов», а также новое приложение — форма титульного листа alt=»Оформление документов по госту с примером»>

Здесь проситель четко соблюдает сроки подачи – бумага предъявляется директору не в день увольнения, а заранее. Причем заявитель вправе отозвать документ за время, пока форма не набрала правовых последствий.

Субъект описывает просьбу уволить его, указывает причину и дату. Здесь важно учитывать правильные сроки подачи таких формуляров.

Согласно ТК рядовой сотрудник обязан предъявить бланк за 14 дней, руководитель компании – за месяц, а работники, занятые по срочным соглашениям – за три дня до желаемой даты прерывания трудового договора. Общие правила и нюансы оформления Чтобы до конца понять, как правильно оформить заявление, образец которого мы приведем в конце статьи, важно соблюдать некоторые детали и особенности оформления этого бланка.
Сегодня нормативы написания таких бумаг допускают создание документа с помощью оргтехники либо формирование бланка вручную.

Для этого действуйте согласно этой инструкции:

  • Перейдите во вкладку «макет»;
  • Нажмите на иконку с подписью «поля», выберите «настраиваемые поля» (в самом низу);
  • Поменяйте размер правого поля с 1,5 на 1 см, что и будет равняться необходимым 10 мм.
  • Шрифт – Times New Roman, кегель 14 в основном тексте и 12 в сносках, межстрочный интервал полуторный (1,5) в первом случае и одинарный (1) во втором. Приведённые значения выражены в пунктах – принятой в типографии единице измерения.
  • Форматирование основного текста – «по ширине».
  • Чтобы выставить необходимую длину красной строки, выделите весь текст (иначе есть шанс изменить длину только в одном месте) и щёлкните правой кнопкой мыши.

Правильная форма заявления предполагает датировку бумаги и оригинал подписи заявителя на бланке Формуляр не имеет юридической силы без датировки прошения и подписи субъекта, который ходатайствует о помощи. Нормы делового письма предполагают написание даты составления формы в нижнем левом углу бланка.

В той же строке справа заявитель ставит свою подпись и расшифровывает инициалы в скобках. В ситуациях, когда документ подается по месту работы просителя, перед подписью указывают еще и должность.

Особенности подачи ходатайства руководству Рассмотрим некоторые типичные ситуации, в которых принято подавать прошения, и разберем нюансы написания таких бумаг. Начнем с наиболее часто встречающегося случая – формуляры с просьбой об отпуске.

Они следующие: для входящих

  • прием и первичная обработка
  • предварительное рассмотрение делопроизводителем
  • регистрация
  • рассмотрение руководством организации и направление на исполнение
  • обработка, исполнение, подготовка ответов
  • контроль исполнения
  • разработка, оформление
  • регистрация
  • отправка
  • разработка, оформление
  • регистрация
  • обработка, исполнение, подготовка ответов
  • контроль исполнения
  • учет и анализ объемов документооборота.
  • хранение

Скорость прохождения этапов напрямую зависит от правильности оформления бумаг.

Гост требования к оформлению документов 2021

Авто будет меньше нагреваться на солнце, если машина укомплектована кондиционером, то тонировка поможет снизить нагрузку на него;

  • Декоративный эффект. Используя пленку можно полностью преобразить машину, подчеркнуть ее красоту.
  • Безопасность при аварии. За счет клеящего состава на пленке при попадании камня или при аварии стекла остаются на ее поверхности, не рассыпаются и не ранят людей;
  • Защита от грабителей и посторонних взглядов.

Тонировка автомобиля не позволяет рассмотреть, какие вещи есть в салоне, также защищает вашу личную жизнь от докучных взоров. Пленочное покрытие на стекле на несколько минут задержит грабителей, этого времени вполне может хватить для активных действий владельца авто; Защита от выгорания.

С помощью тонировки автомобиля можно защитить от солнца приборную панель, аудиотехнику, обивочную ткань;

  • Комфортный температурный режим.

    • Некоторые упомянутые нами документы являются нормативными, то есть обязательными для всех, а некоторые являются методическими, носят рекомендательный характер. В статье мы не будем акцентировать особое внимание на том, что положения одного документа соблюдать нужно обязательно, а другого – нет. Ограничимся лишь основными соответствующими пометками. В делопроизводстве все взаимосвязано, и в конечном итоге выполнять только обязательные предписания не получится. Приведем пример: для обычной коммерческой организации обязательно выполнять только положения документов по архивному делу. ГОСТы, Примерная инструкция по делопроизводству и весь остальной пул документов носят рекомендательный или вовсе справочный характер. Однако невозможно правильно архивировать документы, игнорируя процессы документирования и документооборота. Для хранения нам нужно знать вид и разновидность документа (это документирование), а также вовремя получить его в архив (это документооборот). Вот и получается, что разделение на обязательные и необязательные регламентирующие документы в делопроизводстве – условное. Знать и выполнять приходится все.

    • Деловое письмо в 2020 году: как создавать, согласовывать и хранить
    • Как в 2020 году создавать, согласовывать и хранить документы: акт
    • Как в 2020 году создавать, согласовывать и хранить документы: инструкция
    • Как закрыть делопроизводственный год

    Требования государственных стандартов применительно к ВКР очень разнообразны и должны быть учтены в полном объеме. К примеру, специальные ГОСТы регламентируют:

    • формат бумаги;
    • оформление титульного листа;
    • кегль шрифта (для гарнитуры есть рекомендация, то есть это требование не является строгим), интервал между строками, размеры полей;
    • общую структуру работы — есть обязательные разделы, которые обязательно должны присутствовать в исследовании;
    • особенности написания заголовков.

    Стандартом предусмотрены следующие требования:

    • ВКР должна быть напечатана на белой бумаге формата А4 на одной стороне листа.
    • Базовый кегль – 12-14 пунктов, рекомендуемый шрифт – Times New Roman, полуторный интервал.
    • Текст выровнен по ширине, величина абзацного отступа – 12,5 мм.
    • Поля: левое – 30 мм, правое – 10 мм, верхнее и нижнее по 20 мм.
    • Опечатки и другие неточности, замеченные при вычитке текста, разрешается исправлять подчисткой или закрашиванием белой краской-корректором с дальнейшим написанием правильного текста. Не допускается механическое повреждение листов или наличие остатков прежних символов.

    Государственным стандартом предусмотрены следующие требования к нумерации страниц:

    • необходимо использовать только арабские буквы без точки;
    • для ВКР применяется сквозная нумерация для всех разделов, включая приложения и иллюстрации;
    • номер ставится на всех страницах (кроме титульного листа) внизу по центру;

    При нумерации глав и разделов необходимо придерживаться следующих правил:

    • Главы должны иметь порядковые номера в пределах всей работы, то есть ГЛАВА 1, ГЛАВА 2 и т.д. Для нумерации используются только арабские цифры.
    • Параграфы нумеруются в пределах главы, то есть, для ГЛАВЫ 1 это 1.1, 1.2, 1.3 и т.д., для ГЛАВЫ 2 – 2.1, 2.2, 2.3 и т.д.
    • При необходимости, параграфы разбивают на более мелкие структурные элементы, используя для них внутреннюю нумерацию. Например, для параграфа 2.2 это будут подпараграфы 2.2.1, 2.2.2, 2.2.3 и т.д.

    Согласно ГОСТу здесь должны быть:

    • Указание на Министерство образования, к которому относится учебное заведение. Для этого и следующего пункта используются ПРОПИСНЫЕ буквы, стандартного текстового шрифта и базового кегля (в большинстве случаев это Times New Roman 14 пунктов).
    • Указание на само заведение и его структурные подразделения (факультет, отделение и пр.), на которых обучается студент.
    • Тип исследования, набирается ПРОПИСНЫМИ буквами – «ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА».

    Каждый структурный элемент ВКР (введение, главы и др.) должен начинаться с новой страницы, параграфы следуют друг за другом. При этом:

    • Для структурных элементов используемся ВЕРХНИЙ РЕГИСТР.
    • У заголовков параграфов прописной делается только первая буква. К примеру: «Организация работы предприятия питания». В конце заголовка точка не ставится.
    • Если заголовок имеет несколько предложений, их разделяют точками.
    • Переносы слов не допускаются.
    • Заголовки размещаются по центру страницы. Названия параграфов даются с абзацным отступом и выключкой влево.
    • Заголовки разделов отделяются от текста тремя интервалами.
    • Для обозначения базовых структурных элементов ВКР (введения, глав и пр.) используется полужирный шрифт, для заголовков параграфов – обычный шрифт, для подпараграфов применяется курсив.

    Использованные при подготовке ВКР источники разбиваются на отдельные группы и указываются в следующем порядке:

    1. Нормативные документы.
    2. Научная и иная литература.
    3. Публикации из периодики.
    4. Электронные издания.
    5. Иностранные источники.

    Для раздела нормативной документации тоже есть своя последовательность в указании источников:

    1. Международные нормативные законы, договора и пр.
    2. Конституция РФ.
    3. Федеральные законы. При этом сначала идут постановления Конституционного суда, за ними — кодексы и законы, затем — указы Президента и постановления Правительства.
    4. Региональное законодательство (порядок составления списка аналогичен предыдущему пункту).
    5. ГОСТы и иные нормативы.

    В дипломной работе разрешается использовать цитирование. Это является законным, главное, следует правильно оформить заимствования. Еще использование цитат позволяет увеличить общий объем работы.

    Поскольку уникальность диплома по гуманитарной теме составляет 80%, а по технической 75%, то заимствований должно быть не более 15 и 20%. Остальная часть «не своего» материала — в основном термины, формулы.

    Выполнять сравнение показателей необходимо с помощью таблиц, которые могут находиться в тексте или в приложении. В работу нужно включать ссылки на таблицы. Таблицы располагаются после текста, где обозначена ссылка и сквозная нумерации. Сначала указывают номер раздела, а потом номер таблицы. Цифры разделяют точкой.

    Таблицы, расположенные в приложении работы, следует нумеровать арабскими цифрами по отдельности. Первая буква свидетельствует о наименовании приложения (Б.2). Слово «Таблица» необходимо писать полностью. Наименование указывают сверху, по левому краю. В конце точка не ставится.

    Крупные таблицы можно переносить на другую страницу. Тогда внизу не ставят горизонтальную линию, поскольку ее переносят на следующую страницу. Наименование фиксируют над первой частью таблицы, а на второй указывают, к примеру, «Продолжение таблицы 3.4».

    Большая таблица, где располагается множество строк и столбцов, делится на части. Важно контролировать, чтобы рамки не были за пределами границ. Если табличка больше формата А4, то боковые части можно делить. Главное надо следить, чтобы участок, который был в прошлой строке, повторился.

    Маркированные и нумерованные перечисления могут находиться в работе, поскольку они делают ее аккуратной. Списки могут располагаться во всех разделах, в том числе в подпунктах.

    Если перечень маркированный, то в конце строки ставят точку с запятой, а если нумерованный, то точку в конце предложения. В первом случае все строки должны быть со строчной буквы, а во втором – с заглавной.

    Чтобы получить положительную оценку, нужно знать, проставлять и правильно оформлять источники, которые использовались в составлении работы, поскольку за неправильное написание оценка может быть снижена.

    Необходимо соблюдать последовательность источников: все пишется по алфавиту. Если это нормативные акты, то их прописывают перед библиографическим перечнем. В него могут входить нормативные документы, Конституция РФ, научная и учебная литература, справочники, иностранная литература и электронные источники. Еще могут использоваться методички.

    1 июля 2018 г. был введен в действие новый национальный стандарт на оформление организационно-распорядительных документов – ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Новый стандарт принят взамен ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

    Справка

    ГОСТ Р 7.0.97-2016 был утвержден приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст и первоначально датой введения стандарта в действие было 1 июля 2017 г.

    Приказом Росстандарта от 25.05.2017 № 435-ст дата введения в действие национального стандарта ГОСТ Р 7.0.97-2016 была перенесена на год – на 1 июля 2018 года. Причиной переноса послужило упоминание в п. 3.3 стандарта проприетарных шрифтов, применение которых возможно только при условии приобретения соответствующей лицензии, иначе говоря, относимых к несвободному программному обеспечению. Авторское право на шрифты, первоначально названные в стандарте (Times New Roman № 13, 14; Arial № 12, 13; Verdana № 12, 13; Calibri № 14), принадлежит иностранным владельцам.

    Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» предусмотрено создание и ведение Единого реестра российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных1. Одновременно Правительством РФ был введен запрет2 на допуск программ для электронных вычислительных машин и баз данных, происходящих из иностранных государств, на использование органами государственной власти и органами местного самоуправления, а также утвержден план перехода в 2016–2018 годах3 федеральных органов исполнительной власти и государственных внебюджетных фондов на использование отечественного офисного программного обеспечения.

    В связи с этим Росстандартом утверждено изменение № 1 к ГОСТ Р 7.0.97-2016, предусматривающее изложение п. 3.3 стандарта в новой редакции:

    «3.3. Для создания документов необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты.

    Для оформления документов рекомендуется использовать размеры шрифтов №№ 12, 13, 14.

    При составлении таблиц допускается использовать шрифты меньших размеров».

    ГОСТ Р 7.0.97-2016, как и любой другой национальный стандарт, введенный в действие после 2002 года, применяется добровольно4. Добровольность применения национальных стандартов – один из важнейших принципов стандартизации. На практике он означает, что:

    • организация самостоятельно решает, применять национальный стандарт или нет. Если она принимает решение применять национальный стандарт, он приобретает для нее характер нормативного документа;
    • никакой административной ответственности за неприменение стандарта не может быть в принципе.

    Конечно, при этом следует учитывать, что применение стандарта дает определенные преимущества:

    • применение стандарта оправдано экономически;
    • позволяет исключить возможные проблемы при взаимодействии посредством документов различных организаций между собой;
    • применение стандарта повышает культуру работы с документами.

    Любой стандарт всегда основывается на лучшей практике, в стандарте всегда закрепляются наиболее оптимальные для определенного периода времени решения (правила, нормы, требования) в отношении объекта стандартизации. Кроме того, оформление документов в соответствии с ГОСТ гарантирует юридическую значимость документа как судебного доказательства. Суды при рассмотрении документа в процессе оценивают его с точки зрения оформления, опираясь на положения стандарта.

    Стандарт предназначен всем, кто в той или иной степени участвует в подготовке организационно-распорядительных документов, при этом:

    • исполнитель получает простые и понятные правила оформления документов;
    • руководитель получает инструмент для оценки правильности оформления документов исполнителями;
    • служба делопроизводства получает инструмент для оценки качества подготовки документа.

    По сложившейся практике применение стандарта на оформление документов осуществляется в организациях через включение его положений в локальные нормативные акты (далее – ЛНА), устанавливающие требования к документам, прежде всего в Инструкцию по делопроизводству. В связи с введением стандарта в действие основной задачей, стоящей перед организацией (работниками, ответственными за организацию работы с документами), становится приведение ЛНА, содержащих правила оформления документов, в соответствие с положениями ГОСТ Р 7.0.97-2016.

    По сравнению с ГОСТ Р 6.30-2003, взамен которого принят ГОСТ Р 7.0.97-2016, у нового стандарта несколько изменились название �� номер.

    ГОСТ Р 7.0.97-2016 включает разделы:

    1. Область применения;

    2. Нормативные ссылки;

    3. Общие требования к созданию документов;

    4. Реквизиты документа;

    5. Оформление реквизитов документов;

    6. Бланки документов;

    • Приложения (справочные):
      • А «Расположение реквизитов на титульном листе документа»;
      • Б «Схемы расположения реквизитов документов»;
      • В «Образцы бланков документов».

    В ГОСТ Р 7.0.97-2016 появилось два новых раздела: 2 «Нормативные ссылки» и 3 «Общие требования к созданию документов» и одно новое приложение – с формой титульного листа документа.

    В разделе 2 «Нормативные ссылки» приводятся сведения о так называемых ссылочных стандартах5:

    • ГОСТ Р 7.0.8 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
    • ГОСТ Р ИСО 15489-1 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».

    Совершенно новым разделом стандарта является раздел 3 «Общие требования к созданию документов», в котором изложены положения, относящиеся к изготовлению документов (шрифты, интервалы, элементы форматирования, нумерация страниц и др.). Основными положениями этого раздела являются следующие:

    • документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов;
    • вторую и последующие страницы документа нумеруют (номер страницы проставляется посредине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа);
    • допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа;
    • абзацный отступ текста документа составляет 1,25 см;
    • текст документа печатается через 1–1,5 межстрочных интервала, многострочные реквизиты печатаются через 1 межстрочный интервал;
    • текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа);
    • допускается выделение реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.

    Новое приложение к стандарту (приложение А) определяет состав реквизитов титульного листа документа и порядок их расположения. Титульный лист, как правило, используется при оформлении многостраничных документов, относящихся к системе организационно-правовой документации (правила, положения, инструкции, регламенты, стандарты и др.), а также при подготовке таких документов, как программы, планы, отчеты и т.п.

    К таковым относятся:

    • код организации (реквизит 04 по старому ГОСТ Р 6.30-2003);
    • основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит 05 по ГОСТ Р 6.30-2003);
    • идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП) (реквизит 06 по ГОСТ Р 6.30-2003);
    • идентификатор электронной копии документа (реквизит 30 по ГОСТ Р 6.30-2003).

    Первые три из перечисленных здесь реквизитов, в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, указывались в бланках писем. В новом стандарте они утратили статус самостоятельных реквизитов, но фактически остались в бланках писем, хотя уже в составе реквизита 08 «Справочные данные об организации». Поэтому с точки зрения бланка письма (состава его реквизитов и их расположения) ничего не изменилось. Смотрите:

    • ближайший (на следующей странице) фрагмент нового ГОСТ с образцом бланка письма с угловым расположением реквизитов, а также
    • Пример 1 с бланком письма коммерческой организации, который не потребуется корректировать в связи с выходом нового ГОСТ Р 7.0.97-2016.

    Здесь мы пометили те самые реквизиты с их номерами из старого стандарта.

    Среди них:

    • наименование структурного подразделения – автора документа (реквизит 06 по ГОСТ Р 7.0.97-2016);
    • наименование должности лица – автора документа (реквизит 07 по ГОСТ Р 7.0.97-2016);
    • гриф ограничения доступа к документу (реквизит 14 по ГОСТ Р 7.0.97-2016);
    • отметка об электронной подписи (реквизит 23 по ГОСТ Р 7.0.97-2016).

    Включение наименования структурного подразделения и должности лица, издавшего документ, как отдельных реквизитов в новый ГОСТ обусловлено тем, что эти сведения на практике используются в бланках документов структурных подразделений и бланках должностных лиц. Старый ГОСТ предусматривал возможность изготовления таких бланков, но соответствующие реквизиты не выделял. Фактически новый ГОСТ восстановил справедливость в отношении них. Сравните примеры бланков, приводимых в приложениях к стандартам далее.

    В ГОСТ Р 7.0.97-2016 введен реквизит 14 «гриф ограничения доступа к документу», который проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством. Применение такой ограничительной отметки на документах, содержащих информацию конфиденциального характера, – практика не новая. Такие отметки (пометки, грифы) конфиденциальности применяются не одно десятилетие, и в ранее действовавших стандартах (ГОСТ 6.30-90, ГОСТ Р 6.30-97) данный реквизит был. Например, в ГОСТ 6.30-97 о нем говорилось следующее:

    Фрагмент документа ГОСТ 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (в ред. постановления Госстандарта РФ от 21.01.2000 № 9-ст)

    3.13. Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа, и его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

    ГОСТ Р 7.0.97-2016 восстановил данный реквизит с тем же названием – «гриф ограничения доступа к документу». В его состав входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая, как сказано в стандарте, может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации. См. Примеры 2 и 17.

    Правила оформления реквизитов документов изложены в разделе 5 нового стандарта. Здесь изменения минимальны, поскольку основная задача при разработке каждой новой редакции стандарта – сохранить преемственность с предыдущим стандартом, ввести в новый стандарт только те изменения, которые действительно актуальны для практики документирования. К наиболее значимым отнесем следующие:

    1. Приведено к единообразию проставление инициалов лица в реквизите «адресат». Напомним, что по ГОСТ Р 6.30-2003 при адресовании документа должностному лицу инициалы следовало ставить перед фамилией, а при адресовании физическому лицу – после фамилии. В ГОСТ Р 7.0.97-2016 установлено единое правило: независимо от того, кому адресован документ (должностному лицу или физическому), инициалы ставятся после фамилии. См. Примеры 3 и 4.

    В тексте документа при упоминании человека его инициалы также всегда указываются после фамилии, об этом сказано в п. 5.18 нового стандарта, где установлены требования к текстам документов.

    В связи с введением ряда новых реквизитов и исключением некоторых других были внесены изменения и в состав реквизитов бланков документов, что получило свое отражение в приложении Б нового стандарта (схемы расположения реквизитов) и приложении В, в котором представлены образцы бланков документов. Состав видов бланков (общий, письма и конкретного вида документ), а также правила их проектирования остались без изменений.

    «Языковая» тема, начатая в п. 5.18 о тексте документа, повторилась и в п. 6.8 о бланках:

    Фрагмент документа ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

    6.8. В органах власти и организациях субъектов Российской Федерации, использующих наряду с русским языком как государственным языком Российской Федерации государственный язык (государственные языки) республик в составе Российской Федерации, используются бланки документов на русском языке и государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации:

    угловые (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском языке – слева, на государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации – справа) или

    продольные (все реквизиты бланка на русском языке – сверху, ниже – все реквизиты бланка на государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации).

    Для переписки с иностранными корреспондентами используют бланки на двух языках – русском и английском (приложение В.8) или ином иностранном языке.


    Похожие записи:

    Добавить комментарий