Ндфл с подотчетных сумм в 2021 году

От: admin Опубликовано

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Ндфл с подотчетных сумм в 2021 году». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Выдавать деньги под отчет можно только за счет наличной выручки. Новые правила наличных расчетов запрещают выдавать деньги подотчетникам за счет других источников (Указание ЦБ от 9 декабря 2019 г. № 5348-У). Например, за счет заемных средств, поступивших в кассу, и даже за счет возвращенных подотчетных сумм. Их сначала нужно сдать в банк.

Раньше возвращенные подотчетные суммы можно было выдать другому работнику под отчет и даже в качестве зарплаты. Теперь же возвращенный подотчетником аванс нужно сдать в банк. Если этого не сделать, вы нарушите правила наличных расчетов (см. письмо ЦБ от 9 июля 2020 г. № 29-1-1-ОЭ/10561). Нарушение влечет штраф на сумму от 40 000 до 50 000 руб. по части 1 статьи 15.1 КоАП.

Разрешено выдавать займы только микрофинансовым и некоторым другим специализированным организациям, например, потребкооперативам (п. 1 Указаний).

Выдавайте наличные деньги под отчет только за счет выручки. Если ее нет, нужно снимать деньги со счета в банке. Также можно перейти на безналичные расчеты с подотчениками.

Подотчетные суммы: учитываем новшества и исправляем ошибки

Раньше было запрещено расходовать поступившие в кассу наличные деньги, кроме отдельных операций. Теперь же списка исключений нет. Но есть перечень разрешенных операций.

Значит, сумму подотчетных средств, выданных из кассы, подотчетник тоже вправе тратить только на разрешенные цели, в частности, для оплаты товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг.

Выдать из подотчетной суммы, к примеру, заем, нельзя, если вы не специализированная организация (микрофинансовая или потребкооператив). За такое нарушение можно быть оштрафованными на сумму до 50 000 руб.

В августе 2017 года Центробанк утвердил порядок, в соответствии с которым осуществляется выдача денежных средств в подотчет. Эти правила несколько облегчили жизнь бухгалтерам и подотчетным сотрудникам. Предлагаем разобраться в новых нюансах оформления бумаг и выдачи денег, чтобы понять, какие документы по подотчету изменились и в чем заключаются преимущества.

До 19.08.2017 денежные средства выдавались на основании письменного заявления сотрудника или иного лица в силу п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У. Но после изменения в порядок ведения кассовых операций юридическими лицами и ИП (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У) и поправкам в пункте 6.3 указаний ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014, обновился список документов для подтверждения подотчетных расходов. Изменения по подотчетным суммам с 2021 года разрешают обосновать передачу денег работнику двумя способами:

  • издать распорядительный документ о выдаче подотчетных денег (как правило, это приказ);
  • оформить письменное заявление подотчетного лица, завизированное руководителем (как это делалось ранее).

Если раньше обязательным основанием для получения денег было только заявление, то теперь организация вправе самостоятельно выбирать основание для выдачи денежных средств. Нужно ли писать заявление на выдачу денег в подотчет в 2021 году, зависит от того, что прописано во внутренних нормативных документах. Если положение предусматривает написание заявления, его придется писать.

Во многих случаях удобнее оформлять приказ о выдаче подотчетных сумм: например, когда средства получают несколько сотрудников регулярно или одновременно. В этом случае не придется оформлять заявление от каждого лица, а достаточно издать общий приказ о выдаче им наличности.

Благодаря решениям Центробанка, стало проще вести расчеты с подотчетными лицами в 2021 году с учетом последних изменений: теперь кассовые документы при выдаче и возврате денег допустимо оформлять в электронном виде (п. 5.1 и 6.2 указания ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014 ). Так, при оформлении расходного кассового ордера 0310002 в электронной форме получатель денег вправе поставить электронную подпись. А при оформлении приходного кассового ордера 0310001 (при возврате неизрасходованных денег в кассу) квитанцию вносителю денег разрешено направить на адрес его электронной почты, без оформления в бумажном виде. На какой срок можно выдавать деньги в подотчет, зависит от политики организации, это закрепляют в положении о выдаче подотчетных денег и в приказе.

Эти новшества, изменившие порядок выдачи и расходования подотчетных сумм, очень удобны тем компаниям, которые уже обзавелись средствами электронного документооборота.

Судебный вердикт: когда подотчетные суммы облагаются НДФЛ

Новые правила подотчета 2021 года отменяют прежний запрет на передачу денег подотчетным лицам, не погасившим предыдущие долги. Из новой версии п. 6.3 указания ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014 исключено условие о том, что деньги разрешено выдавать при условии полного погашения подотчетным лицом долга по ранее полученным суммам. Но руководству и бухгалтерам стоит аккуратно пользоваться этими изменениями. Может ли учреждение выдать новую подотчетную сумму сотруднику, которому уже ранее была выдана подотчетная сумма, решает руководитель или главный бухгалтер. Если есть объективная необходимость, допустимо выдать работнику несколько авансов подряд, не дожидаясь отчетных документов по предыдущим суммам. Например, уполномоченный работник оплатил вперед предстоящее мероприятие для клиентов в рамках представительских расходов, соответственно, отчетные документы ему еще не предоставили. В это же время работника срочно направили в командировку, в связи с чем ему потребовались деньги на командировочные расходы при непогашенной задолженности по предыдущему авансу.

Следует ограничить круг лиц, которым разрешается иметь задолженность, и установить для них лимит задолженности за определенный период, чтобы для подотчетных лиц изменения не стали поводом для систематического нарушения финансовой дисциплины. Можно ли выдавать деньги в подотчет, если не отчитались за предыдущий, — нежелательно без объективных причин, хотя прямого запрета на это сейчас нет.

Нельзя говорить только о налогообложении расчетов с подотчетными лицами, не затронув тему бухгалтерского учета.

В бухучете все взаиморасчеты ведутся на счете 71 в отношении каждого сотрудника. При выдаче денежных средств (после соблюдения всех условий, указанных выше), формируется проводка:

Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кт 50 «Касса», 51 «Расчетный счет».

После представления авансового отчета появляются такие проводки:

  • Дт 20, 25, 26, 44 (затратные счета) Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — понесенные затраты учтены на соответствующих счетах бухгалтерского учета на основании приложенного авансового отчета и документов;
  • Дт 19 «НДС» Кт 71 — НДС по понесенным затратам выделен и отнесен на отдельный счет учета;
  • Дт 50 «Касса» Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — непотраченные средства возвращены в кассу.

Подробнее о бухгалтерском учете выданных под отчет сумм читайте в нашем материале «Особенности авансовых отчетов в бухгалтерском учете».

Налогообложение расчетов с подотчетными лицами всегда зависит от представленных документов и назначения затрат работника. Если все расходы не превышают установленных законодательством норм, то их можно смело принимать в налоговом учете. В противном случае часть расходов придется исключить из налоговой базы по налогу на прибыль, обложить НДФЛ и страховыми взносами.

Больше нет обязательного срока для сдачи в бухгалтерию авансового отчёта и подтверждающих документов. Раньше работник должен был отчитаться в течение трёх рабочих дней:

  • либо со дня выхода на работу,
  • либо со дня, следующего за истечением срока, на который выданы деньги.

Теперь руководители сами решают, когда работникам отчитываться. Новый срок надо прописать в локальных документах или указывать в каждом приказе о выдаче денег под отчёт.

Как выдать деньги под отчет по новым правилам в 2021 году

Из Указаний убрали требование об отметке депонирования зарплаты в платёжной ведомости. Раньше это было необходимо, если в последний день выдачи наличных работник не смог забрать деньги.

Теперь эти деньги можно не сдавать в банк, а раздать другим работникам или оставить в кассе. Но помните о лимите остатка наличных.

Подотчетные средства можно выдать только из наличной выручки. Иные источники в соответствии с Указанием ЦБ от 9.12.2019 № 5348-У недопустимы.

Выдача займов из подотчетных средств возможна структурам МФО, потребительским кооперативам и иными специализированными организациями.

При отсутствии наличных в достаточной сумме необходимо снять средства в банке. Другой вариант –практиковать с подотчетниками безналичные расчеты.

Ранее нельзя было тратить наличные из кассы за исключением некоторых разрешенных операций. На текущий момент вместо исключений утвержден перечень допустимых операций. Подотчетникам предоставлено право тратить тратить выданные им из кассы средства на разрешенные цели – например, на оплату работ, услуг, товаров (исключение – ценные бумаги).

Выдавать займы из подотчетных сумм могут только МФО и потребительские кооперативы. Если ваша компания ни к одному из них не относится, то она рискует получить штраф до 50 тысяч рублей.

Если уполномоченные органы выявят факт отсутствия отчетности по подотчетным суммам, то за подотчетника придется доплатить НДФЛ и страховые взносы. Помимо этого, ему придется погасить штраф в размере 20% от недоимки.

Если банк затребует авансовую отчетность, а ее не окажется, то клиент рискует столкнуться с блокировкой счета.

В случае если авансовая отчетность подотчетных лиц приходит с задержкой, рекомендуется в течение 1 месяца по истечении срока возврата средств оформить приказ об их удержании, проинформировать о нем сотрудника и получить от него разрешение на удержание.

В указание № 3210-У в скором времени будут внесены поправки по изменению порядка выдачи средств из кассы, включая взаимодействие с подотчетникам. На текущий момент выдачу подотчетных средств санкционирует руководитель или сам подотчетник по заявлению, подписанному руководством. В соответствии с нововведениями, заявления отменяются, а распоряжение на выдачу за подписью руководителя разрешено составлять на несколько выдач разным лицам.

Руководитель компании будет самостоятельно определять срок предоставления авансовой отчетности (в настоящий момент он равен 3 дням).

Что изменилось в отчётности по НДФЛ с 2021 года

  • Бизнес

    • Банки

    • ИП

    • система Платон

  • Бухгалтерский учет и отчетность

    • ККТ

    • Бухгалтерская отчетность

    • КБК

  • Кадры

    • Выплаты персоналу

    • Больничный лист

    • Декретный отпуск

    • Отпуск

  • Налоги

    • УСН

    • ЕНВД

    • ПСН

    • НДС

    • Страховые взносы ФСС

    • НДФЛ

    • Страховые взносы ПФР

    • 6-НДФЛ

    • Проверки

  • Право

    • Штрафы

Все рубрики

Заявление на выдачу подотчетных средств по обязательной форме писать не нужно. Требуемые суммы на нужды предприятия выдаются на основании приказа, распоряжения или решения руководителя либо по письменному заявлению подотчетного лица в произвольной форме. В таком заявлении должны содержаться сведения о суммарной величине выдаваемых подотчетных наличных и на какой срок можно выдавать деньги в подотчет. Документ подписывает руководитель учреждения и проставляет дату.

Положение о расчетах с подотчетными лицами — это документ, в котором прописаны правила взаиморасчетов с подотчетниками. Составляется с последней редакции Указаний № 3210-У.

В 2020-2021 годах изменился порядок выдачи денежных средств под отчет. Поправки внесены в Указание N 3210-У, которое регламентирует правила ведения кассовых операций и выдачи денег. Руководитель бюджетной организации по-прежнему обязан создать и утвердить правила расчетов с подотчетными лицами. Для этого необходимо создать единый документ, в котором будут прописаны все тонкости и нюансы работы с подотчетниками – положение.

Нормативная документация по бюджетному учету не содержит требования о составлении такого документа. Но практика доказывает, что лучше это сделать, поскольку он позволяет упорядочить все взаиморасчеты с подотчетниками.

При составлении следует пользоваться нормативной базой:

• Указом ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций» № 3210-У;
• Законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ;
• Приказом Минфина РФ «Об утверждении Плана бухгалтерских счетов» № 94н;
• Трудовым кодексом РФ.

Также важно учитывать нормы Положения об организации наличного денежного обращения на территории РФ (N 14-П).

Документ обязан содержать:

1. Цели, на которые выдаются суммы под отчет. Организация вправе выдавать денежные средства под отчет либо на хозяйственно-операционные расходы, либо на расходы, связанные со служебными командировками.
2. Список сотрудников, которые вправе получать денежные средства под отчет. Наличные на оплату хозяйственных расходов выдаются не всем работникам учреждения, а только тем, кто включен в Приказ о подотчетниках.
3. Условия и сроки расчетов с сотрудниками. Если сотрудник добровольно не погашает задолженность, то организация вправе удержать нужную сумму из его заработной платы.
4. Подотчетные суммы в безналичном порядке. В положении о расчетах с подотчетниками прописывают, что организация выдает деньги как наличными, так и на банковскую карту.
5. Отчет по израсходованным суммам и окончательный расчет.

Это не обязательный документ, но он снимет большое количество вопросов со стороны бухгалтерии и подотчетников. Его оформляют приложением к учетной политике. Создает и утверждает его руководитель бюджетной организации.

Сотрудники знакомятся с ним и ставят подпись.

Утверждается документ с помощью приказа.

Если работник не вернул подотчетную сумму

Что делать, если подотчетник пропустил срок, установленный для отчета о полученных суммах, либо его авансовый отчет не утвержден руководителем организации?

В таких случаях деньги можно удержать из зарплаты, но только с согласия работника (ст. 137 ТК РФ, Письмо Роструда от 09 августа 2007 года № 3044-6-0, Постановление ВС от 01 сентября 2017 года № 53-АД17-3). Для этого нужно:

· не позднее месяца со дня истечения срока, установленного для возврата подотчетных сумм, издать приказ руководителя организации об удержании;

· ознакомить с этим приказом работника под роспись. Он должен написать, что согласен с суммой и основанием удержания.

Общая сумма удержаний в пользу работодателя не может превышать 20% от суммы заработной платы, причитающейся работнику на руки (ст. 138 ТК РФ, Письмо Минздравсоцразвития России от 16 ноября 2011 года № 22-2-4852). Поэтому если невозвращенная подотчетная сумма превышает 20% начисленной зарплаты за минусом НДФЛ, то удерживать ее придется в течение нескольких месяцев.

Если же месячный срок пропущен, отведенный для издания приказа, либо работник не согласен с удержанием, взыскать с него долг можно только в судебном порядке в течение срока исковой давности.

Согласно ст. 195 ГК РФ исковой давностью признается срок для защиты права по иску лица, право которого нарушено. Общий срок исковой давности установлен равным 3 годам и начинает отсчитываться со дня, следующего за последним днем срока исполнения должником своих обязательств (ст. 196, п. 2 ст. 200 ГК РФ). В то же время ст. 197 ГК РФ предусматривает, что для отдельных видов требований законом могут устанавливаться специальные сроки исковой давности, сокращенные или более длительные по сравнению с общим сроком.

Согласно ст. 392 Трудового кодекса РФ иск по требованиям о возмещении работником ущерба, причиненного работодателю, может быть предъявлен в течение одного года со дня обнаружения причиненного ущерба. В Определении Верховного суда РФ от 29 апреля 2011 года № 18-В11-14 указано, что по требованиям о возмещении работником ущерба, причиненного работодателю, суд должен руководствоваться положениями трудового законодательства, регламентирующими порядок обращения в суд, а не нормами закона, регулирующего гражданско-правовые отношения. То есть норма ст. 196 ГК РФ не применяется, когда возможно применение ст. 392 ТК РФ. В Определении Верховного суда РФ от 02 апреля 2009 года № 75-Г09-3 указано, что норма ст. 392 ТК РФ является специальной по отношению к общему сроку исковой давности, установленному ст. 196 ГК РФ, и применяться должна специальная норма.

Вместе с тем Минфин России в письмах от 15 сентября 2010 года № 03-03-06/1/589, от 24 сентября 2009 года № 03-03-06/1/610 указал, что по всем долгам, в том числе и по подотчетным суммам работников, применяется общий срок исковой давности, установленный ст. 196 ГК РФ, – 3 года.

Налоговые последствия длительного подотчета

Если работник не возвратил подотчетную сумму, но работодатель удерживает задолженность из его зарплаты, то не нужно начислять:

· НДФЛ. Поскольку сумма удерживается из зарплаты, доход у работника отсутствует (п. 1 ст. 41 НК РФ).

· Страховые взносы. Ведь подотчетная сумма будет возвращена организации. А значит, нет выплат и иных вознаграждений в пользу работника, которые признаются объектом и базой для начисления страховых взносов.

В целях налогообложения прибыли при удержании подотчетных сумм из зарплаты работника у организации не возникает ни доходов, ни расходов.

Страховые взносы

Страховые взносы нужно начислять во всех случаях, когда подотчетные суммы не были направлены на оплату расходов организации, но при этом они остаются в распоряжении работника. Например, работник не представил авансовый отчет, а организация не удержала из зарплаты подотчетные суммы (Письмо Минфина России от 01.02.2018 № 03-04-06/5808).

Начислять взносы нужно на наиболее раннюю из дат (п. 5 Приложения к Письму ФСС РФ от 14 апреля 2015 года № 02-09-11/06-5250, Письма Минтруда России от 12 декабря 2014 года № 17-3/В-609, Письма Минфина России от 16 ноября 2016 года № 03-04-12/67082):

· на дату списания задолженности, если принято решение об отказе от удержания (взыскания) (в том числе путем прощения долга работнику);

· на дату истечения месячного срока на удержание подотчетных сумм из заработной платы, если решение об удержании в течение этого срока не принято. Впоследствии, если долг будет возвращен либо будут представлены документы по расходам, нужно произвести перерасчет.

Следует отметить, что судебная практика по вопросу обложения страховыми взносами сумм, по которым подотчетное лицо не отчиталось или которые не подтверждены оправдательными документами, неоднозначна.

Примеры:

  • в Постановлении от 18 июля 2018 года № Ф06-35389/2018 по делу № А57-18148/2017 АС Поволжского округа признал недействительным решение ПФР о доначислении страховых взносов в ситуации, когда организация не начислила взносы на суммы по авансовым отчетам, не подтвержденным кассовыми чеками;

  • в Постановлении АС Северо-Западного округа от 16 октября 2018 года № Ф07-12463/2018 по делу № А21-3887/2016 арбитры отказали организации в признании недействительным решения ФСС в части доначисления страховых взносов.

НДФЛ – 2021: ключевые изменения для граждан и бизнеса

– Если говорить о российском рынке. Как на него влияют риски санкций? Насколько вероятен негативный сценарий?

– Конечно, сильно влияют. К сожалению, негативный сценарий довольно вероятен. Особенно из-за нынешней ситуации с Алексеем Навальным. Я достаточно активно слежу за публикациями в глобальных СМИ и никогда еще не видел столь пристального внимания к судьбе Навального с момента его отравления. Думаю, что в ближайшее время Байден, когда решит вопросы внутренней политики (США все еще переживают серьезный политический кризис), наладит ситуацию с вакцинацией и сможет наладить процесс восстановления экономики, перейдет к внешней политике. Здесь, конечно, на первом месте Китай – как главный стратегический конкурент США, но параллельно они будут решать вопросы со странами, входящими, как говорил в свое время президент Джордж Буш, в «ось зла». Поэтому новая американская администрация с большой долей вероятности уже собирает в отношении России дополнительные компрометирующие факты, и их становится все больше и больше.

– Какие конкретно санкции, по-вашему, могут последовать?

– Самое худшее, что нас может ждать, – это серьезные конструктивные санкции, связанные не с ограничениями для отдельных физических лиц, а именно с действиями по нанесению ущерба экономике России в целом. Из серьезных мер, которые американцы действительно в состоянии реализовать, – не раз уже упоминавшийся вариант отключения от платежей через SWIFT, ограничение экспорта нефти, ограничение на сделки на первичном рынке ОФЗ. Такие вещи могут привести к существенному ослаблению рубля.

– А если санкционный сценарий не реализуется?

– Если не учитывать санкционные риски, российский рынок выглядит одним из самых перспективных и недооцененных. И самый недооцененный актив внутри этого рынка – конечно, рубль. Потому что, если, например, построить простейшую регрессию, видно, что при таких ценах на нефть курс должен быть не выше 65 рублей за доллар. То есть сейчас в курс рубля заложена премия за риск на уровне порядка 15%. Правда, это не только санкционные риски. На курс рубля сильно влияют иностранные инвесторы через покупку ОФЗ, а этот актив для них сейчас не выглядит привлекательным еще и по экономическим причинам – дальнейшее снижение ключевой ставки Банка России не выглядит особо вероятным.

– Когда, по-вашему, прояснится ситуация с санкциями?

– Я думаю, что об этом мы только начнем получать сигналы не раньше II квартала. Что-то более конкретное будет понятно, наверное, к его концу.

– Каковы ваши рекомендации по типу портфеля для частного инвестора? Консервативный или агрессивный лучше?

– Я рекомендую формировать сейчас агрессивный портфель. И в ближайшие два года (начиная со II квартала 2021-го) структуру его особо не менять.

Бухгалтерское приложение газеты «Экономика и Жизнь» — рассчитано на практикующих бухгалтеров, аудиторов, работников налоговых органов. Представляет актуальные комментарии специалистов, оперативные ответы на вопросы читателей, а также законы, постановления, инструкции, письма и разъяснения министерств и ведомств.

Периодичность выхода: еженедельно, 50 номеров в год. Объем:12 полос.

Фискалов заинтересует даже незначительный долг подотчетника. Намерение вернуть долг — лучший контраргумент компании. Из-за ошибок в документах приходится платить взносы и штрафы

Сотрудники компании, особенно топ-менеджмент, далеко не всегда вовремя возвращают подотчетные средства и отчитываются по ним. У них по закону есть на это три рабочих дня после окончания срока, на который выданы деньги, или со дня выхода на работу (п. 6.3 Порядка, утв. указанием Банка России от 11.03.14 № 3210-У, далее — Порядок ведения кассовых операций).

Поэтому, когда задержка превысит несколько месяцев, проверяющие признают невозвращенные суммы доходом физического лица, доначислят компании страховые взносы, предложат удержать НДФЛ, начислят штрафы и пени.

Действия налоговиков не основаны на нормах Налогового кодекса, налогоплательщики оспаривают их в судах. Проанализируем, какие доводы помогут компании защититься от доначислений.

До окружных судов или Верховного суда РФ обычно доходят споры по существенным суммам подотчетных средств. Пример тому следующие дела:

  • 88,9 млн рублей (постановление АС Центрального округа от 19.07.16 № Ф10-2385/2016);
  • 70 млн рублей (постановление Президиума ВАС РФ от 05.03.13 № 14376/12);
  • 20 млн рублей (определение ВАС РФ от 14.05.14 № ВАС-5277/14);
  • 12,8 млн рублей (постановление АС Центрального округа от 24.12.15 № Ф10-4388/2015);
  • 11,3 млн рублей (постановление АС Центрального округа от 02.11.16 № Ф10-3997/2016).

Но опасно думать, что более мелкие суммы не интересуют контролеров. Так, в деле, рассмотренном в постановлении АС Поволжского округа от 09.12.15 № Ф06-3232/2015, спор шел о подотчетной сумме в 13,3 тыс. рублей. Ревизоры из Фонда социального страхования доначислили компании взносы. Страхователь выиграл спор.

По смыслу статьи 41 НК РФ доходом физлица признается экономическая выгода, которой он вправе распоряжаться. До истечения срока исковой давности компания не теряет шансов взыскать долг. Значит, работник не вправе распоряжаться деньгами и их нельзя признать доходом.

В одном из дел налоговики признали доходом директора 88 млн рублей, за которые он не отчитывался более года. Компании предложили удержать НДФЛ, наложили штраф и доначислили пени. Претензии удалось оспорить, так как часть суммы работник и компания переоформили в заем, часть — директор вернул в кассу, часть — компания взыскала с него в судебном порядке. Остаток компания решила удерживать из зарплаты в размере 50 процентов.

Налоговики требовали от суда не учитывать эти переоформления и возвраты, поскольку они произошли после проверки. Однако суд с этим не согласился. По умолчанию подотчетные суммы выданы с условием отчета или возврата. Иное должны доказывать налоговики.

Они не доказали того, что работник получил доход. Все их выводы основываются лишь на нарушении срока сдачи авансового отчета. Успешные действия организации по возврату долга, пусть даже и совершенные после проверки, доказывают намерение вернуть деньги. Значит, по факту работник не получил доход, поэтому штрафы и пени неправомерны (постановление АС Центрального округа от 19.07.16 № Ф10-2385/2016).

Аналогичный вывод сделал АС Центрального округа в постановлении от 02.11.16 № Ф10-3997/2016. В этом деле директор уже в ходе судебного разбирательства вернул часть подотчетных денег. По другой части средств он представил документы, подтверждающие расходы. Суд отменил доначисления.

Если налоговики предъявят претензии, то организации стоит попытаться вернуть деньги в ходе проверки. К примеру, если сумма подотчетных средств велика, заключить с работником письменное соглашение о том, что он возвращает деньги частями в течение длительного времени. Сам факт такого соглашения и первые возвраты уже докажут отсутствие дохода. А нарушение срока подачи авансового отчета — не основание для доначисления НДФЛ и взносов.

АС Поволжского округа признал, что деньги, выданные под отчет, нельзя считать трудовой выплатой работнику. Их назначение — закупка товаров или работ для нужд работодателя. Ни выданные деньги, ни приобретенные на них товары в собственность работника не переходят.

Компания вправе требовать возврата неиспользованных сумм. Отсутствие подтверждающих документов не доказывает, что суммы являются доходом работника (постановление АС Поволжского округа от 09.12.15 № Ф06-3232/2015). К аналогичному выводу арбитры пришли в постановлении АС Западно-Сибирского округа от 30.09.14 № А27-16522/2013.

АС Московского округа указал, что по смыслу ТК РФ получение работником денег под отчет на хозяйственные нужды не относится к какому-либо из доходов в рамках трудового договора. Следовательно, эти суммы не учитываются в базе по страховым взносам.

Отсутствие документов о расходовании средств или возврате не меняет их сути (постановление от 23.12.16 № Ф05-12835/2016). Аналогичный вывод содержится в постановлении АС Поволжского округа от 25.12.15 № Ф06-4463/2015 (оставлено в силе определением ВС РФ от 21.04.16 № 306-КГ16-3205).

Если компания систематически выдает подотчетные средства директору без указания назначения денег, налоговики предъявят претензии (постановление АС Центрального округа от 02.11.16 № Ф10-3997/2016). Что решит суд, зависит от конкретных обстоятельств дела.

Безопаснее указывать основания для выдачи средств в приказах или служебных записках: на хозяйственные нужды, для закупки товаров и т. д. Назначение должно соответствовать должности работника. К примеру, директору больше подходит «на представительские расходы».

В одном из дел основанием для выдачи денег работнику под отчет был беспроцентный заем другому обществу. К авансовому отчету сотрудник приложил приходные ордера заемщика.

Налоговики усомнились в целесообразности этих операций и включили подотчетные суммы в доход работника. Суд снял доначисления (постановление АС Северо-Западного округа от 27.01.15 № А42-3672/2012).

Если со дня, когда работник должен был отчитаться по подотчетным суммам или вернуть их, прошло более трех лет, то срок исковой давности считается истекшим (ст. 196 ГК РФ).

Компания не вправе заставить физлицо вернуть такой долг даже через суд. В этом случае суды признают, что работник получил доход, облагаемый НДФЛ (постановления АС Северо-Западного от 14.07.16 № Ф07-5021/2016, Центрального от 02.11.16 № Ф10-3997/2016 округов).

До истечения срока исковой давности подотчетные суммы — долг работника. Такие выводы сделаны в постановлениях Четвертого ААС от 25.03.15 № 04АП-726/2015 (оставлено в силе постановлением АС Восточно-Сибирского округа от 03.07.15 № Ф02-3235/201), Седьмого ААС от 28.12.15 № 07АП-11510/2015 (оставлено в силе определением ВС РФ от 04.05.16 № 304-КГ16-5009).

В целях защиты компании подписывают с работниками акты сверок, соглашения о погашении долга в рассрочку или получают от них письмо с признанием долга. Такие действия прерывают срок исковой давности, и он начинает течь заново (ст. 203 ГК РФ, п. 20 постановления Пленума ВС РФ от 29.09.15 № 43). Однако если стороны подпишут акт сверки уже после истечения срока давности, то он будет лишь формальностью, которая не спасет от претензий (постановление АС Северо-Западного округа от 14.07.16 № Ф07-5021/2016).

Популярный способ избежать претензий — оформить договор займа на остаток подотчетных сумм. На практике его применяют, если во время проверки контролеры начали задавать неудобные вопросы, а работник не способен моментально вернуть подотчетные деньги.

Заемные средства в принципе не могут признать доходом физлица (п. 1 постановления Пленума ВС РФ от 23.06.15 № 25). Даже если договоры займа компания представит уже после проверки, суды принимают их в качестве доказательств.

В одном таком деле суд отменил доначисления (постановление Девятнадцатого ААС от 05.04.16 № 19АП-6638/2015). Налоговики настаивали, что договор займа не был отражен по счетам бухучета. Но компания признала ошибки в бухучете и устранила их. Суд встал на сторону налогоплательщика.

Если стороны переоформят подотчетный остаток в беспроцентный заем, то у физлица возникнет материальная выгода в виде экономии на процентах. Она облагается НДФЛ в конце каждого месяца (подп. 7 п. 1 ст. 223 НК РФ). Доход в виде материальной выгоды рассчитывается исходя из суммы займа и 2/3 ставки рефинансирования.

Пример

Предположим, что компания перевела подотчетный остаток в сумме 1 млн рублей в беспроцентный заем. Ставка рефинансирования — 10 процентов (информация Банка России от 03.02.17).

2/3 ставки рефинансирования: 6,67 процента (10 × 2 : 3).

Годовой доход в виде материальной выгоды: 8671 рубль (1 000 000 руб. × 6,67% × 13%).

Таким образом, при беспроцентном займе в 1 млн рублей ежемесячно компания будет удерживать у физического лица НДФЛ в сумме 723 рубля (8 671 руб. : 12 мес.).

  • Расчеты с подотчетными лицами
    • Подотчетные суммы
    • Выдача денежных средств под отчет наличными
    • Выдача подотчетных сумм безналичным способом
  • Авансовый отчет
  • Подтверждающие документы
    • Кассовые чеки
  • Компенсация расходов работников в интересах организации

Наличные под прицелом: как в 2021 году будут искать серые доходы

По выданным подотчетному лицу денежным средствам, он должен отчитаться в установленный срок. Данный срок определяет руководитель и по его окончании работник должен отчитаться путем представления авансового отчета. Предположим, что бухгалтеру выдан аванс на приобретение канцтоваров на 5 дней. То окончании данного срока бухгалтеру нужно будет предоставить авансовый отчет в трехдневный срок. Если авансовый отчет предоставляется по командировочным расходам, то срок для этого установлен в пределах 3-х дней с даты возвращения из поездки.

Важно! Деньги в подотчет могут выдаваться наличными или по безналу. В первом случае оформляется расходный кассовый ордер (РКО), а сами наличные деньги снимаются с расчетного счета компании или выдаются из выручки, поступившей в кассу наличными.

Если деньги в подотчет работнику перечисляются по безналу, то они переводятся ему на банковскую карту. В этом случае в платежном поручении нужно указать, что деньги выдаются под отчет. По деньгам, поступившим работникуна карту, отчитаться он может и позже указанного срока. К безналичным расчетам не применяются правила «кассовых» ограничений, поэтому сроки для отчета руководитель может устанавливать самостоятельно. Главное, чтобы это было зафиксировано в локальном документе компании, таком как Положение о выдаче подотчетных средств.

Для составления авансового отчета может применяться установленная форма(АО-1, утв. Постановлением Госкомстата России №55), либо самостоятельно разработанная форма. На лицевой стороне отчета указываются ФИО сотрудника, его должность и назначение выданного ему аванса. На оборотной стороне перечисляется перечень документов, которыми работник может подтвердить свои расходы. Все прилагаемые документы нумеруются в порядке записи их в АО.

Получив авансовый отчет от сотрудника, бухгалтер проводит проверку:

  • целевого расходования денежных средств;
  • наличие подтверждающих документов;
  • правильность оформления документа;
  • сумм расходов, а также счетов учета.

После проверки отчет передается директору для утверждения, а затем принимается к учету. Неиспользованный аванс сдается в кассу, при этом заполняется приходный кассовый ордер (ПКО). Если по авансовому отчету вышел перерасход, то необходимая сумма выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру (РКО).

До недавнего времени возмещение расходов работнику по авансовому отчету осуществлялось только после составления приказа. На сегодняшний день приказ составлять необязательно, достаточно просто указать данное условие в учетной политике организации. Во внутренних документах это может прописываться в виде правил и сроков возмещения перерасхода по АО.

Важно! Перерасход работнику выплачивается на основании представленного им авансового отчета, утвержденного руководителем. Поэтому каких-либо заявлений ему писать для этого не нужно. Законодательство не содержит данного требования.

Для обоснования того факта, что перерасход действительно был и деньги по нему выплачены, необходимо соблюдение следующих условий: расходы являются обоснованными и документально подтвержденными. Помимо этого, сотрудник должен составить авансовый отчет, утвержденной в организации руководителем. Отчет проверяется и заверяется руководителем. Только в этом случае перерасход может быть возмещен работнику. После того, как авансовый отчет проверен и утвержден, в соответствующей графе документа ставится отметка. При выдаче перерасхода бухгалтером ставится дата и номер расходника.

Важно! Вотчете должна стоять подпись и расшифровка подписи кассира компании и главного бухгалтера.

После этого подотчетные суммы списываются. Списание осуществляется на основании авансового отчета, утвержденного директором. Если отчет проверку не прошел (например, перерасход признан необоснованным), то к учету он не может приниматься.

Вопрос: Можно ли запись о возмещении перерасхода подотчетных денег внести в авансовый отчет уже после того, как он будет утвержден.

Ответ: Да, законодательством не ограничен период времени, в течение которого работнику должен быть компенсировать перерасход. Поэтому запись о погашении задолженности может вносится уже после того, как авансовый отчет будет утвержден.

Вопрос: Кто должен заполнять авансовый отчет – работник или бухгалтер?

Ответ: Авансовый отчет заполняется работником, которым в подотчет были выданы денежные средства авансом. Бухгалтер только проверяет правильность заполнения документа, а также наличие всех перечисленных в отчете подтверждающих документов. Но при необходимости заполнить авансовый отчет можно и за работника.

Актуально на

Новые правила кассовых операций и выдачи наличных под отчёт в 2021 году

Аванс, выдаваемый работнику для осуществления необходимых организации служебных поручений, о расходе которого нужно отчитаться признается подотчетом.

На что тратить деньги в подотчет

Не всегда расходы организации оплачиваются средствами со своего расчетного счета. В некоторых случаях может потребоваться выдать денежные средства работнику в подотчет. К таким случаям относят:

  • Хознужды организации (например, покупка товаров, работ либо услуг);
  • Командировка (когда сотруднику выдаются суточные, а также деньги на проезд и проживание);
  • Представительские расходы.

Основанием для выдачи из кассы подотчет денежных средств является один из следующих документов:

  • заявление работника, на котором стоит виза директора, содержащая размер выдачи, а также срок, на который разрешено выдать;
  • приказ руководителя о выдаче средств подотчет.

Для того, чтобы в документах, которые выдаются подотчетнику при покупке товаров в качестве покупателя была указана организация, помимо подотчетных средств сотруднику нужно выдать доверенность.

Так как заявления работникам выдаче подотчетных сумм писать не требуется, их нужно заменять приказом (распоряжением) руководителя компании.

Порядок оформления приказа не указывается в Указаниях Центробанка, но говорится о том, что в приказе должно содержаться:

  • ФИО сотрудника, которому выдаются подотчетные средства;
  • Сумма денежных средств, которая должна быть выдана сотруднику;
  • Срок выдачи денежных средств подотчетнику.

Важно! Если в приказе руководителя на выдачу подотчетных средств стоит неточная формулировка, ИФНС вправе расценить это как нарушения правил для хранения наличных средств. За это компании грозит административное наказание в виде штрафа до 50 000 рублей.

Рассмотрим варианты формулировок в приказе о выдаче подотчетных сумм.

Например, такая формулировка «приказываю в будущем выдавать Петровой О.П. денежные средства до 30 000 рублей без заявлений» или такая «приказываю выдавать Петровой О.П. денежные средства без заявлений, пока сумма аванса не достигнет 30 000 рублей» не содержит точной формулировки, а значит может расцениваться как нарушение.

Приведем пример формулировки, которая позволит выдавать сотруднику подотчетные средства не опасаясь проверяющих органов: «выдать О.П. Петровой под отчет 30 000 рублей на 5 рабочих дней для приобретения канцтоваров».

Приказ также может содержать распоряжение о выдаче подотчетных средств сразу нескольким сотрудникам, например, при направлении нескольких сотрудников в командировку.

Прикладываем образец приказа о выдаче подотчетных средств нескольким сотрудникам при отправлении их в командировку.

Когда организация перечисляет сотруднику деньки в подотчет по безналичному расчету, то написание заявления или оформление приказа не потребуется. Изложенный выше порядок относится только к расчетам наличными. Но для компании будет все же не лишним оформить один из этих документов. Так она обезопасит себя от ненужных разбирательств проверяющих органов. Кроме того, в локальном акте компании лучше включить условие, согласно которому организация вправе переводить сотруднику подотчетные деньги на карту. А в платежном поручении, по которому будет осуществляться перевод средств на карту работника нужно указать, что деньги выдаются под отчет.

Важно! Подотчетные средства можно перечислять на зарплатную карту работника, либо на его личную карту. Для этого сотруднику нужно написать заявление с соответствующей просьбой и указанием реквизитов для перечисления.

Если денежные средства выдают директору в подотчет, то также необходимо оформить приказ. В приказе также указывается цель выдачи средств, размер выдачи и срок, за который необходимо купить необходимы компании товары. Заявление при этом писать не стоит, так визировать будет сам подотчетник. Приказ оформляет руководитель на себя. К приказу оформляется расходник, в котором подпись директор поставит и за себя и за подотчетное лицо.

Новые правила подотчета представляют собой следующий порядок последовательных действий:

  1. Сотрудник предоставляет в бухгалтерию приказ на выдачу денег подотчет за подписью руководителя учреждения в произвольной форме.
  2. Подотчетным лицам, изменения 2020 года утвердили это нововведение, теперь разрешается иметь задолженность по ранее выданным авансам. Но перед выдачей произведите полную сверку взаиморасчетов с ним.
  3. Сотрудник предоставляет авансовый отчет не позднее 3 рабочих дней после даты, установленной в приказе. К авансовому отчету необходимо приложить все имеющиеся документы, подтверждающие расходы. Неизрасходованные деньги возвращаются в кассу организации (бухгалтер создает приходный кассовый ордер).
  4. Бухгалтер или кассир проверяет полученные авансовый отчет и первичные документы на предмет правильности их заполнения. Срок проверки устанавливается самостоятельно каждым учреждением через локальные акты.

Важно

Если руководство бюджетной организации хочет обезопасить себя от невозврата, утвердите запрет на выдачу денежных средств при наличии у работника действующей задолженности. Для этого утверждается Положение о расчетах с подотчетными лицами.

Изменения по подотчетным суммам в 2020 году не зафиксированы. Работник вправе получить авансом любой размер денежных средств без ограничений. Если сотрудник рассчитывается с поставщиками, подрядчиками или исполнителями в качестве представителя бюджетной организации, выданная ему наличная сумма ограничена 100 000 рублей по одному контракту.

ФНС предупредила, когда подотчетные суммы облагаются НДФЛ

При обнулении крупных подотчетов директора не следует применять какой-то 1 способ и списывать всю сумму за 1 день. Избегайте ситуаций, когда на расчетный счет фирмы или в ее кассу возвращается полная сумма выданного ранее подотчета. Особенно если она была выдана в крупных размерах и на вполне достижимые цели. Нужно, чтобы хотя бы часть этого подотчета была потрачена. В противном случае не исключена вероятность начисления НДФЛ с материальной выгоды по беспроцентному использованию подотчетных средств.

Деньги в подотчет выдаются работникам предприятия на осуществление расходов, связанных с непосредственной деятельностью организации. Согласно п. 5 указания № 3210-У, работник — это лицо, с которым заключен трудовой договор или договор гражданско-правового характера. Это значит, что получить деньги может как штатный сотрудник, так и подрядчик со стороны.

В данном пункте Положения можно дать общее описание того, на какие расходы будут выдаваться деньги работникам:

  • административно-хозяйственные,
  • представительские,
  • командировочные.

А можно на усмотрение руководства издать отдельный приказ об утверждении списка хозяйственных расходов и сумм, в пределах которых будут выдаваться денежные средства. Подотчетные суммы, превышающие указанные в приказе, должны утверждаться руководителем дополнительно.

Это тоже важно знать:
Какие документы нужны для оформления производственной травмы

Сроки, на которые подотчетник может получить деньги, также определяются руководством и могут быть одновременно прописаны в приказе с перечнем целей выдачи аванса и его лимита. В самом же Положении следует указать, что конкретные сроки на определенные подотчетные суммы указаны в отдельном приказе. Для неоговоренных в приказе случаев следует зафиксировать пункт в Положении, определяющий общий максимальный срок подотчета, например не более месяца.

Список работников, имеющих право получать денежные средства на хозяйственные расходы облегчит работу бухгалтера. Его можно представить в данном Положении в виде перечня должностей. Конкретные же фамилии лучше собрать в специальный список подотчетных лиц и издать отдельным приказом, чтобы не переиздавать все Положение из-за внесения в список дополнительного подотчетного лица.

Выдать деньги подотчет из кассы организации можно только тем работникам, с которыми организация заключила трудовой договор, либо гражданско-правовой договор. Таким образом выдать аванс на будущие расходы можно не только штатному сотруднику, но и своим подрядчикам. К примеру организация наняла работников по гражданско-правовому договору для выполнения определенного объема работ. Для их выполнения потребуется покупка материалов. Соответственно, выдать таким работникам денежные средства для закупки материалов подточит можно (

Разрабатывая Положение, необходимо отразить, при соблюдении каких условий должна происходить выдача подотчетных сумм. Эти правила описаны в п. 6.3 порядка ведения кассовых операций:

  • Работник согласно законодательству должен написать заявление, в котором необходимо указать размер аванса и срок, на который он нужен, а также назначение подотчетных сумм. Заявление подотчетного лица с просьбой о выдаче денежных средств может быть оформлено в свободной форме как от руки, так и на компьютере. Форму заявления для удобства рекомендуется разработать с учетом данных своего предприятия. Аналогом заявления может послужить приказ руководителя компании, содержащий Ф. И. О. подотчетника, цель выдачи средств, их размер на какой срок выдаются, подпись руководителя, дату и регномер приказа (письмо ЦБ РФ от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/2064). Предусмотрите также в приказе место для подписи подотчетного лица, чтобы подтвердить, что он ознакомлен с размером и назначением выдаваемого аванса. С 19.08.2017 чиновники закрепили за юрлицом или ИП право самостоятельно решать, выдаются подотчетные деньги по заявлению или приказу руководства. Однако один из указанных документов должен быть обязательно (п. 1.3 указания ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У).
  • Организация вправе определить в Положении, выдает она аванс при условии полного отсутствия у работника задолженности по подотчетным суммам или у работника есть возможность получить деньги под отчет, будучи должником по предыдущему авансу. Для этого можно предусмотреть в бланке заявления работника строчку об отсутствии задолженности, подписанную бухгалтером.

Важно

С 19.08.2017 отсутствие задолженности по подотчетным суммам не является ограничением для получения нового аванса (п. 1.3 указания № 4416-У).

  • Желательно отметить и срок, в течение которого директор рассматривает и подписывает заявление, и на протяжении какого времени после этого работнику необходимо выдать деньги в подотчет. Если деньги выдаются по приказу директора, то аналогично укажите срок, в течение которого работник получает денежные средства под отчет в кассе.
  • В Положении следует также зафиксировать следующий момент. При условии, когда работник не может по какой-либо причине (отсутствия наличных в кассе компании или его нахождения на рабочем месте) получить аванс, но вправе с устного согласия руководителя сделать расходы в интересах фирмы из собственных средств, производится их последующая компенсация на основании заявления сотрудника.
  • Если сотрудник получает аванс для расчета по доверенности организации, то необходимо отметить в Положении, в каких случаях это должно происходить. Также следует написать о том, что расчеты наличными от имени компании с юрлицами и ИП по одному договору не должны превышать установленного законом лимита (на 2020 год он составляет 100 000 руб.).

Когда организация перечисляет сотруднику деньки в подотчет по безналичному расчету, то написание заявления или оформление приказа не потребуется. Изложенный выше порядок относится только к расчетам наличными. Но для компании будет все же не лишним оформить один из этих документов. Так она обезопасит себя от ненужных разбирательств проверяющих органов. Кроме того, в локальном акте компании лучше включить условие, согласно которому организация вправе переводить сотруднику подотчетные деньги на карту. А в платежном поручении, по которому будет осуществляться перевод средств на карту работника нужно указать, что деньги выдаются под отчет.

Важно! Подотчетные средства можно перечислять на зарплатную карту работника, либо на его личную карту. Для этого сотруднику нужно написать заявление с соответствующей просьбой и указанием реквизитов для перечисления.

Расчеты с подотчетными лицами являются разновидностью кассовых операций, которые, в свою очередь, свойственны для организаций любой организационно-правовой формы собственности и индивидуальных предпринимателей.

Основные требования к организации наличного денежного обращения установлены Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (утв. Банком России 12.10.2011 N 373-П, далее — Положение N 373-П).

В отличие от ранее действовавшего Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (утв. Решением Совета Директоров Банка России от 22.09.1993 N 40), в Положении N 373-П установлены только общие требования, которые должны быть соблюдены при выдаче подотчетной суммы, и порядок ее списания.

Выдача наличных денег работнику под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности экономического субъекта (юридического лица или индивидуального предпринимателя), в соответствии с п. 4.4 Положения N 373-П, осуществляется по расходному кассовому ордеру. Оформляется же ордер на основании письменного заявления подотчетного лица, составленного в произвольной форме, на котором должны быть собственноручная надпись руководителя о выдаваемой сумме наличных и о сроке, на который выдаются денежные средства, подпись руководителя и дата.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме денег.

Если в установленный срок сотрудник не вернул неизрасходованную подотчетную сумму, то работодателю надлежит принять меры по ее взысканию. Статья 137 ТК РФ в этих целях предоставляет ему возможность удержать невозвращенную подотчетную сумму из зарплаты работника (абз. 3 ч. 2 ст. 137 ТК РФ). При этом в каждую выплату возможно удержание лишь в размере 20% от выплачиваемой суммы, поскольку общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать указанную предельную величину (ст. 138 ТК РФ).

Признавая недействительным решение суда первой инстанции и Постановление апелляционного суда в части отказа в удовлетворении требований о признании недействительным решения ИФНС о начислении НДФЛ, соответствующих сумм пеней и штрафов, а также решение налоговиков в указанной части, судьи все того же ФАС Северо-Кавказского округа также сослались на позицию ВАС РФ, изложенную в Постановлении N 11714/08 (Постановление от 05.07.2012 N А53-8405/2011). Отличие в рассматриваемом ими деле было лишь в том, что при проверке налоговикам были представлены авансовые отчеты без первичных учетных документов, документы, подтверждающие оплату товарно-материальных ценностей и их оприходование, отсутствовали.

Высшие судьи, рассматривая дело в порядке надзора (Постановление Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 N 14376/12), указали, что позиция Президиума ВАС РФ, изложенная в упомянутом Постановлении N 11714/08, применима к рассмотрению дел с иными фактическими обстоятельствами. И заключается она в том, что не являются объектом обложения НДФЛ денежные суммы, выданные работникам организации под отчет для приобретения материально-производственных запасов, при условии что работники документально подтвердили понесенные расходы, а МПЗ приняты организацией на учет. В рассматриваемом же деле данных о том, что материальные ценности оприходованы обществом в установленном порядке, не имеется. Отсутствие каких-либо доказательств, подтверждающих:

  • расходование подотчетных денежных средств, полученных работниками, и
  • оприходование обществом материально-производственных запасов в установленном порядке, —

позволило высшим судьям заключить, что указанные денежные средства в силу ст. 210 НК РФ являются доходом физических лиц и подлежат включению в облагаемую базу по НДФЛ.

Вывод суда кассационной инстанции они признали необоснованным, Постановление ФАС Северо-Кавказского округа в части признания недействительным решения инспекции о начислении НДФЛ, пеней по нему и штрафа, предусмотренного ст. 123 НК РФ, отменили. Решение суда первой инстанции и Постановление арбитражного апелляционного суда при этом были оставлены без изменения в отмененной части.

Как видим, если работник не вернул выданные под отчет денежные средства, а организация, в свою очередь, не взыскала их в установленные сроки или простила долг, то возникают основания:

  • для списания числящейся в учете задолженности по подотчетным суммам и
  • признания их собственностью работника, которой он может распоряжаться по своему усмотрению, в том числе использовать на личные нужды.

Следовательно, работник получает экономическую выгоду, которая в силу упомянутой ст. 41 НК РФ признается его доходом. Этот доход подлежит обложению НДФЛ, ведь при определении облагаемой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, которые были получены им как в денежной, так и в натуральной форме или право на распоряжение которыми у него возникло (п. 1 ст. 210 НК РФ). Организация признается налоговым агентом по отношению к работнику, не вернувшему подотчетные суммы, и на основании НК РФ обязана исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить с полученного им дохода сумму НДФЛ в бюджет. Если это не будет сделано, для налогового агента наступят последствия в виде привлечения к налоговой ответственности, предусмотренной ст. 123 НК РФ, за неправомерное неудержание и (или) неперечисление в установленный срок НДФЛ, подлежащего удержанию и перечислению налоговым агентом.

Выше приводилось, что суммы, выданные под отчет, списываются с подотчетного лица на основании представленного им авансового отчета. С 1 января текущего года для ведения бухгалтерского учета могут использоваться формы первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, разработанные экономическим субъектом самостоятельно (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). В то же время не возбраняется и применение форм, содержащихся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Исходя из этого организации могут продолжать использовать форму N АО-1 «Авансовый отчет», утвержденную Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55.


Похожие записи:

Добавить комментарий