Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Выписка из штатного расписания образец 2021 скачать». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Выписка может понадобиться для предоставления в государственные структуры: например, в фонд социального страхования, в налоговую службу или трудовую инспекцию, пенсионный фонд.
Также выписка бывает нужна в банковских кредитных учреждениях, для вступления в саморегулируемые организации, для участия в тендерах и торгах.
С первого взгляда может показаться, что копия и выписка – равнозначные документы. На самом деле это не так. Копия – это бумага, полностью идентичная оригиналу.
Выписка же – это лишь какая-то небольшая часть документа. Обычно в выписке из штатного расписания указываются сведения, касающиеся только отдельно взятой конкретной штатной единицы. И в нее никогда не входят данные из «шапки», т.е. регистрационный номер штатного расписания, дата его создания и период действия (это то, что нужно только для внутреннего использования). Также в нее практически никогда не включается информация из заключительного раздела, в том числе реквизиты компании и подписи ответственных сотрудников.
В некоторых случаях на предприятиях действительно установлено требование о написании заинтересованным сотрудником заявления на получение выписки. Это не обязательно, но если такое условие есть, его следует выполнить и, согласно стандартным правилам работы с различными заявлениями, оно должно быть рассмотрено представителем работодателя в течение трех дней с момента получения.
Как сделать выписку из штатного расписания в 2021 году и где скачать образец?
Нередко в организациях есть специальный бланк, применяемый для выписок из штатного расписания. При необходимости требуется всего лишь внести в него все нужные данные и заверить надлежащим образом. Такой порядок позволяет соблюсти интересы предприятия и заодно существенно упрощает работу кадровиков. Но если регламента выдачи выписки и стандартного формуляра нет, то выписку разрешается делать в произвольном виде.
Иногда выписки из штатного расписания могут включать в себя не одну, а несколько страниц. В этих случаях все они пронумеровываются, и скрепляются суровой нитью (не степлером!).
После этого на узелок приклеивается бумажный прямоугольник и на нем указывается, сколько листов содержит выписка, делается надпись о том, что «копия верна», ставится дата и подпись ответственного сотрудника.
Говоря о том, как сделать выписку из ШР, следует отметить, что составителю необходимо учесть нюансы составления рассматриваемого документа.
В составляемом акте прописываются реквизиты, присвоенные ШР. В наименование вносятся коррективы, заключающиеся во вставке перед названием акта слова «Выписка».
В акте указывается дата и номер, присвоенный оригинальному расписанию при составлении. Нельзя указывать дату составления акта и ее номер регистрации.
Лицо, занимающее руководящую должность в организации, не должен подписывать составленный акт. После составления акта, в конце, указывают фамилию и инициалы человека, поставившего подпись на ШР. Также указывается, какую должность он занимает.
Выдержка, сделанная из любого вида документации, по значению приравнена к копии. Для того, чтобы придать легальное значение, она заверяется при помощи соответствующей печати, также ставится отметка, свидетельствующая о заверке.
Правомочиями на запрос рассматриваемых актов из расписания обладают органы, выполняющие проверки. В этом случае документ оформляется в соответствие со всеми правилами. Согласно трудовому законодательству указывается, что каждый работник имеет возможность на получение выдержки. Для этого требуется направить запрос, оформленный в письменной форме.
Готовый документ должен в себе содержать информацию, касающуюся определенного работника, его должности и выплаты, которые причитаются. Сведения о других работниках не подлежат включению в рассматриваемый акт.
Связано это с законодательным запретом на передачу данных, относящихся к разряду персональных. Защита таких прав устанавливается в Трудовом кодексе.
Документ может направляться в структурные подразделения главным учреждением. Как правило, основная организация совершает действия, направленные на формирование и утверждение расписания. После этого процесса, выписки из акта направляются по подразделениям.
Скачать штатное расписание бесплатно в PDF, Word или Excel формате
Изготовленный акт имеет срок действия на протяжении одного года. По истечению указанного промежутка времени документ считается утратившим силу. Также устанавливается срок относительно хранения выписок в архивах предприятий.
Согласно локальным актам, документ подлежит хранению на протяжении пятилетнего периода.
Вверху документа прописывается название организации, выдавшей выдержку. Наименование указывается точное, исходя из того, как закреплено в документации уставной. Название можно указать кратное или полное.
Далее указывается заголовок составляемого акта «Выписка из штатного расписания». Обязательному указанию подлежит дата, когда составлен документ, также реквизиты приказа, посредством которого утверждено расписание.
Зачастую на предприятиях, где руководители имеют целью уменьшить оклад работникам, составляют расписание без указания данной величины. Стоит отметить, что подобное действие считается недопустимым. Указание на это имеется в Постановлении Госкомстата от 2004 гола. В документе прописано, что расписание должно содержать графу, где указаны тарифные ставки.
Однако в получении выписки помимо самого сотрудника могут быть заинтересованы и другие лица (в том числе, непосредственный руководитель фирмы) и другие уполномоченные на это контролирующие организации.
Поводы для запроса выписки из штатного расписания:
- для сотрудника:
- с целью предоставления информации в судебные инстанции для проведения разбирательств в случае незаконного сокращения или увольнения, а также решения иных трудовых разногласий.
- Для руководства:
- с целью принятия участия в торгах;
- для получения членства в саморегулируемой организации.
Выписка из штатного расписания является одной из составляющей целого пакета документов, который должен быть предоставлен организаций для рассмотрения этих вопросов.
- Прочие организации:
- Инспекция труда;
- Федеральная налоговая служба;
- Фонд социального страхования;
- Пенсионный фонд.
Указанные учреждения вправе запрашивать выписку при проведении как выездных, так и камеральных проверок.
Выписка из штатного расписания (образец)
Документ не имеет законодательно регламентированного варианта исполнения. Поэтому большинство организации используют рекомендованную Госкомстатом унифицированную форму Т-3.
В этом случае выписка также заполняется по этой форме, но информация вноситься только об одном сотруднике.
Чтобы документ имел юридическую силу, он должен удовлетворять следующим правилам:
- быть абсолютно идентичным оригиналу (штатному расписанию). Данный момент предельно важен, поскольку выписка вправе использоваться в качестве доказательства в судебных спорах, а также являться основой при расчете трудового стажа для начисления пенсии сотруднику.
- Каждый из листов документа должен быть заверен (пометка «Верно») исполнителем с указанием его фамилии, инициалов, занимаемой должности, после чего он ставит личную подпись и печать.
- Если выписка содержит несколько листов, то они оформляются в виде прошитого журнала с пронумерованными страницами.
Узел нити прошивки крепится к тыльной стороне документа наклеенным бумажным квадратом с надписью «Копия верна.
В журнале прошито и пронумеровано «___» страниц (или листов — на усмотрение)». Надпись заверяется подписью руководителя и печатью, которая должна быть расположена и на листе самого журнала, и на наклейке.
- Выписка имеет юридическую силу строго до момента окончания срока действия самого штатного расписания. Эта информация обязательно должна быть указана в реквизитах приказа о введении расписания.
Разберем пошагово, как составить штатное расписание на 2021 год. Реквизиты формы оформляем, как показано на примере.
Наименование организации должно полностью соответствовать тому, которое закреплено в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. Если есть сокращенное наименование, оно в бланке указывается в скобках, следом за полным.
С 1 января 2013 года коммерческие организации не обязаны оформлять кадровые документы по утвержденным формам, то есть могут использовать самостоятельно разработанные бланки документов.
Подробнее об этом см. в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения».
Однако унифицированная форма Т-3 — это достаточно удобный и привычный способ оформления штатной расстановки. Кроме того, штатное расписание образца формы Т-3 содержит все необходимые сведения, поэтому большинство работодателей продолжают использовать именно эту форму документа.
Напомним, штатное расписание — бланк унифицированной формы Т-3 — и порядок его заполнения утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Для того чтобы пользователи нашего сайта знали, как составить штатное расписание, образец документа представлен как в чистом виде (в этом разделе), так и в заполненном состоянии (в последнем разделе).
Составление штатного расписания может быть возложено на любого работника организации, при этом оно в обязательном порядке утверждается приказом (распоряжением) руководителя или иного уполномоченного лица. Если же в штатное расписание нужно вности правки, оформляется приказ о внесении изменений в штатное расписание. Порядок издания документов об утверждении штатного расписания должен закрепляться в учредительных документах.
О нюансах составления таких приказов читайте в материале «Приказы по основной деятельности — это какие приказы?».
При составлении штатного расписания впервые ему присваивается номер 1, а в дальнейшем применяется сквозная нумерация. В штатном расписании указывается дата составления, а также дата, с которой штатное расписание вводится в действие. Эти две даты могут различаться. В форме Т-3 предусмотрено указание периода действия штатного расписания, реквизитов приказа о его утверждении и количества штатных единиц.
Составляем штатное расписание на 2021 год: правила, образцы
Штатное расписание – обязательный документ, который должен быть у любого работодателя. Пример заполнения штатного расписания по форме Т-3 можно найти в интернете на многих бухгалтерско-юридических сайтах, однако образец с описанными выше ситуациями приводится достаточно редко. При подготовке штатного расписания формы Т-3, образец заполнения которого приведен в данной статье, может быть хорошим подспорьем как для опытного, так и для начинающего кадровика.
О том, как правильно организовать кадровый учет, читайте в статье «Кадровое делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции».
Разработать и оформить штатное расписание желательно в самом начале деятельности фирмы. Но если расписание забыли утвердить, сделать это разрешается в любой момент существования бизнеса и утверждать заново хоть каждый месяц. Или вносить необходимые изменения в уже действующий на основании специального приказа.
Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 утверждена унифицированная форма Т-3. Хотя с 2013 года это постановление утратило силу и все образцы из него перешли в разряд рекомендованных, а не обязательных, обычно ШР составляется на основе этой формы. Но компания вправе изменять эту форму, исходя из своих потребностей.
Какие сведения содержит и как оформляется штатное расписание, определено трудовым законодательством. Перечень обязательных сведений, которые включают в этот локальный акт, является небольшим:
- структурные подразделения;
- должности;
- сведения о количестве штатных единиц;
- должностные оклады;
- месячный фонд заработной платы.
Если компания решила разработать свою форму расписания, то штатное расписания 2021 года должно соответствовать требованиям части второй статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Этот внутренний акт организации всегда обезличен. В нем не указаны фамилии и имена лиц, занимающих те или иные должности. Значит, при приеме на работу и увольнении сотрудников образец ШР никак не изменяется. Но существует подчиненный ему документ: так называемая штатная расстановка. Ее утверждают на уровне структурных подразделений, и в ней разрешено указывать конкретных лиц. Никаких унифицированных форм и образцов для заполнения расстановки не существует, поэтому каждый руководитель вправе составлять (или не составлять) ее на свое усмотрение. Подробнее о том, как правильно составить штатное расписание для ООО и других организационных форм юрлиц и как ввести его в действие, расскажем на примерах.
Документ составляет любое должностное лицо организации, которому делегированы такие полномочия (руководитель, бухгалтер, специалист по кадрам). При его составлении обязательно опираться на нормы трудового законодательства и внутренние акты компании, например:
- устав;
- утвержденную структуру предприятия (при ее наличии);
- учетную политику;
- профессиональные стандарты;
- расчеты месячных должностных окладов;
- другие нормативно-правовые и нормативные технические документы.
Иногда перед составлением ШР оформляется другой кадровый нормативный акт — структура организации: схема всех подразделений, их взаимосвязь и подчиненность. Эта форма обязательной тоже не является, но на ее основе проще составить ШР.
Чтобы утвердить штатное расписание, издается приказ, который подписывает руководитель организации или другое уполномоченное лицо. Круглая печать на этом документе не ставится, даже если организация ее использует. Подписывает ШР тот, кто ее составил, а в верхнем грифе необходимо вписать реквизиты соответствующего приказа и заверить их подписью руководителя.
При определении профессий и должностей нельзя брать их наименования, что называется, «с потолка». Следует придерживаться названий, которые содержатся в квалификационных справочниках или утвержденных профстандартах. Более того, в отдельных случаях это является обязательным: в статье 57 ТК РФ определено, что если какие-либо должности, специальности либо профессии связаны с предоставлением компенсаций и льгот или наличием противопоказаний, то их наименования должны строго совпадать с наименованиями и требованиями из нормативных документов, т. е. профстандартов и справочников. Аналогичные требования предъявляются к специалистам, которые имеют льготу по досрочному выходу на пенсию. В этом случае стоит руководствоваться списками 1 и 2 производств, работ, профессий и показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение (постановление кабинета министров СССР от 26.01.1991 № 10 и постановление Совмина СССР от 22.08.1956 № 1173). Если пренебречь этими требованиями, то у работника, у которого в трудовой книжке указана фактически вымышленная профессия, возникнут проблемы при оформлении пенсии. А записи в трудовой делают только в соответствии со штатным расписанием и приказом о приеме на работу.
Другая сложность возникает, когда в форме ШР указывают не профессию или должность, а конкретный вид работы. Этот вопрос законодательно не урегулирован, но на практике работодатели часто вынуждены указывать вид работы, чтобы не получить проблем при подтверждении сокращения штата или численности работников. Это необходимо, когда в организации есть такие должности. В этом случае пользуйтесь Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20. В этом документе указано, что руководство организации вправе издать приказ (распоряжение) и в нем указать все дополнительные реквизиты, подлежащие внесению в форму Т-3. Если организация применяет только виды работ и численность работников небольшая, ШР разрешается не составлять.
Еще одна трудность, возникающая у кадровиков при составлении ШР по образцу формы Т-3, связана с внештатными сотрудниками: теми, кто сотрудничает с организацией на основании договоров гражданско-правового характера. На них, в силу статьи 11 ТК РФ, не распространяется действие ни трудового законодательства, ни других актов, содержащих нормы трудового права. Следовательно, и к ШР они никакого отношения не имеют, так как они исполняют разовые работы. На практике к внештатникам иногда относят работников, трудоустроенных на основании трудового договора и исполняющих конкретный вид работы. Если работодатель не издал приказ и не включил такую работу в ШР, возникает своеобразный казус: должности нет, а работник есть. Таких ситуаций желательно избегать.
ИП с наемными работниками вправе работать без ШР. Но если возникнет желание или необходимость утвердить этот документ, никаких особых требований по его составлению нет, образец штатного расписания ИП на 2021 год не отличается от аналогичного документа, утвержденного юрлицом. В нем указывают должности, их количество и положенный заработок. Заверяет документ своей личной подписью ИП.
Любое изменение штатного расписания происходит всегда на основании приказа. Такие поправки бывают связаны:
- с исключением вакантных мест в связи с организационными изменениями в работе компании;
- вводом новых штатных единиц при необходимости расширения бизнеса;
- сокращением штатных единиц, связанных с сокращением численности или штата;
- изменением окладов;
- переименованием подразделений, наименований структурных единиц и прочего.
Изменения разрешено внести в действующую форму ШР или просто утвердить новый документ на основании старого образца. В обоих случаях потребуются документальное оформление и сопутствующие документы. Кроме того, необходимо строго соблюдать требования законодательства. Например, при сокращении численности работников надо издать приказ об исключении из штатного расписания определенных должностей и о введении в действие нового расписания, соблюдая требования статьи 180 ТК РФ. Этой статьей определена обязанность работодателя предупредить о сокращении не менее чем за два месяца. Дата ввода в действие обновленного ШР с занятыми должностями — не ранее чем через два месяца после издания приказа о внесении изменений (например, дата издания приказа о внесении изменений — 15.11.2020, а изменения должны вводиться в действие не ранее 16.01.2021). Если изменения касаются вакантных мест, этот срок разрешено не выдерживать.
Аналогично, при изменении окладов необходимо соблюдать требования статьи 74 ТК РФ, согласно которой изменение условий трудового договора по инициативе работодателя допускается только в том случае, если оно является следствием изменения организационных или технологических условий труда. Об этом тоже необходимо уведомить всех работников, оклады которых должны измениться, не позднее чем за два месяца.
Когда необходима какая-либо часть информации, содержащейся в штатном расписании, ее предоставляют в виде отдельного документа — выписки. Ее форма может быть произвольной, но в ней должна содержаться таблица с графами, аналогичными указанным в штатном расписании.
Скачать актуальный для 2021 года образец выписки из штатного расписания.
В зависимости от лица, которое запрашивает сведения, и их полноты, выписки могут быть нескольких видов.
В этом документе указывают данные одного или нескольких работников. А также выписка из штатного расписания может содержать информацию о должностных окладах, либо предоставляться без них.
Даже заверенная копия одного или нескольких листов из штатного расписания не является выпиской из него. Это два разных документа. Выписка из штатного расписания оформляется по правилам документооборота, принятого на предприятии. В ней отражают:
- полное наименование компании, ИНН, ОГРН;
- название документа и дату его составления;
- номер и дату штатного расписания;
- реквизиты приказа, которым утверждено штатное расписание;
- дату начала действия актуальной редакции штатного расписания;
- запрашиваемую информацию (в виде таблицы);
- подпись составителя.
При наличии официальной печати ее также ставят на выписке.
Если выписка содержит информацию о должностных окладах работников, такой документ дополнительно подписывает главный бухгалтер.
Дополнительно можно указать срок действия этого документа. По умолчанию выписка из штатного расписания действительна в течение года с момента ее регистрации.
Например, по запросу из суда подготовлена выписка из штатного расписания. Но в организации, которая ее предоставила, запланированы изменения в структуре персонала (сокращение). Известна и дата начала действия нового документа. В таком случае составитель выписки может указать, что она действительна, например, до 1 октября.
Выписка также может содержать сведения из уже не действующего штатного расписания. Например, когда работнику необходимо подтвердить стаж работы в определенной должности для назначения пенсионного пособия. В этом случае указывают даты начала и окончания действия штатного расписания, из которого делают выписку.
Если в выписке из штатного расписания несколько листов, то ее составитель должен подписать каждый из них, а сам документ прошивается нитью с проставлением печати. Просто скрепить степлером или выдать несколько листов этого документа под скрепкой нельзя.
При наличии кадрового подразделения, подготовку документа поручают одному из ее сотрудников, отвечающему за ведение штатного расписания. Если в компании нет отдельной структуры, отвечающей за работу с кадрами, ее может оформить любой работник, который занимается кадровой документацией:
- бухгалтер;
- делопроизводитель;
- юрист;
- руководитель.
Этот сотрудник также подписывает выписку, как ее составитель. Своей подписью он подтверждает полноту и достоверность сведений в ней. Дополнительно свою подпись на документе может поставить и непосредственный руководитель исполнителя документа.
Штатное расписание на 2021 год
Директору ООО «Медстайл»
Протопопову Н. М.
Начальника цеха формовки
Епикурова К. С.
Заявление
Прошу предоставить мне выписки из действующего и архивных штатных расписаний, с указанием занимаемых мной должностей и окладов за период с 01.01.2007 по 01.06.2021. Документы необходимы мне для предоставления в Переславское районное отделение ПФР, для подтверждения стажа работы во вредных условиях.
15.06.2021 Епикуров
Генеральному директору ОАО «Престрой»
Микронову В. Г.
Юридический департамент
Служебная записка
26.06.2021 №12357
Для подготовки пакета документов в целях подачи тендерной заявки на строительство объекта недвижимости в 3-м микрорайоне необходимо предоставить выписку из действующего штатного расписания с указанием количества работников по следующим специальностям:
Открытое акционерное общество «Переяславльмаркет»
ИНН 12457548 ОГРН 1368752035479
Выписка № 12 от 29.06.2021
из штатного расписания
утвержденного приказом от 17.02.2021 № 68
действующего с 18.02.2021
срок действия до 01.09.2021
| Подразделение | Должность | Штатных единиц | Оклад | Надбавки | Итого |
| Служба безопасности | Охранник | 7 | 10 000 | 6 000 | 16 000 |
Подготовил: специалист кадровой службы Полуэктова П. С.
Начальник кадровой службы Мраков Р. Г.
Главный бухгалтер Ровнов Л. Д.
Выписка из штатного расписания дается по просьбе работника или требованию контролирующих органов. Понадобиться она может и для подтверждения возможности выполнения условий тендера или вступления в отраслевую СРО. Этот документ может содержать информацию как об одном сотруднике предприятия, так и о нескольких штатных единицах.
Выписка из штатного расписания требуется редко. Но в ряде случаев предоставление ее обязательно. Ее могут запросить в следующих ситуациях:
- в судебные органы при слушании дела, где необходима доказательная база, что конкретный гражданин трудоустроен;
- в ПФР при оформлении пенсии;
- в ФСС для расчета пособий;
- при вступлении в саморегулируемую организацию;
- для комиссии, чтобы доказать свое право участвовать в тендерных торгах;
- в банковские структуры при оформлении кредитной линии;
- в Налоговую службу или в Трудовую Инспекцию, в рамках рассмотрения дела о работе предприятия, начислении трудового стажа и пр.
Иногда выписку запрашивают не сами работники, а непосредственно контролирующие органы, если такие документы необходимы для проведения текущих проверок.
Чтобы сведения всегда соответствовали истине, их необходимо периодически обновлять, т.к. происходят изменения в штате сотрудников, в размере заработной платы и т.д.
Рассмотрим подробнее правила составления выписки из штатного расписания:
- В правом верхнем углу следует обозначить наименование организации, которая предоставляет документ (полное и краткое название).
- Затем необходимо прописать наименование документа, дату его составления. Также нужно проставить номер Приказа, которым на предприятии утверждалось штатное расписание.
- Следом требуется обозначить срок, в течение которого выписка будет действительна. В данном случае конечную дату будет лучше не писать, а лишь отметить дату, с которой документ вступает в силу.
Ряд граждан сталкиваются с ситуацией, когда в Отделе кадров составляют выписку, не указывая размер оклада. Однако такой документ не может иметь юридической силы. В данном утверждении следует отталкиваться от Постановления Госкомстата № 1 от 2004 г.
Основная часть выписки должна начинаться с предоставления информации о точном количестве лиц, состоящих в трудовых отношениях с данной фирмой. Затем составляется таблица.
Если исходить из формы Т-3, то она должна состоять из 10 столбцов. Но и количество их, и содержимое допускается изменять.
Затем по каждому отдельному работнику предоставляются следующие сведения:
- название отдела, где трудится сотрудник плюс код данного подразделения;
- занимаемая должность и присвоенная квалификация работника;
- общее количество сотрудников, которые числятся в штате организации, включая тех, кто работает по совместительству. Также следует указать вакансии, которые являются открытыми;
- размер должностных окладов, всех денежных доплат и премий для каждого работника ежемесячно.
Примерный образец выписки из штатного расписания выглядит следующим образом:
Главное отличие копии от выписки очень просто. Копия – это документ, который абсолютно идентичен оригинальному. Он повторяет его от начала и до конца. Выписка же содержит в себе лишь какую-то часть первоначального текста.
Если говорить о выписке применительно к штатному расписанию, то, как правило, этот документ содержит в себе сведения об одном лице (сотруднике).
В нее редко включают информацию о самом предприятии, где трудится данный работник и которая обычно содержится в «шапке» основного документа. Также в выписку не включают ту часть, которая содержит основные реквизиты предприятия и подписи ответственных лиц.
Писать или не писать заявление на предоставление выписки – это внутреннее дело каждой отдельной организации, которое зависит от собственного распорядка. Этот вопрос никак на законодательном уровне не регулируется.
Если все же работодатель требует от сотрудника составления заявления, то он обязан рассмотреть его в течение трех рабочих дней с момента получения. Указывать ли в заявлении с какой целью требуется выписка?
Иногда работодатели требуют обозначить, в какую структуру данный документ будет предоставляться. Это незаконно. Каждый работник обладает правом на получение любых сведений, которые касаются лично его самого. Т.е. выписку обязаны предоставить при любых обстоятельствах.
Если говорить о сроках, пока выписка считается действительной, то, обычно, они ограничиваются 1 годом (т.е. это время пока штатное расписание считается действительным).
Но правила предусматривают возможность их уменьшить. В таком случае ограничительный срок должен быть указан в самом документе.
Образец выписки из штатного расписания
Это документ, в котором подробно описана вся структура организации: подразделения, отделы и прикрепленные к ним должности.
Чаще всего расписание составляют еще до создания компании — это наглядный проект того, как будет организована работа, какие специалисты будут к ней привлечены и каковы будут их должностные обязанности.
В Трудовом кодексе нигде напрямую не сказано, что штатное расписание законодательно необходимо, однако в статье 15 оно упоминается как один из элементов понятия трудовых отношений: если работник трудоустроен на какую-либо должность, то должен существовать структурированный перечень всех должностей.
А в статье 57 ТК РФ говорится, что при заключении трудового договора обязательно нужно указывать функцию, которую будет исполнять специалист, «в соответствии со штатным расписанием».
Таким образом, штатное расписание обязательно.
- Плановые и внеплановые проверки. Во время визита в компанию инспекторы ГИТ обязательно потребуют все важнейшие нормативные акты. Могут проверить соответствие должностей в трудовых договорах сотрудников и в штатном расписании. Несовпадения будут квалифицированы как нарушения статьи 5.27 КоАП РФ и могут грозить юридическому лицу штрафом до 50 тысяч рублей. Штатку также обязательно запросят сотрудники ПФР, ФСС и налоговой инспекции.
- Сокращение численности или штата. Если работодателю однажды понадобится оптимизировать штат в связи со сложной ситуацией, он сможет сделать это законно только тогда, когда есть локальный акт, полностью описывающий структуру компании.
- Работа кадровой службы. Кадровые и HR-службы могут пользоваться документом, набирая новых сотрудников. Если в расписании есть какая-либо запланированная, но незанятая вакансия, то ее необходимо закрыть.
- Работа бухгалтерии. Так как в штатном расписании указаны должностные оклады, можно сразу увидеть, каков размер месячного фонда оплаты труда. Бухгалтер может также проконтролировать размеры окладов — не ниже ли они, чем МРОТ, и не различаются ли оклады на одинаковые должности.
- Стратегия и развитие. Руководитель может пользоваться штатным расписанием как стратегическим планом по расширению поля деятельности и масштабированию проектов.
Составить штатное расписание можно в любой момент работы компании. Для этого есть специально разработанная Росстатом форма № Т-3, однако с 2013 года она перестала быть строго обязательной — организации получили право разрабатывать бланки самостоятельно.
Однако рекомендуется скачать бланк штатного расписания и использовать его по крайней мере как основу, так как образец Росстата содержит все необходимые реквизиты.
Заполнить форму Т-3 может либо руководитель компании, либо сотрудник кадровой службы или бухгалтерии. Хранить и вести документ можно в электронном виде, однако рекомендуется иметь и бумажный вариант.
Когда штатное расписание спроектировано, нужно подсчитать количество штатных единиц (должностей) и суммарные оклады всех сотрудников — месячный зарплатный фонд.
Далее следует издать приказ об утверждении штатного расписания за подписью руководителя предприятия.
Т-3 — наиболее распространенная унифицированная форма штатки. Она рекомендованная, но не обязательная. Это значит, вы можете внести изменения и адаптировать ее под нужды своей компании. Далее рассмотрим заполнение на примере шаблона.
Выписка из штатного расписания образец бланк
Сюда записываются все должности в организации, начиная с руководителя, в строгом иерархическом порядке. Должности, относящиеся к одному структурному подразделению, должны быть указаны друг за другом.
- Наименование структурного подразделения — например, «администрация», «бухгалтерия», «отдел разработки», «отдел продаж», «технический отдел».
- Код подразделения: 01, 02, 03 и так далее. Все должности, находящиеся в ведении одного подразделения, должны быть пронумерованы одним кодом.
- Должность сотрудника. Здесь принципиально важна формулировка должности — она должна строго соответствовать Общероссийскому классификатору профессий и должностей. Если проигнорировать это требование, у сотрудника в дальнейшем возникнут проблемы с оформлением пенсии — «сгорит» стаж по профессии, оформленной безграмотно.
- Количество штатных единиц. Например, директор может быть один, а заместителей двое.
- Оклад сотрудника.
- Надбавка за ученую степень.
- Надбавка за усиленный режим работы.
- Надбавка за повышенную ответственность.
- Суммарный доход.
- Примечание — если есть надбавки, обязательно нужно их обосновать и сослаться на нормативный акт, их предусматривающий.
Как правило, штатное расписание выпускается на год и ежегодно продлевается. Однако внести в таблицу изменения можно в любой момент и по любой необходимости:
- сокращение численности работников или сокращение штата;
- набор новых сотрудников, создание новых вакансий;
- увеличение окладов, ввод надбавок;
- реорганизация предприятия, переименование, объединение или разъединение отделов и подразделений.
В этом случае необходимо издать приказ о происходящих изменениях и приказ об изменении штатного расписания.
Единственным документом, регламентирующим порядок выдачи выписок из штатного расписания, является Указ № 9779 Президиума Верховного Совета СССР от 4.08.1983 года «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан».
В полной мере считать постановление несуществующего уже государства нормативным актом не будет правильным, однако установленная им процедура выдачи трудовых документов по-прежнему является функциональной.
В соответствии с упомянутым Указом выписки из штатного расписания выдаются по письменному заявлению работника.
Обязательной для применения формы выписки из штатного расписания не существует. Ранее действовавшая форма Т-3, утвержденная Постановлением № 1 от 5 января 2004 года, потеряла свой обязательный статус, однако сохранила свою функциональность и продолжает повсеместно применяться.
Говоря о том, как сделать выписку из ШР, следует отметить, что составителю необходимо учесть нюансы составления рассматриваемого документа.
В составляемом акте прописываются реквизиты, присвоенные ШР. В наименование вносятся коррективы, заключающиеся во вставке перед названием акта слова «Выписка».
В акте указывается дата и номер, присвоенный оригинальному расписанию при составлении. Нельзя указывать дату составления акта и ее номер регистрации.
Выписка из любого документа, в том числе из ШР, может составляться разнообразными способами. Допустимо заполнить форму, разработанную для расписания. При этом заполнение происходит в краткой форме. Также имеется возможность снять копию с части расписания.
Согласно действующему ГОСТу, для заверки ксерокопии документации требуется проставить:
- надпись «Верна»;
- дата заверки документации;
- должность лица, уполномоченного на заверение бумаг, а также его роспись и расшифровку к ней.
Образец заверенной выписки из ШР
Когда в организации имеется печать, то допускается ее применение на документе. В акте, который запрошен работником, должна указываться информация, которая необходима человеку.
Если речь идет о участии в тендере или СРО, то требуется указать наиболее точно наименование должностей работников, которые будут принимать участие в данных работах. Также указывается количество работников, требующихся для выполнения поставленных задач.
Сведения, прописанные в выписке полностью должны соответствовать такой документации:
- приказ, согласно которому человек принят на работу;
- выдержка из трудовых книжек и прочее.
Название должностей во всех документах должно полностью совпадать. Кроме того, акт содержит все реквизиты, присвоенные штатному расписанию. В том числе не документе проставляется дата и регистрационный номер расписания.