Кадровое дело 2021

Это весь документооборот, связанный с персоналом организации: приемом, переводами, увольнением, оплатой труда, условиями работы, наказаниями и поощрениями и т.д.

Все эти процедуры должны быть четко регламентированы, а любое действие в отношении сотрудника – подкреплено основанием и документом. Документы нужно вовремя и по правилам оформлять, систематизировать и хранить. Это и есть кадровое делопроизводство.

Все зависит от масштабов организации. Вопросы кадрового делопроизводства можно возложить:

• на специально созданное подразделение компании (отдел кадров) или отдельного сотрудника;
• на одного или нескольких сотрудников в порядке доп.нагрузки. Как правило, в небольших организациях для этого привлекают секретарей, юристов и бухгалтеров.

  Почему кадровое делопроизводство не стоит взваливать на бухгалтера

• на специализированную компанию по договору аутсорсинга. Но аутсорсеру можно передать не все. Ведение трудовых книжек, например, нельзя поручить стороннему исполнителю. Эту обязанность руководитель должен возложить приказом или распоряжением на кого-то из «своих».

Другой вариант – оставить вопросы кадрового делопроизводства за руководителем – подходит только для очень небольших фирм.

Нет, не обязательно, но этот документ поможет обобщить в одном месте требования к работе с кадровыми бумагами в организации, закрепить их формы и учесть специфику бизнеса. С инструкцией персоналу будет проще и быстрее готовить документы, правильно их оформлять и контролировать исполнение.

Скачать образец Инструкции по кадровому делопроизводству

Штраф предусмотрен статьей 5.27 КоАП РФ. Это от 1000 до 5000 руб. на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 руб. на организацию. За повторное нарушение будет штраф 10-20 тысяч и 50-70 тысяч соответственно.

Обработка персональных данных без письменного согласия сотрудника карается штрафом по статье 13.11 КоАП РФ. Это 10-20 тысяч рублей для должностного лица и 15-75 тысяч для организации.

Чтобы кадровые документы всегда были в порядке, а проверки трудовой инспекции проходили гладко, отдайте кадровое делопроизводство на аутсорсинг в 1C-Wise-Advice. Оказание услуг по кадровому делопроизводству – наш профиль.

Предусмотрено три типа номенклатуры:

• типовая;
• примерная;
• индивидуальная.

Типовая номенклатура составляется для нескольких однотипных организаций. В примерной номенклатуре указывается примерный состав дел, которые могут в нее попасть. А индивидуальная номенклатура учитывает специфику деятельности конкретной организации и составляется под реальный документооборот.

Такая классификация применяется к номенклатуре государственных и муниципальных организаций, где она является обязательным инструментом в работе отдела кадров. Но кадровые работники частных компаний часто перенимают все наработки в делопроизводстве, которые уже унифицированы и проверены, в том числе и структуру номенклатуры.

Например, в отделе кадров используется такая форма номенклатуры:

Теперь подробнее о правилах заполнения такой формы.

Номенклатура дел отдела кадров на 2020 — 2021 годы — образец

Составление номенклатуры — это действие, которое сотрудник отдела кадров выполняет единожды. Впоследствии уже разработанная номенклатура уточняется либо в нее вносятся изменения. Но для этого изначально номенклатура должна быть разработана с учетом возможности внесения правок.

Поэтапно процесс разработки выглядит следующим образом:

• анализ массива документов, проходящих через отдел кадров;
• выделение групп документов, которые должны войти в номенклатуру;
• заполнение формы номенклатуры.

Разработкой номенклатуры обычно занимаются в конце года. Так, для 2021 года номенклатура разрабатывается в декабре 2020-го.

После того как сотрудник отдела кадров подготовил проект номенклатуры, он должен быть утвержден. Процесс согласования и утверждения зависит от типичной для компании схемы принятия локальных нормативных актов. Например, на проекте может понадобиться собрать визы начальника отдела кадров и специалиста из юридического отдела. И только после этого документ попадает на утверждение к руководителю компании.

Утверждение номенклатуры может быть связано не только с проставлением подписи руководителя на форме, но и с выдачей отдельного приказа. Чаще такой способ используют, если нужно утвердить сводную номенклатуру, вмещающую в себя номенклатуры всех структурных подразделений.

Эта процедура подразумевает, что изменения будут вноситься в актуальную номенклатуру на протяжении года, для которого она утверждена. Такая необходимость возникает, например, при появлении новой группы дел, которые ранее в номенклатуру не входили.

Процесс внесения изменений зависит от способа утверждения номенклатуры. В тех случаях, когда для вступления в силу достаточно подписи руководителя на форме номенклатуры, кадровые служащие еще при ее составлении оставляют несколько свободных строк, которые используются по мере появления новых групп дел.

Если же номенклатура утверждалась приказом, то внесение изменений происходит в той же форме, т. е. издается приказ, которым вносятся дополнительные группы дел под индексом, присвоенным в порядке валовой нумерации.

Заполнение графы «Количество дел» по окончании календарного года не считается внесением изменений. Просто соответственные цифры проставляются в этой графе ответственным сотрудником отдела кадров от руки.

Случается и наоборот: предусмотренная группа дел в течение года прекращает существование, когда необходимость в сборе и хранении документов отпадает на протяжении года. Но даже если в группе не оказывается ни одного дела, вычеркивать ее из номенклатуры не следует. Однако при утверждении номенклатуры на следующий год такая группа в номенклатуру уже не вносится.

Каждый год номенклатура дел пересматривается. Это необходимо, чтобы список дел всегда был актуальным. Сотрудником отдела кадров анализируется действующая номенклатура и направления документооборота, после чего в нее вносятся новые группы и удаляются более не используемые.

Изменяться могут и названия самих групп. Это может быть связано, например, с переименованием ведомства, с которым ведется переписка. Тогда такое изменение должно быть отображено и в номенклатуре.

И уже с учетом всех изменений номенклатура дел утверждается на новый календарный год. Опять же если для этого нужен отдельный приказ, то он издается в обязательном порядке.

Разработанная и утвержденная номенклатура дел в отделе кадров компании является признаком того, что документооборот был систематизирован, а сотрудники отдела имеют под рукой перечень документов, разбитых на группы для удобства хранения и работы с ними. Для разработки номенклатуры используются способы и методы, применяемые в архивном деле. Ежегодно номенклатура подлежит пересмотру и переутверждению, чтобы сохранялась актуальность в ведении дел. Используется номенклатура как для упрощения работы сотрудников самого структурного подразделения, так и для облегчения процедуры передачи дел на хранение в архивные учреждения.

Журнал для специалистов и руководителей кадровых служб, директоров и менеджеров по персоналу, кадровых работников государственных учреждений.

В каждом номере: практика применения трудового законодательства, обеспечение охраны труда, образцы документов, кадровый менеджмент, разрешение трудовых споров. Все направления работы с персоналом в одном журнале! Каждый материал «Кадрового дела» – готовое решение конкретной рабочей задачи. Советы подкреплены ссылками на законодательство, а также опытом лучших российских и западных кадровиков.

Каждый номер «Кадрового дела» читают более 120 000 специалистов.

Трудовое законодательство

Мы оперативно предоставляем информацию обо всех изменениях трудового законодательства с подробными разъяснениями первых лиц

Консультируем читателей по вопросам применения правовых норм на практике

Предлагаем пути разрешения спорных ситуаций, даем рекомендации по разрешению трудовых споров, в том числе в суде

Кадровое делопроизводство

Мы на примерах разбираем все нюансы документального оформления кадровых процедур

Даем пошаговые инструкции по заполнению унифицированных форм кадровых документов

Публикуем образцы документов, для которых нет утвержденных форм, разбираем типичные ошибки

Управление персоналом

Мы рассказываем о новых веяниях в кадровом менеджменте и свежих управленческих идеях

Вооружаем специалистов по персоналу эффективными методиками, проверенными на практике

Воодушевляем лучшим опытом HR-служб российских и зарубежных компаний

По окончании курса обучения «Кадровое дело» вы научитесь:

• Организовывать на предприятии любой формы собственности кадровый учёт с нуля. Полностью готовить пакет организационных документов на предприятии, необходимых по законодательству работодателю.
• Принимать работников на работу в штат, по совместительству, на полставки, по срочным договорам и в других сложных ситуациях не нарушая ТК РФ.
• Готовить все необходимые документы при изменении условий трудового договора со стороны работника или работодателя.
• Вносить записи о приёме, переводе и увольнении в трудовые книжки. Правильно исправлять и дополнять записи в трудовых книжках в соответствии с инструкцией по заполнению трудовых книжек.
• Отправлять сотрудников в отпуск, составлять график отпусков без нарушений законодательства и ущемления прав работника и работодателя. Нюансы работы с иностранными гражданами: как не попасть на штрафы.
• Грамотно проводить увольнение и сокращение работников в сложных ситуациях.

Продолжительность всего курса 21 академических часов

Слушателям предоставляется рассрочка до конца учебного процесса.

Во время обучения Вы можете получить бесплатные индивидуальные консультации по практическим вопросам кадрового учёта!

Все участники получат все необходимые методические материалы (учебник, диски с дополнительной информацией (инструкции, бланки, формы, шаблоны по порядку заполнения документов и т.д.) по курсу обучения.

Показать скрытое содержимое

1. Зачем нужны профессиональные стандарты.
   1. Уровни квалификации.
   2. Как внедрить профессиональный стандарт. Пошаговый алгоритм.
   3. Как подтвердить соответствие сотрудника профстандарту.
   4. Ответственность за нарушения в работе с профстандартами.
2. Защита персональных данных.
   1. Понятие персональных данных работника.
   2. Нормативная база для работы с персональными данными работников.
   3. Категории персональных данных работников и их обработка.
   4. Меры по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке.
   5. Виды информационных систем по обработке ПДР.
   6. Документы по защите персональных данных работника – порядок разработки, согласования, утверждения.
   7. Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работника.
   8. Плановые и внеплановые проверки.
3. Инструктажи по гражданской обороне.
4. Ведение документов воинского учета.
   1. Положение о воинском учете.
   2. Сведения о воинском учете в личной карточке.
5. Проведение специальной оценки условий труда.
   1. Организация проведения специальной оценки условий труда: в какой срок, как часто.
   2. Внеплановая спецоценка.
   3. Этапы спецоценки.
   4. Что будет, если не организовать проведение специальной оценки условий труда.
   5. Что дает компании проведение специальной оценки условий труда.
6. Рабочее время и время отдыха.
   1. Элементы рабочего времени.
   2. Длительность рабочего времени.
   3. Особенности сокращенного и неполного рабочего времени.
   4. Ненормированный график.
   5. Сменный график.
   6. Отдых работника: виды и их продолжительность.
7. Учет отработанного времени.
8. Работа в ночное время: как организовать и оплатить.
9. Оформляем прием на работу.
   1. Принимаем решение о приеме на работу.
   2. Технология оформления документов при приеме на работу (общие моменты).
   3. Принимаем и анализируем документы будущего работника.
   4. Заключаем трудовой договор с будущим работником и оформляем приказ.
10. Бланки трудовых книжек.
    1. Как оформить трудовую книжку при приеме на работу.
    2. Покупка бланков трудовых книжек и вкладышей в них.
    3. Записи в период работы сотрудника на предприятии.
    4. Вкладыш в трудовую книжку: правила выдачи и оформления.
    5. Учет и хранение бланков.
    6. Запись в Книгу по учету трудовых книжек.
11. Вносим в трудовую книжку изменения и исправления.
    1. Изменение реквизитов компании.
    2. Исправление ошибок при указании сведений о работе.
    3. Дубликат трудовой книжки.
12. Особенности приема отдельных категорий работников.
    1. Медицинский осмотр при приеме на работу.
    2. Принимаем на работу бывшего муниципального или госслужащего.
    3. Принимаем на работу генерального директора.
    4. Трудоустройство несовершеннолетних.
    5. Условия приема на работу иностранных граждан.
13. Оформляем на работу совместителя.
14. Заключаем с работником срочный трудовой договор.
15. Отличия гражданско-правового договора от трудового.
16. Устанавливаем работнику испытательный срок.
17. Материальная ответственность индивидуальная и коллективная.
18. Оплата временной нетрудоспособности, оформление пособий.
    1. Кто и когда получает пособие.
    2. Кто выплачивает пособие по временной нетрудоспособности.
    3. Порядок выдачи больничных листов.
    4. Если больничный потерян.
    5. Сроки, на которые выдается больничный лист.
    6. Как рассчитать пособие по временной нетрудоспособности.
    7. Сколько дней больничного оплачиваются.
    8. Сроки назначения и выплаты пособий.
    9. Налогообложение больничных.
19. Ежегодный отпуск.
20. График отпусков.
    1. Приказ на отпуск. Оплата отпуска.
    2. Заполнение личной карточки работника и табеля учета рабочего времени.
    3. Изменение графика отпусков.
    4. Если в период отпуска работник заболел.
    5. Разделение отпуска на части.
    6. Отпуск генеральному директору.

    записаться

    Подробную информацию по вопросам обучения Вы можете получить по телефонам:

    Кадровое делопроизводство можно рассматривать как процесс ведения документооборота, связанного с трудовыми отношениями, существующими в организации. Так, необходимо обеспечивать:

    • Правильное заполнение документов.
    • Удобное хранение.
    • Внесение необходимых исправлений.
    • Ведение номенклатуры документов.
    • Своевременное уничтожение.

    Основным нормативным актом, устанавливающим правила поведения в отношениях по поводу наемного труда, выступает Трудовой кодекс. С одной стороны, все кажется довольно простым – открыл, читай статью и выполняй, как в ней написано, но с другой – предусмотреть каждый нюанс в одном документе невозможно. Поэтому сам кодекс лишь устанавливает основные нормы, которые детально раскрываются в многочисленных подзаконных нормативных актах, принимаемых на разных уровнях власти. Вот здесь и возникают сложности, ведь нормативов настолько много, и они так часто изменяются, что следить за ними практически невозможно, если не заниматься этим профессионально. Наш сайт призван помочь разобраться в тонкостях трудового законодательства, найти решения для конкретных ситуаций, возникающих ежедневно в области кадрового учета, заключения, изменения и расторжения трудового договора, получения выплат и компенсаций. Мы хотим рассказать вам просто о сложных нюансах юридической практики. Почему это важно? Потому что по-настоящему верно выполнять закон можно, только если понимаешь его суть. Наша цель – разъяснить нормы трудового законодательства, дать наглядные примеры и представить способы решения вопросов, помочь найти образцы форм и документов, которые пригодятся в практике сотрудника отдела кадров, работодателя и работника.

    Наш проект рассчитан на различные категории пользователей:

    • индивидуальных предпринимателей, имеющих наемных работников и самостоятельно осуществляющих кадровый учет;
    • работодателей – администрации предприятий;
    • сотрудников кадровых органов на организациях и предприятиях всех форм собственности и организационно-правовых форм;
    • наемных работников.

    Практически каждый человек так или иначе сталкивается с наемным трудом на стороне работника или работодателя. Очень важно знать свои права и обязанности, чтобы не стать жертвой обмана со стороны недобросовестных лиц и уметь отстоять позицию, в том числе и в судебном процессе. Предупрежден – значит вооружен. А в случае с законодательством побеждает тот, кто лучше подготовился и проработал вопрос. Информация, которую можно найти на нашем сайте, поможет рассмотреть проблему с разных сторон, учесть рекомендации профессионалов, анализ судебной и правоприменительной практики.

    Курс повышения квалификации — 6500 рублей
    Повышение квалификации 40 часов — 7500 рублей

    Семинар можно просмотреть в онлайне, с возможностью задавать вопросы.

    Скидка 10% постоянным клиентам
    *20% за второго и более слушателей (скидки не суммируются)

    • Повышение квалификации по актуальному направлению
    • Признанный эксперт в сфере трудового законодательства осветит все нововведения
    • Доступ к записи семинара
    • Общение в кругу профессионалов во время обучения
    • Комфортные аудитории и вкусные кофе-брейки

    Эксперт по вопросам применения трудового законодательства и кадровому делопроизводству, аудитор (кадровое делопроизводство), специалист – практик по трудовым спорам (защита интересов работодателей и работников), консультант по вопросам безопасности, экономики и управления, бизнес-тренер.

    Кадровое делопроизводство с нуля

    Полный ПРАКТИЧЕСКИЙ курс СПЕЦИАЛИСТА ПО КАДРАМ, который наряду с изучением Трудового Законодательства включает в себя погружение в реальную работу кадровика.

    Вы вместе с преподавателем:

    • изучите алгоритм действий специалиста отдела кадров при работе с сотрудниками компании,
    • оформите реальные приказы, карточки, дела и всю документацию по приёму, перемещению, оформлению отпуска, командировки, поощрению/наказанию и увольнению сотрудника,
    • заполните трудовые книжки, поймете что такое Электронная трудовая книжка,
    • узнаете все актуальные изменения Трудового Законодательства.
      Выполнение практических заданий, прохождение тестов по каждой теме позволит сформировать необходимые навыки для осуществления успешной профессиональной деятельности сразу по окончании курса.
    • В обучение включены все базовые вопросы Кадрового делопроизводства.
    • Программа обучения состоит из: 15 очных занятий с преподавателем, 14 развернутых домашних заданий, постоянной практической работы с кадровыми документами.
    • Обучение проводит преподаватель-практик с более чем 15-летним опытом работы в должности начальник отдела кадров крупнейшего предприятия Дальнего Востока.
    • Структура обучения: 50% — теория, 50% — практика.
    • Каждый слушатель обеспечивается:
      — индивидуальной рабочей тетрадью с многочисленными примерами и упражнениями, позволяющими с первых же занятий приобретать практические навыки и усваивать необходимые знания,
      — домашними заданиями, которые будет проверять, оценивать и комментировать Ваш преподаватель
      — Трудовым Кодексом в последней редакции
    • — папкой для формирования Личного дела сотрудника
    • Работа в мини-группах. Максимальная численность группы до 10 человек гарантирует индивидуальную работу с каждым Слушателем.

    Раздел 1. Трудовое законодательство и нормативные акты регулирующие трудовые отношения

    • Федеральное и региональное законодательство о труде. Ведомственные нормативные акты
    • Локально-нормативные акты предприятий (Правила внутреннего трудового распорядка, положения о: заработной плате, структурных подразделениях, командировках, аттестации, коллективный договор и пр.)
    • Требования законодательства к локально-нормативным актам: разработка, утверждение, внесение изменений, отмена, замена новыми.

    Раздел 2. Делопроизводство

    • Требования законодательства к ведению делопроизводства.
    • Организация делопроизводства на предприятии.
    • Бланки документов, обязательные реквизиты документов, требования к оформлению документов. Придание документам юридической силы.
    • Штатное расписание: составление, утверждение, внесение изменений.
    • Базовый перечень документов кадровой службы. Система документов по кадровому делопроизводству предприятия. Формирование и ведение дел.
    • Конфиденциальное делопроизводство. Требования законодательства по защите персональных данных. Ответственность за нарушение законодательства при работе с персональными данными.

    Раздел 3. Архивное дело

    • Требования законодательства по обеспечению сохранности документов.
    • Построение системы хранения документов на предприятии.

    Раздел 4. Трудовая книжка

    • Требования законодательства к ведению трудовых книжек. Порядок учета, хранения и выдачи бланков трудовых книжек.
    • Порядок работы с трудовыми книжками: оформление трудовой книжки, внесение записей (о приеме, переводе, увольнении, поощрении, переименовании организации, о работе по совместительству, повышении квалификации), внесение исправлений в трудовую книжку, оформление вкладыша, дубликата, копии и выписки из трудовой книжки.
    • Электронная трудовая книжка.
    • Ответственность работодателя за утрату, порчу и задержку выдачи трудовой книжки.

    Раздел 5. Прием на работу

    • Перечень документов, необходимых для приема на работу сотрудника: обязательные и дополнительные.
    • Трудовой договор:ключевые и дополнительные условия заключения, срок трудового договора, правила оформления.
    • Отличие трудового договора от договора гражданского правого характера.
    • Документальное оформление приема на работу:заключение трудового договора, издание Приказа о приеме на работу, внесение записи в личную карточку формы Т-2, в трудовую книжку.
    • Особенности приема на работу отдельных категорий работников (несовершеннолетние, бывшие государственные служащие и другие категории).

    Раздел 6. Совмещение и совместительство

    • Понятие, отличия.
    • Особенности оформления документов, оплаты и предоставления гарантий.

    Раздел 7. Перевод и перемещение

    • Отличия перевода от перемещения.
    • Виды переводов, срок перевода.
    • Порядок документального оформления перевода работника на другую работу.
    • Документальное оформление перемещения.

    Раздел 8. Отпуск

    • Виды отпусков и их продолжительность. График отпусков.
    • Порядок оформления ежегодного основного и дополнительных оплачиваемых отпусков.
    • Порядок оформления отпусков по беременности и родам, по уходу за ребенком, отпусков без сохранения заработной платы.
    • Порядок расчета компенсации отпусков при увольнении работника.
    • Особенности предоставления отпусков отдельным категориям работников.

    Вне зависимости от правового статуса работодателя многие кадровые процедуры – обязательны. В нашем конструкторе документов вы найдете все необходимые кадровые процедуры. Среди самых распространенных: аттестация сотрудника, составление графика отпусков, разработка штатного расписания, оформление командировки и выплата премии.

    Список всех кадровых процедур:

    • составление штатного расписания;
    • проведение аттестации;
    • составление графика отпусков;
    • поручение дополнительной работы;
    • направление в командировку;
    • замена отпуска;
    • поощрение работника и мотивация;
    • привлечение сотрудника к сверхурочной работе;
    • внесение изменений в трудовой договор;
    • прием на работу;
    • предоставление работы на дому женщине, находящейся в отпуске по уходу за ребенком;
    • назначение лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

    Организация работы сотрудников компании осуществляется путем оформления локальных нормативных актов. У работодателя должны быть правила внутреннего трудового распорядка и положение о защите персональных данных. С помощью пошаговой инструкции по кадровому делопроизводству вы сможете составить все необходимые документы быстро и грамотно.

    Ведение личных дел сотрудников в частных компаниях рекомендуется, но не обязательно. Обязанность вести личные дела работников распространяется на служащих государственных организаций. В личное дело можно вносить: копии документов при приеме на работу, копии пенсионного страхового свидетельства, свидетельства о браке, свидетельства о рождение детей, документов об образовании и т.п.

    Вконтакте

    Facebook

    Twitter

    Google+

    Одноклассники
    
    

    Похожие записи:

    • Дарение дома и земли
    • Стандарты лечения сахарного диабета 2021
    • Размер е дв 2021 года инвалиды 3 группы