Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция по делопроизводству 2021 в библиотеке». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Некоторые упомянутые нами документы являются нормативными, то есть обязательными для всех, а некоторые являются методическими, носят рекомендательный характер. В статье мы не будем акцентировать особое внимание на том, что положения одного документа соблюдать нужно обязательно, а другого – нет. Ограничимся лишь основными соответствующими пометками. В делопроизводстве все взаимосвязано, и в конечном итоге выполнять только обязательные предписания не получится. Приведем пример: для обычной коммерческой организации обязательно выполнять только положения документов по архивному делу. ГОСТы, Примерная инструкция по делопроизводству и весь остальной пул документов носят рекомендательный или вовсе справочный характер. Однако невозможно правильно архивировать документы, игнорируя процессы документирования и документооборота. Для хранения нам нужно знать вид и разновидность документа (это документирование), а также вовремя получить его в архив (это документооборот). Вот и получается, что разделение на обязательные и необязательные регламентирующие документы в делопроизводстве – условное. Знать и выполнять приходится все.
Инструкция по ведению делопроизводства
- Деловое письмо в 2020 году: как создавать, согласовывать и хранить
- Как в 2020 году создавать, согласовывать и хранить документы: акт
- Как в 2020 году создавать, согласовывать и хранить документы: инструкция
- Как закрыть делопроизводственный год
Изначально планировалось ввести стандарт в действие 08.12.2016. Но Приказ Росстандарта № 435-ст от 25.05.2017 отсрочил внедрение на полтора года.
Стандарт распространяется на всю организационно-распорядительную документацию как в бумажной, так и в электронной форме, хотя и является добровольным к исполнению.
Ссылается новый государственный стандарт на два уже известных документа: ГОСТ «Делопроизводство и архивное дело» (Р 7.0.8 от 17.10.2013) и «Управление документами» (Р ИСО 15489-1).
Кроме непосредственно обновленных правил работы с документацией, он содержит приложения с формами бланков и схемами расположения реквизитов.
Новый стандарт устанавливает ряд новых требований к документообороту, отличающихся от тех, что были приведены в старом. К наиболее важным относятся:
- Правила создания и оформления документации. Здесь рассматривают такие вопросы, как шрифты и гарнитуры, абзацные отступы и интервалы, поля и форматирование.
- Инструкция по заверению копий документов. Обязательная надпись расширилась.
- Система оформления реквизитов. Изменились привычные, появились новые и исключены некоторые старые.
Почти весь документооборот теперь ведется на компьютере. Было решено, что правила их стилевого оформления необходимо зарегламентировать. Теперь допустимо печатать документ с двух сторон листа. Сейчас поля в документе по госту 2020 оформляют по новым правилам: следует проставить одинаковые размеры для левого поля лицевой страницы и правого оборотной (п. 3.2 ГОСТ).
Но новому регламенту отдается предпочтение свободно распространяемым бесплатным шрифтам размера 12–14. Ранее в ГОСТе в п. 3.3 были указаны конкретные шрифты: Times New Roman, Calibri, Arial, Verdana, но в редакции от 14.05.2018 наименования шрифтов убраны.
Уменьшать их разрешено в таблицах для экономии места. А интервал используют как полуторный, так и одинарный. Рекомендованный абзацный отступ — 1,25 см.
И последнее требование — к длине строки. При книжной ориентации она не превышает 7,5 см, при альбомной — 12 см (п. 3.5 ГОСТ).
Изменились правила заверения копий. Первая часть заверяющей надписи осталась прежней. Она состоит из слова «Верно», Ф.И.О., должности и подписи лица, уполномоченного на ее проставление, и даты.
Если копию предстоит передать в другую организацию, необходимо дать ссылку на подлинник. Необходимо написать, в какой организации он находится и в каком деле хранится. Последний обязательный реквизит — печать компании.
Еще одно важное новшество, включенные в новые требования к делопроизводству 2020, — отметка об электронной подписи. Во времена принятия предыдущего стандарта их еще не использовали. А теперь стоит запомнить состав такой отметки:
- надпись «Документ подписан электронной подписью»;
- номер сертификата ключа;
- Ф.И.О. его владельца;
- срок его действия.
Возможно присутствие герба Российской Федерации, эмблемы органа власти или эмблемы организации.
Отныне бумаги содержат наименование должности лица структурного подразделения автора документа. При необходимости в правом верхнем углу допускается присутствие ограничительного грифа. А вот идентификатора электронной копии в них больше нет.
Примечательное обновление: при оформлении графы «Адресат» инициалы теперь должны стоять строго после фамилии. То же самое применимо к отметке об утверждении. Но в подписи их по-прежнему размещают перед фамилией.
Принципы ведения делопроизводства утверждаются локальным нормативным актом предприятия: это может быть типовая инструкция по делопроизводству 2020, правила хранения документации и ведения архива, номенклатура дел предприятия. Утверждаются такие документы приказом руководителя.
Скачать образец положения о документообороте в организации 2020
Скачать образец оформления приказа по ГОСТу 2020
Скачать инструкцию по делопроизводству в ДОУ 2020 по новому ГОСТу
Скачать инструкцию по делопроизводству в школе 2020 год
Скачать образец инструкции по кадровому делопроизводству 2020 по новому ГОСТу
Скачать инструкцию по делопроизводству 2020 в муниципальных учреждениях
Скачать инструкцию по делопроизводству 2020 в государственных учреждениях
В соответствии с подпунктом 5 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ут. 4034), приказываю:
Утвердить прилагаемую Примерную инструкцию по делопроизводству в государственных организациях.
| Руководитель | А.Н. Артизов |
Зарегистрировано в Минюсте РФ 17 августа 2018 г.
Регистрационный № 51922
УТВЕРЖДЕНА
приказом Федерального
архивного агентства
от 11.04.2018 № 44
Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству
3.1. Локальные нормативные акты (далее — ЛНА) организации издаются в виде правил, положений, инструкций, регламентов, перечней, классификаторов и других видов документов. Рекомендуемый образец оформления ЛНА на примере положения о структурном подразделении (приложение № 1).
ЛНА приобретают юридическую силу после их утверждения распорядительным документом (приказом) или непосредственно руководителем организации иным уполномоченным им лицом.
Руководители структурных подразделений не вправе издавать ЛНА.
3.2. ЛНА могут быть:
постоянно действующими (без ограничения срока их применения);
временными (действующими в течение указанного в них срока или до наступления определенного события).
3.3. Основанием для издания ЛНА являются:
законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации (указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, акты федеральных органов исполнительной власти);
законодательные акты субъекта Российской Федерации, нормативные правовые акты органов государственной власти субъекта Российской Федерации;
ранее изданные в организации ЛНА и/или распорядительные документы.
3.4. ЛНА издаются в целях:
установления норм, требований, правил в отношении предмета нормативного регулирования, ранее не являвшемся предметом регулирования в организации;
изменения существующих норм, требований, правил, установленных ранее изданными нормативными документами;
отмены ранее установленных норм, требований, правил.
3.5. Предложение о разработке проекта ЛНА вносится руководителем структурного подразделения или иным должностным лицом.
3.6. ЛНА разрабатывается в случае, если:
имеется участок работы (вопросы деятельности), нуждающийся в нормативном регулировании;
требуется внесение значительного количества изменений в ранее принятый ЛНА;
выявлено несколько ЛНА, регулирующих смежные вопросы, которые целесообразно объединить в один документ.
Актуализация ранее принятых ЛНА. осуществляется через внесение в них изменений.
3.7. Предложение с обоснованием необходимости разработки нового ЛНА представляется руководителем структурного подразделения или иным уполномоченным должностным лицом руководителю организации в форме докладной (служебной) записки, в которой излагается:
вопрос, требующий решения, с изложением основных направлений, способов его решения;
прогноз последствий принятия нормативного документа; организационные, кадровые, финансовые, материально-технические и иные мероприятия, которые необходимо будет провести в связи с принятием нормативного документа;
перечень ранее изданных ЛНА, подлежащих отмене в связи с изданием нового нормативного документа;
предлагаемый срок для разработки проекта нормативного документа.
3.8. Согласование проектов ЛHA осуществляется в соответствии с пунктами 4.1 — 4.13 Примерной инструкции.
3.9. ЛНА утверждается приказом руководителя, если одновременно с утверждением нормативного документа необходимо принять меры организационного, финансового, технического, кадрового или иного характера и дать соответствующие поручения руководителям структурных подразделений или иным работникам организации, а также если необходимо внести изменения или признать утратившими силу ранее утвержденные ЛНА.
3.10. Изменения в ЛНА и отмена ЛНА оформляются приказом руководителя организации или иного должностного лица, принимавшего решение об утверждении ЛНА.
Изменения в ЛНА и отмена ЛНА, утвержденные непосредственно собственноручной подписью руководителя организации или иного уполномоченного им должностного лица в грифе утверждения, вносятся приказом, издаваемым руководителем организации или иным уполномоченным им должностным лицом.
3.11. В тексте приказа об утверждении, изменении или отмене ЛНА используются формулировки:
при утверждении нового ЛНА: «Утвердить (название ЛНА)» или «Утвердить (название ЛНА) и ввести в действие с (дата)». Например:
1. Утвердить Положение о локальных нормативных актах организации,
или:
1. Утвердить Штатное организации на 2018 год и ввести его в действие с 1 января 2018 г. (приложение).
при внесении изменений в ранее утвержденный ЛНА: «Внести изменения в (название ЛНА). Например:
1. Внести следующие изменения в Штатное расписание на 2018 год, утвержденное приказом ФБУ «Наименование организации» от 25 декабря 2017 г. № 345: …
при отмене ранее утвержденного ЛНА: «Признать утратившим силу (название ЛНА), утвержденное …». Например:
4. Признать утратившим силу Положение о ненормированном рабочем дне, утвержденное приказом ФБУ «Наименование организации» от 15 февраля 2015 г. № 22.
3.12. Основными реквизитами ЛНА являются: наименование организации, наименование вида документа и заголовок к тексту, составляющие одно целое, гриф утверждения, место издания документа.
Если проект ЛНА. является многостраничным и к нему оформляется титульный лист, указанные выше реквизиты размещаются на титульном листе.
3.13. Информация справочного характера (графики, схемы, таблицы, формы документов) оформляется в виде приложений к ЛНА.
На приложениях к ЛНА оформляется реквизит «отметка о приложении» в соответствии с пунктом 2.44 Примерной инструкции.
3.14. ЛНА вступает в силу в срок, указанный в приказе, которым утвержден ЛНА, или с даты утверждения ЛНА.
3.15. Распорядительные документы организации издаются в форме приказов и распоряжений. Рекомендуемые образцы оформления приказа и распоряжения (приложения № 2, 3).
5.1. Документооборот включает всю последовательность перемещений документов, а также операции, совершаемые с документами в процессе их создания и исполнения (получение, отправка, предварительное рассмотрение, регистрация, рассмотрение руководителем).
5.2. Цель организации документооборота — обеспечение своевременного принятия управленческих решений и их исполнения. Задача документооборота — организовать движение документов по наименее короткому пути с минимальными затратами труда и времени, в условиях электронного документооборота — обеспечить доступ к документам пользователям СЭД в соответствии с предоставленными им правами.
5.3. В условиях применения СЭД в организации используются электронные документы, а также электронные копии документов, полученные в результате сканирования документов на бумажном носителе. Документы организации, имеющие временные сроки хранения (до 10 лет включительно) могут создаваться, храниться и использоваться исключительно в форме электронных документов.
Перечень документов, создаваемых, хранимых и используемых исключительно в форме электронных документов, утверждается руководителем организации.
5.4. Организация движения документов в условиях электронного документооборота осуществляется в соответствии с регламентированными маршрутами, разрабатываемыми Службой делопроизводства. Маршруты движения организационно-распорядительных документов должны быть оптимальными по затратам времени, не должны допускать дублирующих операций и возвратных движений, не обусловленных деловой необходимостью.
5.5. Организация документооборота основывается на принципах: централизации операций по приему и отправке документов;
распределения документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);
организации предварительного рассмотрения входящих документов;
исключения возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;
однократности регистрации документов;
устранения необоснованных согласований проектов документов;
временной регламентации операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.
5.6. В документообороте организации выделяются документопотоки: входящие (поступающие) документы; исходящие (отправляемые) документы; внутренние документы. В составе входящих и исходящих документов выделяются:
документы органов государственной власти, органов местного самоуправления;
документы филиалов и территориально обособленных подразделений;
документы из государственных и негосударственных организаций;
запросы депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации, депутатов законодательных органов субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления;
обращения граждан;
документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран и другие группы документов.
5.7. Доставка и отправка документов в организации осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской и курьерской связи, нарочными и различными видами электросвязи (факсимильная, телеграфная, телефонная, электронная почта, система межведомственного электронного документооборота (МЭДО)12, СЭД).
5.8. В организацию доставляется корреспонденция в виде писем, почтовых карточек, бандеролей и пакетов, печатных изданий, телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов и электронных копий документов.
5.9. Прием документов осуществляется Службой делопроизводства. Документы, полученные работниками от других организаций, также передаются в Службу делопроизводства для регистрации и/или учета.
5.10. Все поступившие в организацию документы подлежат первичной обработке, включающей:
проверку правильности доставки документов;
проверку целостности упаковки (конвертов, пакетов);
вскрытие упаковки (за исключением конвертов, пакетов с пометкой «Лично» и графами ограничения доступа к документу);
проверку целостности входящих документов, включая приложения;
уничтожение конвертов, пакетов или упаковки;
проставление отметки о поступлении документа в организацию.
5.11. Ошибочно доставленные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю. Документы, поступившие в поврежденной упаковке, проверяются на целостность, в том числе на наличие механических повреждений.
Почтовые отправления, нестандартные по весу, размеру, форме, имеющие неровности по бокам, заклеенные липкой лентой, имеющие странный запах, цвет, предположительно имеющие вложения, не характерные для почтовых отправлений, не вскрываются. О получении подозрительного почтового отправления докладывается руководителю Службы делопроизводства и в службу безопасности (при ее наличии).
5.12. При поступлении входящего документа в поврежденной упаковке, повреждении документа, при отсутствии в конверте (пакете) документа, его части или приложений к нему, а также при отсутствии подписи на входящем документе составляется акт в двух экземплярах на бумажном носителе, подписываемый двумя работниками Службы делопроизводства.
Один экземпляр акта вместе с входящим документом и его приложениями передается на предварительное рассмотрение и регистрацию, второй экземпляр акта высылается отправителю.
5.13. Конверты, пакеты или упаковка сохраняются и прилагаются к входящим документам в случаях:
если только по ним можно установить отправителя или дату отправления;
если входящий документ поступил позже указанного в тексте документа срока исполнения или даты мероприятия;
при большом расхождении между датами подписания и получения документов.
После завершения работы с документом конверт вместе с документом помещается на хранение в дело.
6.1. Контроль исполнения документов (поручений) ведется в целях их своевременного и качественного исполнения.
6.2. Контроль исполнения документов (поручений) ведется:
руководителем или иным должностным лицом организации — исполнения документов (поручений) по существу;
Службой делопроизводства организации и ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях — сроков исполнения документов (поручений).
В Службе делопроизводства централизованному контролю подлежат зарегистрированные документы с отметкой о контроле («Контроль»), проставляемой в соответствии с пунктом 2.54 Примерной инструкции, а в структурных подразделениях организации — все зарегистрированные документы, требующие исполнения.
6.3. Распорядительные документы, протоколы заседаний (совещаний), содержащие поручения с конкретными сроками исполнения, ставятся на контроль по каждому поручению отдельно.
6.4. Контроль сроков исполнения документов (поручений) включает в себя:
постановку документов (поручений) на контроль;
проверку своевременности доведения документов (поручений) до исполнителей;
предварительную проверку и регулирование хода исполнения документов (поручений);
снятие с контроля документов (поручений);
учет, обобщение и анализ результатов хода исполнения документов (поручений);
информирование руководителей о ходе исполнения документов (поручений) и состоянии исполнительской дисциплины.
6.5. Сроки исполнения документов (поручений) исчисляются в календарных днях.
Если последний день срока исполнения документа (поручения) приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в ближайший следующий за ним рабочий день.
Дата исполнения документа (поручения) фиксируется в ЭРК СЭД или иной регистрационно-учетной форме, используемой для отслеживания сроков исполнения документа (поручения).
Сроки исполнения документов (поручений) устанавливаются руководителем, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством Российской Федерации.
6.6. Документы (поручения) подлежат исполнению в следующие сроки:
с конкретной датой исполнения — в указанный срок;
без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «весьма срочно» — в течение одного дня, «срочно» — в 3-дневный срок; «оперативно» — в 10-дневный срок; остальные — в срок не более 30 дней;
по парламентским запросам — не позднее чем через 15 дней со дня получения;
по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы (депутатскому запросу) не позднее чем через 30 дней со дня получения.
по межведомственным запросам о представлении документов и (или) информации в целях предоставления государственных и муниципальных услуг — 5 рабочих дней со дня получения запроса, если законодательством Российской Федерации не установлен иной срок;
по обращениям граждан — 30 дней со дня регистрации.
6.7. Приостановить исполнение контрольного документа (поручения), а также отменить его может руководитель, подписавший документ или давший поручение (указание).
6.8. В целях своевременного исполнения документов, поручений (указаний), поставленных на контроль, работник Службы делопроизводства, ответственный за ведение контроля исполнения документов, проверяет своевременность доведения документа (поручения) до исполнителя.
6.9. Если срок исполнения документа (поручения) превышает один месяц, в целях обеспечения своевременного исполнения документа (поручения) проводится предварительный контроль и напоминания исполнителям о приближении сроков исполнения документов (поручений).
6.10. Предварительный контроль осуществляется в следующем порядке:
документов (поручений) последующих лет — не реже одного раза в год;
документов (поручений) последующих месяцев текущего года — не реже одного раза в месяц;
документов (поручений) текущего месяца — за 5 дней до истечения срока исполнения.
6.11. Напоминание исполнителям о приближении сроков исполнения документов (поручений) может осуществляться в автоматическом режиме посредством СЭД.
Напоминания исполнителям, а также информация об исполнении документов (поручений), полученная от исполнителей, фиксируются в ЭРК СЭД или иных регистрационно-учетных формах, используемых для контроля исполнения документов (поручений).
6.12. При необходимости изменения срока исполнения документа (поручения) ответственный исполнитель обязан представить на имя руководителя, давшего поручение, обоснование (служебную записку) о продлении срока с указанием причин продления и даты исполнения.
Обоснование продления срока исполнения документа (поручения) должно быть направлено соответствующему руководителю не позднее, чем по истечении двух третьих срока исполнения документа (поручения).
Об изменении срока исполнения документа (поручения) ответственный исполнитель информирует Службу делопроизводства24.
6.13. Документ (поручение) считается исполненным, если приняты решения по поставленным вопросам, подготовлены соответствующие документы, направлена справка об исполнении в соответствующие органы власти (организации) или дан ответ по существу заинтересованным лицам.
Решение об исполнении документа (поручения) принимает руководитель, поставивший документ (поручение) на контроль, с обязательным информированием Службы делопроизводства организации.
На исполненном документе проставляется отметка о направлении документа в дело в соответствии с пунктом 2.55 Примерной инструкции, сведения ��б исполнении документа (поручения) вносятся в ЭРК СЭД или иную регистрационно-учетную форму, используемую для контроля исполнения.
9.1. Выдача дел, находящихся на хранении в Службе делопроизводства, структурных подразделениях организации работникам других подразделений для ознакомления и (или) для временного использования в работе производится по запросам, подписанным руководителем (заместителем руководителя) структурного подразделения, запрашивающего дело (документ) и с разрешения руководителя Службы делопроизводства или структурного подразделения, документы которого запрашиваются.
9.2. Дела, документы выдаются во временное пользование работникам организации на срок не более одного месяца.
Государственным органам (судебным, правоохранительным, органам государственного контроля и надзора) дела и отдельные документы выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя организации или иного уполномоченного им лица, по актам на срок не более шести месяцев.
При необходимости срок использования документов может быть продлен.
9.3. В письменном запросе работников организации о выдаче документов (дел) во временное пользование излагаются причины, по которым запрашивается дело (документ) и цель использования документов, находящихся на оперативном хранении.
9.4. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указываются индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для подписей в получении и приеме дела.
На место изъятого подлинника документа работник Службы делопроизводства или делопроизводитель подразделения вкладывает в дело лист-заместитель с указанием, когда, кому и на какой срок выдан документ и подписями в получении и приеме дела. При этом в дело помещается заверенная копия документа.
После решения вопроса, для рассмотрения которого дела (документы) изымались по запросам государственных органов, подлинники документов должны быть возвращены в организацию и помещены в дело.
9.5. Электронные документы, находящиеся на оперативном хранении в базах данных информационных систем, выдаются для использования в виде копий электронных документов в соответствии с пунктом 2.51 Примерной инструкции.
9.6. Порядок доступа работников организации к документам, размещаемым в СЭД или иной информационной системе, устанавливается локальными нормативными актами организации, определяющими порядок эксплуатации информационной системы, и в соответствии с персональными учетными записями работников в СЭД или иной информационной системе.
Работникам, не имеющим права доступа к соответствующей информационной системе, электронные документы выдаются в соответствии с пунктами 9.1 — 9.3 Примерной инструкции, на физически обособленном носителе, высылаются по электронному адресу работника, запрашивающего документ, или иным образом.
9.7. В Службе делопроизводства, структурном подразделении, выдавшем дело (документ) ведется учет выданных дел (документов) и контроль их своевременного возврата. Электронные дела (документы) возврату не подлежат.
9.8. Работники организации обязаны обеспечивать сохранность полученных во временное пользование документов (дел) на бумажном носителе и использовать полученную информацию в служебных целях в соответствии с требованиями локальных нормативных актов. Запрещается передача полученных документов или их копий работникам других подразделений или организаций.
9.9. Изъятие (выемка) документов, образовавшихся в деятельности организации, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации.
9.10. Изъятие (выемка) документов производится на основании письменного распоряжения (постановления) соответствующего органа власти с разрешения руководителя организации или иного уполномоченного им лица с извещением руководителя подразделения, документы которого изымаются.
9.11. Факт изъятия (выемки) документов фиксируется в протоколе (акте) изъятия (выемки) документов, который составляется не менее чем в двух экземплярах и подписывается уполномоченными представителями организации и соответствующего государственного органа. К протоколу (акту) прилагается опись (реестр) изъятых документов (дел).
9.12. При изъятии подлинников документов в дело помещается заверенная копия документа, на обороте которой указывается основание изъятия подлинника, срок возврата, дата и подпись работника, ответственного за формирование и/или хранение дела.
9.13. Подлинник документа, изъятый из дела на основе соответствующего решения, после рассмотрения и решения вопроса, возвращается в дело, при этом копия, помещенная в дело вместо подлинника, изымается.
Назначение такой инструкции — оптимизировать алгоритм работы с документами в организации, как бюджетной, так и коммерческой. Инструкция должна носить обязательный характер, быть согласованной со всеми заинтересованными лицами, а также не должна ухудшать положения персонала компании.
Создание документа осуществляется в несколько этапов:
- Подготовка к написанию текста, консультации с руководителями отделов, изучение методических материалов.
- Написание текста инструкции.
- Согласование с определенными работниками. Для этого используют специальный журнал ознакомления либо работники расписываются на подготовленном для этого бланке.
- Утверждение документа приказом руководства.
- Введение его в работу.
После издания приказа инструкция начинает действовать. Надо сказать, что все мероприятия для введения новой инструкции проводятся заранее, то есть до утверждения готовят новые бланки, настраивают программное обеспечение, обучают персонал работе по новым нормам. Если необходимо, то в должностные инструкции работников вносят все требуемые изменения.
Сотрудники до издания приказа должны в тестовом режиме работать с новыми формами, базами данных, СЭД и т.д. Руководители отделов должны получить электронные подписи. То есть к дате утверждения инструкции все должно быть готово.
Законодательно закрепленной формы такого приказа не существует, поэтому руководство организации может сформировать ее по своему усмотрению, используя выработанные практикой нормы.
Что нужно указать в приказе:
- Полное и краткое название компании.
- Наименование документа (приказ).
- Номер приказа.
- Место и дату составления приказа.
- Суть приказа («Об утверждении инструкции по делопроизводству»).
- Текст. Здесь нужно аргументировать необходимость составления и издания приказа. Указать на внедрение новой инструкции по делопроизводству, на то, кто должен ознакомить с ней необходимых работников, кто отвечает за контроль над исполнением приказа. Как правило, это сам руководитель компании, если она небольшая.
- Подписи упомянутых в приказе работников.
К приказу нужно приложить саму инструкцию. Ее нужно будет хранить вместе с ним.
Общество с ограниченной ответственностью «Юпитер» (ООО «Юпитер»)
Приказ № 45
г. Ижевск
«12» августа 2020 года
Об утверждении инструкции по делопроизводству
В целях организации работы по соблюдению порядка ведения делопроизводства в ООО «Юпитер» приказываю:
- Утвердить инструкцию по делопроизводству, прилагаемую к настоящему приказу.
- Руководителям структурных подразделений ознакомить всех сотрудников отделов с инструкцией по делопроизводству и обеспечить ведение делопроизводства в соответствии с ее нормами. Срок исполнения — до «19» августа 2020 года.
- Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
Приложение: инструкция по делопроизводству на 65 л. в 1 экз.
Генеральный директор Соколов / П. А. Соколов
Что такое делопроизводство и документооборот (2020)? Учебное пособие, равно как и современный экономический словарь, определяет документооборот как движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль. В свою очередь делопроизводство — это мероприятия по ведению, обновлению и контролю за документацией.
Поскольку значение информации в современном мире и бизнесе трудно переоценить, делопроизводству и документообороту организации отводится важная роль. Зачастую от четкости и ясности формулировок, скорости прохождения бумаг зависит правильность принятия решений и конечный результат.
Выделяют три вида документопотока:
- входящий (поступающий в организацию);
- исходящий (направленный из организации);
- внутренний (документация, создаваемая и используемая работниками в управленческом процессе).
аналогичных документов, доступных с полным текстом:
- Претензия на замену товара ненадлежащего качества или возврат денежных средств, уплаченных за товар (примерная форма)
Целью организации процесса в любом учреждении является содействие своевременному принятию решений управленческого характера и их исполнению. Задачей процесса является обеспечение движения документов по наиболее оптимальному для организации алгоритму при минимальных трудовых и временных затратах.
Что такое документооборот
Делопроизводством в учреждении занимается секретарь или делопроизводственная служба.
Он существует в следующих видах:
- общий — в части деятельности предприятия в целом;
- кадровый — в части движений по персоналу, осуществляется кадровой службой;
- секретный — в части бумаг конфиденциального характера по специальным установленным требованиям;
- электронный — в части передачи информации по автоматизированным системам.
Делопроизводство и документооборот 2020 (учебное пособие по оформлению можно найти в открытых источниках) предполагает, что оборот бумаг в организации начинается с их номенклатуры, то есть перечня всех существующих дел (бумаг одного вида или направления). Для ее формирования нужно установить перечень всех находящихся в наличии бумаг, объединить их по идентичным направлениям. Далее для каждого вида надо установить номер, то есть код, включающий ряд цифр или букв. Номенклатура призвана облегчить процесс архивирования и систематизации бумаг. Как правило, предоставляется в форме таблицы с графами, отражающими наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения.
В организации число дел и видов бумаг, находящихся в обороте, зависит от направлений и специфики деятельности, но есть общие для разных отраслей правила и виды:
- внутренние (те, которыми оперируют в пределах учреждения);
- входящие (присланные из внешних структур);
- исходящие (отправляемые во внешние структуры).
По общему правилу, они фиксируются в журналах регистрации (для каждого вида — свой) с указанием порядкового номера, даты, наименования, информации об отправителе.
Журнал нужно сшить и пронумеровать.
В целом число журналов в организации связано с ее потребностями и направлениями деятельности.
Бизнес: • Банки • Богатство и благосостояние • Коррупция • (Преступность) • Маркетинг • Менеджмент • Инвестиции • Ценные бумаги: • Управление • Открытые акционерные общества • Проекты • Документы • Ценные бумаги — контроль • Ценные бумаги — оценки • Облигации • Долги • Валюта • Недвижимость • (Аренда) • Профессии • Работа • Торговля • Услуги • Финансы • Страхование • Бюджет • Финансовые услуги • Кредиты • Компании • Государственные предприятия • Экономика • Макроэкономика • Микроэкономика • Налоги • Аудит
Промышленность: • Металлургия • Нефть • Сельское хозяйство • Энергетика
Строительство • Архитектура • Интерьер • Полы и перекрытия • Процесс строительства • Строительные материалы • Теплоизоляция • Экстерьер • Организация и управление производством
Бытовые услуги • Телекоммуникационные компании • Доставка готовых блюд • Организация и проведение праздников • Ремонт мобильных устройств • Ателье швейные • Химчистки одежды • Сервисные центры • Фотоуслуги • Праздничные агентства
Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству
Наряд-допуск на высотные работы
Характеристика на сотрудника с места работы: образец
Докладная записка (образец) на сотрудника
Журнал предрейсового медицинского осмотра водителей (образец)
Инструкция по делопроизводству в организации – это локальный нормативный акт, основная задача которого заключается в оптимизации работы с документами в пределах одного субъекта хозяйствования. Данная инструкция не входит в число обязательных документов, но ее оформляют практически в каждой организации. Государственные учреждения должны составлять инструкции по делопроизводству в обязательном порядке.
При составлении инструкции принимают во внимание специфику деятельности субъекта хозяйствования. В качестве основы используются примерные и типовые инструкции, межотраслевые нормативно-методические документы.
Инструкция: как правильно организовать документооборот в бюджетной организации
ПРИКАЗ
от 2 декабря 1998 г. N 590
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ «ИНСТРУКЦИИ ОБ УЧЕТЕ БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА»
1. Утвердить «Инструкцию об учете библиотечного фонда» (Приложение).
2. Управлению библиотек, науки и информатизации (Кузьмин Е.И.) направить «Инструкцию об учете библиотечного фонда» в территориальные органы управления культуры, федеральные библиотеки, высшие учебные заведения, готовящие библиотечные кадры, библиотечные техникумы и в Институт переподготовки работников искусства, культуры и туризма.
3. Контроль за выполнением приказа возложить на заместителя Министра Демина В.П.
Министр
В.К.ЕГОРОВ
Приложение
к Приказу Минкультуры РФ
от 2 декабря 1998 г.
N 590
Для целей настоящей Инструкции используются следующие понятия:
1.1. Архивный документ — документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества, а равно имеющий ценность для собственника.
1.2. Аудиовизуальный документ (АВД) — документ, содержащий изобразительную и/или звуковую и текстовую информацию, воспроизводимую с помощью технических средств.
1.3. Библиотечный фонд — упорядоченная совокупность документов, формируемая библиотекой для хранения и предоставления во временное пользование читателям и абонентам.
1.4. Балансовая стоимость фонда — стоимость библиотечного фонда, отражаемая в бухгалтерском учете.
1.5. Выбытие из фонда — движение фонда в связи с исключением, перестановкой в другие подразделения библиотеки и списанием документов из библиотеки.
1.6. Движение фонда — процесс поступления и выбытия документов, отражаемый в библиотечной учетной документации.
1.7. Единица учета фонда — унифицированная единица исчисления величины и движения фонда.
1.8. Единица хранения фонда — отдельный документ или их совокупность, учитываемые при хранении как элемент фонда.
1.9. Индивидуальный учет — регистрация в учетной форме каждого экземпляра документа или каждого названия документа, поступающего в фонд библиотеки или выбывающего из него.
1.10. Исключение документов из фонда — изъятие из библиотечного фонда и снятие с учета библиотеки непрофильных, дефектных, дублетных, ветхих, устаревших документов, а также утраченных по каким-либо причинам.
1.11. Книжный памятник — редкий или особо ценный документ, отличающийся выдающимися историческими, научными, художественно-эстетическими и полиграфическими достоинствами и отнесенный к фонду редких и ценных документов.
1.12. Переоценочный коэффициент — утвержденный Правительством Российской Федерации цифровой множитель, применяемый при расчетах стоимости библиотечных фондов.
1.13. Перестановка — передача документов в пределах действующих и резервных фондов одной библиотеки.
1.14. Поступление в фонд — пополнение фонда библиотеки в результате получения обязательного экземпляра, покупки, подписки, дарения, обмена или любого другого способа.
1.15. Проверка фонда — периодический переучет документов с целью подтверждения их наличия, а также установления их соответствия учетным документам.
1.16. Рыночная цена — цена, складывающаяся на рынке соответствующей продукции (книг, АВД, электронных изданий) с учетом экономической ситуации, тенденций спроса и предложения, конкуренции.
1.17. Система учета документов — организационно упорядоченная совокупность видов, методов и способов учета документов, дифференцированных в соответствии с их статусом.
1.18. Суммарный учет — регистрация в учетной форме всех видов документов партиями с целью получения точных сведений о величине, составе фонда библиотеки и происходящих в нем изменениях (поступлении, перемещении, выбытии).
1.19. Учет библиотечного фонда — комплекс операций, обеспечивающих фиксацию сведений о величине, составе и движении фонда по установленным правилам.
2.1. Учет библиотечного фонда отражает поступление документов в фонд, выбытие из фонда, величину всего библиотечного фонда, его подразделений и служит основой для государственного статистического учета, отчетности библиотеки, планирования ее деятельности, обеспечения сохранности фонда, контроля за наличием и движением документов.
2.2. К ведению учета предъявляются следующие требования:
— полнота и достоверность учетной информации;
— документированное оформление каждого поступления в фонд и выбытия из фонда;
— совместимость приемов и форм учета, их надежность в условиях применения традиционной и автоматизированной технологии;
— соответствие номенклатуры показателей учета библиотечного фонда аналогичным показателям государственной статистики.
2.3. Учет библиотечного фонда включает: прием документов, их маркировку, регистрацию при поступлении, перемещении, выбытии, а также проверку наличия документов в фонде.
2.4. Учетная информация, представленная как в традиционной, так и в компьютерной формах, имеет одинаковую юридическую силу.
На равных правах используются бланки учетных документов, изготовленные полиграфическими способами, и бланки, распечатанные с помощью компьютера. Они могут быть сформированы при помощи стандартных программных пакетов или индивидуальных программ, созданных для ведения учета фонда в конкретной библиотеке.
2.5. Унификация видов, способов и единиц учета документов в библиотеках обеспечивается соблюдением стандартов, относящихся к библиотечному делу, а также требований настоящей Инструкции, другими нормативными документами по библиотечному делу.
3.1. Система учета библиотечного фонда включает:
— внутрибиблиотечный учет всех подразделений библиотечного фонда;
— государственный статистический учет библиотечного фонда по форме «6-нк»;
— особый (специализированный) государственный учет отдельных категорий документов:
— книжных памятников;
— архивных документов, находящихся в фондах библиотек.
3.2. Федеральные и региональные библиотеки, формирующие национальный библиотечно-информационный фонд Российской Федерации на основе бесплатного обязательного экземпляра в соответствии с Законом Российской Федерации «Об обязательном экземпляре документов» (1994 г.), ведут учет этого фонда в соответствии с настоящей Инструкцией.
3.3. Учет особо ценных и редких изданий, отнесенных к книжным памятникам, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации об охране и использовании памятников истории и культуры, настоящей Инструкцией и нормативными документами о книжных памятниках Российской Федерации.
3.4. Учет архивных документов, которые постоянно хранятся в фондах библиотек и относятся к Архивному фонду Российской Федерации, регулируется «Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах», «Положением об Архивном фонде Российской Федерации» и настоящей Инструкцией.
Библиотеки, имеющие в своих фондах документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации, учитывают их в соответствии с «Положением об Архивном фонде Российской Федерации».
4.1. Объектами учета библиотечного фонда являются документы, поступающие в библиотеку и выбывающие из нее, независимо от вида документа и его материальной основы.
Примечание. Не подлежат учету и не включаются в фонд библиотеки материалы служебного назначения (программные продукты, являющиеся рабочим инструментом библиотечных работников и программистов, и материалы, приобретаемые для оформления библиотеки, других подсобных работ, не связанных с комплектованием библиотечного фонда).
4.2. В соответствии с ГОСТ 7.20-80 «СИБИД. Единицы учета фондов библиотек и органов научно-технической информации» и изменениям к нему (Изменение N 1-10 1984), величина и движение фонда измеряются в основных и дополнительных единицах.
4.2.1. Основные единицы учета поступлений и выбытия в библиотечном фонде:
1) название — каждое новое или повторное издание, другой документ, отличающиеся от остальных заглавием, выходными данными или другими элементами оформления;
2) экземпляр — каждая отдельная единица документа, включаемая в фонд или выбывающая из него.
Общая величина фонда и его подразделений учитывается в экземплярах; фонда, сформированного из поступлений после введения в действие ГОСТ 7.20-80 — в экземплярах и названиях.
4.2.2. Дополнительные единицы учета фонда:
1) годовой комплект — совокупность номеров (выпусков) периодических изданий за год, принимаемая за одну учетную единицу фонда;
2) метрополка — международная единица учета величины фонда, измеряемая как 1 м стеллажной полки, занятой изданиями или другими документами;
3) переплетная единица (подшивка) — совокупность номеров периодических изданий (документов), сшитых, переплетенных или скрепленных другим способом в одно целое и принимаемых за одну учетную единицу фонда.
4.3. Издания и неопубликованные документы
4.3.1. Основными единицами учета новых поступлений в фонд изданий и неопубликованных документов являются экземпляр и название.
4.3.2. Основными единицами учета журналов являются экземпляр (том, номер, выпуск) и название издания за все годы его поступления в фонд, независимо от изменения заглавия журнала и полноты комплекта.
4.3.3. Основными единицами учета газет являются годовой комплект и название газеты за все годы ее поступления в фонд, независимо от изменения заглавия газеты и полноты комплекта.
Единицами учета однодневных (разовых) газет служат экземпляр (номер, выпуск) и название газеты.
4.3.4. Единицами учета нотных изданий являются экземпляр и название. Отдельные партии (голоса), объединенные с партитурой (клавиром) в одном издании, а также партии, объединенные издательской папкой (обложкой), учитываются как один экземпляр и одно название. Отдельные партии (голоса) и партитура (клавир), изданные раздельно, учитываются как два экземпляра. Самостоятельные нотные издания, объединенные в одном переплете (конволюте), учитываются как отдельные экземпляры и отдельные названия.
4.4. Аудиовизуальные документы (АВД)
4.4.1. Основными единицами учета фонда АВД являются экземпляр и название. Экземпляром грампластинок и компакт-дисков считается диск; магнитных фонограмм — катушка, кассета; диафильмов — рулон; комплекта диапозитивов — комплект; кинофильмов — бобина; видеофильмов — кассета.
Величина фонда и поступления (выбытия) АВД учитываются в экземплярах и названиях.
4.4.2. Отдельно выпущенную грампластинку, компакт-диск учитывают как один диск и одно название. Комплект (альбом) грампластинок, компакт-дисков, объединенных общим названием, учитывают по количеству дисков и одному названию.
4.4.3. Магнитную фонограмму на одной катушке (кассете) учитывают как одну катушку (кассету) и одно название.
Магнитную фонограмму на нескольких катушках (кассетах), объединенных общим названием, учитывают по количеству катушек (кассет) и одному названию.
4.4.4. АВД, являющиеся приложением к другим видам документов, отдельному учету не подлежит.
Примечание. При затруднительных случаях определения основного носителя информации и приложения к нему за основной носитель, подлежащий учету, принимается текстовой документ.
6.1. Учет поступлений документов в фонд осуществляется дифференцированно, путем их подразделения на документы постоянного, длительного и временного хранения.
6.1.1. Учету для постоянного хранения с присвоением инвентарного номера подлежит один экземпляр отечественных документов, поступающих в библиотеки с функциями постоянного хранения бесплатного обязательного экземпляра, а также принимаемых на депозитарное хранение документов.
6.1.2. Учету для длительного хранения с присвоением инвентарного номера подлежат документы, предназначенные для удовлетворения текущего и прогнозируемого читательского спроса, независимо от вида документа, его объема, тематики и других формальных признаков.
6.1.3. Учету для временного хранения (без инвентарных номеров) подлежат документы, содержащие информацию краткосрочного значения, в связи с чем исключаются из фонда библиотеки через непродолжительный период времени (кроме пп.3.2, 3.3, 3.4).
6.2. Документы, включаемые в фонд библиотеки, маркируются. При этом могут быть использованы штемпели, книжные знаки, индивидуальные машиночитаемые штриховые коды. Основные требования, которые должны соблюдаться при маркировке документов: обозначение принадлежности, эстетика, долговечность маркировочного знака, сохранность текста или другой знаковой информации.
Примечание. Все виды документов, являющиеся приложением к основному носителю, маркируются, на них проставляются те же реквизиты, что и на основном документе.
8.1. Индивидуальный учет каждого экземпляра документа или каждого названия документа производится с помощью методов инвентаризации с присвоением документу инвентарного номера или регистрации документа без присвоения ему инвентарного номера. Индивидуальный номер закрепляется за документом на все время его нахождения в фонде библиотеки.
8.2. Формами индивидуального учета документов являются книжная (инвентарная книга), карточная (карточка учетного каталога), листовая (лист актового учета), регистрационная карточка на определенный вид издания (в том числе электронного или АВД).
При автоматизированной технологии создаются файлы, содержащие всю необходимую информацию для формирования любой из форм индивидуального учета.
8.3. Формы индивидуального учета документов в обязательном порядке должны содержать следующие показатели: дата записи, номер записи в «Книге суммарного учета библиотечного фонда», инвентарный номер, автор и заглавие, год издания, цена, отметка о проверке, номер акта выбытия.
В «Примечании» указывается наличие и вид приложения к основному документу.
8.3.1. Для особо ценных и редких изданий в «Примечании» указываются особенности экземпляра, определяющие его ценность (наличие уникального переплета, автографа, раскрашенных от руки иллюстраций и т.п.).
8.3.2. Индивидуальный учет изданий, неопубликованных документов, АВД, микроформ, электронных изданий осуществляется в отдельной для каждого вида форме индивидуального учета.
Учет CD-ROM, мультимедиа, дискет ведется в любой из форм индивидуального учета.
8.3.3. Индивидуальный учет программ для ЭВМ и баз данных ведется на регистрационных карточках или другой применяемой в библиотеке форме учета. В учетных документах отражаются следующие сведения:
— дата поступления;
— название программы ЭВМ или базы данных;
— наименование создателя (юридическое или физическое лицо);
— дата создания программы;
— цена приобретения;
— носитель информации (CD-ROM, мультимедиа, дискета).
2.1. В деятельности школы создается комплекс организационно распорядительных документов: приказы, положения, правила, инструкции, регламенты; протоколы заседаний (совещательных, координационных, экспертных и др. органов), акты, аналитические справки, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка и др. составляются и оформляются специальные документы, связанные с планированием образовательной деятельности и осуществлением хозяйственных мероприятий, ведением учебно-педагогического учета, организацией делопроизводства общеобразовательной организации, обеспечением бухгалтерского учета.
2.2. Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.
2.3. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа. Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа.
2.4. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.
3.1. Для реквизитов документов, создаваемых в общеобразовательной организации устанавливаются правила и требования в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016.
3.2. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
3.3. При подготовке и оформлении документов в школе используются следующие реквизиты:
- код формы документа;
- наименование школы;
- справочные данные о школе;
- наименование вида документа;
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- ссылка на регистрационный номер и дату документа;
- место составления (издания) документа;
- адресат;
- гриф утверждения документа;
- заголовок к тексту;
- текст документа;
- отметка о приложении;
- гриф согласования документа;
- виза;
- подпись;
- отметка об электронной подписи;
- печать;
- отметка об исполнителе;
- отметка о заверении копии;
- отметка о поступлении документа;
- резолюция.
4. Бланки документов
4.1. Документы, создаваемые в общеобразовательной организации, оформляются на бланках, изготовленных на стандартных листах бумаги форматов А4 (210×297 мм) и А5 (148×210 мм). Отдельные виды документов (таблицы, схемы, сметы) допускается оформлять с использованием формата АЗ (420×297мм). Документы, составляющие внутреннюю переписку, оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 (210×297 мм) без использования бланков.
4.2. Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:
- 20 мм — левое;
- 10 мм — правое;
- 20 мм — верхнее;
- 20 мм — нижнее.
4.3. Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.
4.4. Виды бланков документов применяемых в школе:
- общий бланк;
- бланк письма;
- бланк конкретного вида документа (бланк приказа, бланк распоряжения, бланк протокола и др.)
4.5. Образцы разработанных и применяемых в школе бланков подлежат включению в инструкцию по делопроизводству общеобразовательной организации в качестве приложений (приложение 3 на 3 листах).
Образец инструкции по делопроизводству
6.1. Правила — нормативный акт, определяющий порядок какого-либо вида деятельности, устанавливающий или запрещающий определенное поведение.
6.2. Положение — нормативный акт, детально регламентирующий правовой статус, порядок организации и процедуру какого-либо вида деятельности.
6.3. Инструкция — нормативный акт, издаваемый в целях разъяснения и определения порядка применения соответствующего нормативного акта либо с целью указания норм о способах выполнения определенных операций (действий).
6.4. Правила, положения, инструкции принимаются (в зависимости от вида документа) на Управляющем совете, заседаниях Профсоюзного комитета школы и утверждаются директором.
6.5. Порядок подготовки проектов правил, положения, инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов приказов общеобразовательной организации.
6.6. Текст проекта положения, правил, инструкции печатается на чистом листе бумаги формата А4.
6.7. Отличительными характеристиками текстов правил, положения, инструкции являются:
- точность применяемых формулировок без использования слов и понятий, имеющих множественный смысл;
- использование коротких предложений, общепринятых выражений и связок, при необходимости — предварительное определение используемых понятий, сокращений, аббревиатур;
- описание всех возможных вариантов событий и соответствующих им вариантов действий, т.е. полнота представления информации;
- структурированность текста с целью достижения наилучшей последовательности изложения материала;
- минимизация текста с помощью применения обобщений (обзоров предполагаемых действий) и применение перечислений (задач, этапов, условий и т.д.).
6.8. В зависимости от сложности и объема разрабатываемых правил, положения, инструкции — текст документа делится на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Нумерация производится арабскими цифрами.
7.1. Протокол — документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
7.2. Протокол заседания (совещания) — (далее — протокол) оформляется на чистом листе бумаги формата А4.
7.3. Реквизит — «текст документа». Реквизит состоит из двух частей: вводной и основной.
7.4. Во вводной части указываются инициалы, фамилии и должности председательствующего, секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание).
7.5. Вводная часть протокола заканчивается перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы формулируются с предлогом «О» («Об»), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.
7.6. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих рассматриваемым вопросам и их нумерации.
7.7. Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).
7.8. Протокол подписывается лицом, председательствовавшим на заседании (совещании), и секретарём заседания (совещания).
7.9. При отсутствии секретаря заседания, в том числе при проведении оперативных совещаний, допускается подписание протокола только председательствующим.
7.10. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее трех дней со дня заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются должностным лицом ответственным за подготовку.
7.11. Дата протокола должна соответствовать дню проведения совещания (заседания).
7.12. Копии протоколов рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки, который составляет секретарь заседания (совещания).
8.1. План — документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем, сроки, ответственных исполнителей.
8.2. План оформляется на листе бумаги формата А4 с использованием следующих реквизитов:
- наименование школы;
- гриф утверждения документа;
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- наименование вида документа;
- заголовок к тексту;
- текст документа;
- наименование должности;
- подпись.
8.3. Реквизит — «текст документа» оформляется в виде таблицы с графами:
- номер пункта плана;
- наименование мероприятия;
- срок исполнения;
- исполнитель;
- примечание.
9.1. Отчет — документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени, выполнении мероприятий, поручений, заданий, планов.
9.2. Отчеты, предоставляемые в органы государственной власти (в том числе в органы государственной статистики) и имеющие установленную правовыми актами государственных органов форму, создаются по установленной государственными органами форме и в определённом ими порядке.
9.3. Отчёты, предоставляемые сотрудниками школы в ходе внутреннего взаимодействия, создаются по правилам, установленным для создания служебных записок.
9.4. Отчеты оформляются на листе бумаги формата А4 с использованием следующих реквизитов:
- наименование школы;
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- наименование вида документа;
- заголовок к тексту;
- текст документа;
- отметка о приложении (при наличии);
- наименование должности;
- подпись.
9.5. В тексте отчёта в обязательном порядке должно содержаться указ на деятельность, мероприятие, выданное поручение, задание, пункт плана, подлежащий выполнению, и результат о выполнении, в том числе с указанием на соблюдение или нарушение исполнительской дисциплины, установленных сроков исполнения и надлежащее предоставление информации, необходимых материалов (проектов документов) соисполнителями (при участии нескольких исполнителей).
Приказ Минкультуры РФ от 02.12.98 N 590
Новая инструкция по делопроизводству 2021 должна содержать примеры использования этикетных фраз, употребляемых в обращении и в заключении. Включите в инструкцию примеры, которые приведены в новом ГОСТе как варианты возможных обращений к физическим и должностным лицам.
Действует новый национальный стандарт на оформление документов ГОСТ Р 7.0.97-2021. О публикованы Методические рекомендации по применению ГОСТа органами государственной власти и государственными организациями, а также организациями различных организационно-правовых форм и форм собственности.
1. Нормативно-правовая база организации делопроизводства в РФ. Новое в законодательстве. Приказ Росархива от 11 апреля 2021 г. №44 «Об утверждении примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях». Основные положения и требования, новшества Инструкции, обязательность использования. Требования ГОСТ Р 57551-2021 «Информация и документация. Оценка рисков для документных процессов и систем». ГОСТ Р 7.0.101-2021 Информация и документация. Система управления документами. Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления . ГОСТ Р ИСО 15489-1-2021 Управление документами (вступает в действие с 1 января 2021 года).
Что меняется в организации делопроизводства? Какие новшества несут принятые документы и для каких предприятий являются обязательными к исполнению? Как организовать работу службы ДОУ и построить правильный документооборот? Что нужно учесть в обязательном порядке и как расставить приоритеты в своей работе ?
В настоящее время нет специальных правил, которые бы регулировали внеплановые отпуска. Оформляться они должны по общему правилу. Поэтому, если работник, который может уйти отдыхать в любой момент, принесет заявление не в установленный срок, то работодатель нарушит требования законодательства. Хотя и не по своей вине.
Электронный документооборот с сотрудниками. Уже с 2021 года планируется разрешить персоналу направлять заявления работодателю в электронном виде. На сегодняшний день такая возможность дана лишь дистанционным сотрудникам (ст. 312.2 ТК РФ). Законопроект № 736455-7 предполагает внесение в Кодекс новых статей (15.1-15.3).
Этот же законопроект разрешает оформлять отпуска сотрудникам по их просьбе с перечислением отпускных вне установленных сроков. Так, если заявление от сотрудника поступило менее чем за 3 дня до его начала, то перечисление отпускных производится не позднее 3-х дней с момента его подачи.
Также ужесточились требования к СЭД:
- доступ к СЭД должен занимать не более 3-х секунд;
- доступ к регистрационной карточке должен быть не более 5 секунд;
- время простоя при сбоях и перезагрузке СЭД должен быть не более 30 минут.
В декабре 2021 года в Москве проходил семинар по делопроизводству «Современные технологии документационного обеспечения управления». На этом семинаре обсуждались актуальные вопросы делопроизводства:
- Проблемы электронного документооборота.
- Какой электронный документ приравнивается к бумажному.
- Какой должна быть правильная электронно-цифровая подпись.
- Какие изменения в делопроизводстве нас ждут в 2021-2021 годах.
Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в установленном порядке в информационных системах в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
Последующее утверждение единых форм бланков для каждого вида документа, основанных на регламенте ГОСТа позволит сэкономить время, существенно снизить трудозатраты и выделить только основную суть в обращении.
Инструкция по делопроизводству в школе
Правила, приведенные в обусловленном ГОСТе, ориентированы преимущественно на компании и носят рекомендательный характер, то есть контрагенты могут отступать от таковых, не боясь привлечения к ответственности.
Почти вся работа с документацией ведется на компьютере. Поэтому неудивительно, что правила их стилевого оформления решено зарегламентировать. Теперь допустимо печатать документ с двух сторон листа. Однако следует проставить одинаковые размеры для левого поля лицевой страницы и правого оборотной.
Если копию предстоит передать в другую организацию, необходимо дать ссылку на подлинник. Нужно написать, в какой организации он находится и в каком деле хранится. Последний обязательный реквизит 1 печать компании.
- Нормативные правовые акты
- Программы
- Инструкции
- Положения
- Методические рекомендации
- Документы по делопроизводству
- Документы Министерства здравоохранения
- Документы по регулированию государственных закупок
- Рекомендации
- Организация работы с семьями учащихся
- Уголовные и административно-правовые нормы противодействия коррупции.
- Соблюдение законодательства об охране труда в учреждениях общего среднего образования
- Совершенствование работы с населением как один из аспектов социальной политики государства
- Совершенствование финансово-хозяйственной деятельности
- Профильное обучение
Организация работы с документами на протяжении их жизненного цикла регулируют нормы и правила, которые устанавливают, во-первых, законодательство в сфере информации и документации, во-вторых, – локальные нормативные акты (далее – ЛНА) организации, которые разрабатывают в соответствии с действующим законодательством.
Наряду с инструкцией по делопроизводству в организациях могут разрабатывать и иные нормативные документы по делопроизводству: правила, положения, регламенты, порядки, которые регулируют работу с отдельными видами или комплексами документов (например, положение о внутренних нормативных документах организации, положение о ведении договорной работы и т.д.). Также разрабатывают ЛНА, которые регламентируют административные или бизнес-процессы (например, регламент контроля исполнения документов (поручений)). Кроме этого, работа в системе электронного документооборота (далее – СЭД) происходит в соответствии с инструкциями, которые разрабатывают поставщики программного обеспечения.
Основными НПА по делопроизводству, прямо предназначенными для разработки инструкций по делопроизводству, являются Примерная инструкция по делопроизводству и Правила делопроизводства 2021. Рассмотрим их подробнее.
Примерная инструкция по делопроизводству
Согласно п. 1.3 Примерной инструкции по делопроизводству, в этом документе установлены требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве государственных организаций.
Понятие «государственная организация» в российском законодательстве не определено. На практике так называют организации различных организационно-правовых форм, основной признак которых – государственная собственность на имущество организации.
В Схеме 2 приведем классификацию государственных организаций.
[attention type=yellow]
Примерная инструкция по делопроизводству разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами независимо от вида носителя (бумажного и электронного). Во всех разделах этого НПА отмечены особенности работы с документами в условиях СЭД.
[/attention]
Примерная инструкция по делопроизводству охватывает весь жизненный цикл документа в делопроизводстве: от подготовки проектов документов, включения их в документооборот организации и до систематизации документов в пределах документального фонда и организации их отбора для передачи в архив организации.
Примерная инструкция по делопроизводству устанавливает, что на ее основе в организации разрабатывают индивидуальную инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем.
Отмечено, что в целях организации работы с документами в филиалах организации и обособленных структурных подразделениях могут быть введены инструкции по организации работы с документами, дополняющие индивидуальную инструкцию по делопроизводству организации, но не противоречащие ей.
Основными НПА в сфере архивного дела и делопроизводства являются Правила 2015, Перечень 2007, Перечень 2010 и Примерное положение об ЭК. Рассмотрим их подробнее.
Правила 2015
На основании положений этого НПА организуют хранение документов в архивах организаций. Правила 2015 предназначены для государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, создающих архивы в целях хранения архивных документов, образовавшихся в процессе их деятельности.
Правила 2015 закрепляют понятие документального фонда как совокупности документов, образовавшихся в деятельности организации.
В документе отмечено особое значение номенклатуры дел организации: чтобы создать документальный фонд, следует составить номенклатуру дел, сформировать и оформить дела на основе законодательных и нормативных правовых актов России, перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения.
Правила 2015 также используют при разработке инструкции по делопроизводству организации. Именно этот документ содержит основные положения о номенклатуре дел организации и форму этого документа, а также формы других документов, создаваемых при подготовке дел к передаче в архив организации (описи дел, акты о выделении документов к уничтожению).
Перечень 2007, Перечень 2010 и Перечень 2021
Перечень 2007 устанавливает сроки хранения в зависимости от того, в деятельности какой организации они подлежат хранению. Сроки хранения документов дифференцированы по четырем звеньям (группам) организаций, исходя из установившегося порядка документирования научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности:
- в первом звене представлены организации, утверждающие или согласовывающие документы;
- во втором звене – организации – разработчики (авторы) документов, функциями которых является проведение научно-исследовательских, научно-технических, геолого-геодезических, производственно-технических, учетно-технических и учетно-регистрационных работ, разработка программных комплексов, проектов строительства объектов недвижимости, автоматизированных систем, земле- и лесоустроительных работ, выполнение экспертных, надзорных и контрольных функций в научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности;
- в третьем звене – организации-заказчики;
- в четвертом звене – эксплуатационные и иные хозяйствующие организации.
Если Перечень 2007 используют далеко не все организации, а лишь те, в деятельности которых образуются включенные в перечень научно-технические и производственные документы, то Перечень 2010 используют фактически все. Исключения составляют лишь те организации, которые используют так называемые ведомственные перечни документов, которые включают не только ведомственную (отраслевую) документацию, но и типовую управленческую документацию.