Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Обязательные локальные документы организации 2021». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Понятие о том, что такое локальные нормативные акты организации (ЛНА), дано в ст. 8 ТК РФ. Это документы, принимаемые работодателем, содержащие нормы трудового права, правила их реализации и регулирования трудовых отношений внутри предприятия. Основное требование к ЛНА — не ухудшать положение работников, закрепленное законодательством. Признаки локального нормативного акта:
- определяет выполнение федеральных законов в конкретной организации;
- действует между работниками и работодателем компании;
- применяется в отношении всех сотрудников;
- не рассчитан на разовое применение — используется периодически;
- улучшает положение сотрудников и расширяет базовый уровень гарантий по сравнению с действующими нормами;
- принимается с учетом мнения представительных органов работников.
Грамотно разработанные локальные акты помогают разрешить спорные ситуации.
Рекомендации от КонсультантПлюс (бесплатный доступ)
Путеводитель по кадровым вопросам. Порядок разработки и утверждения локальных нормативных актов организации
Какие локальные документы должны быть в организации
Законодательно утвержденного перечня локальных актов не существует. В Трудовом кодексе упоминаются отдельные ЛНА, их считают обязательными:
- правила внутреннего трудового распорядка — ст. 189 – 190 ТК РФ;
- по оплате труда и премированию — ст. 135 ТК РФ;
- график отпусков — ст. 123 ТК РФ, письмо Роструда №4414-6;
- установление порядка обработки персональных данных ст. 86, п. 8, ст. 87 ТК РФ;
- графики сменности, если они не являются приложением к коллективному договору — ст. 103 ТК РФ;
- штатное расписание — письмо Роструда № ПГ/4653-6-1.
Какие еще локальные акты упоминаются в ТК:
- правила и инструкции по охране труда — ст. 212 ТК РФ;
- о нормировании труда — ст. 159 ТК РФ;
- порядок аттестации — ст. 81 ТК РФ.
Помимо общих есть перечень обязательных ЛНА применительно к отраслям. Например, система оценочной деятельности в учреждениях образования. Ее обязательность определена законом об образовании в РФ. Каждое ОУ самостоятельно разрабатывает ее параметры, руководствуясь перечнем локальных актов, которые регламентируют ВСОКО:
- №273-ФЗ;
- федеральная программа «Развитие образования на 2016-2020 годы»;
- приказ Минобрнауки №462 от 14.06.2013;
- приказ Минобрнауки РФ №1324 от 10.12.2013.
- Кто разрабатывает. Специалистов, ответственных за разработку ЛНА, определяет и утверждает руководитель.
- Разработка. Пишется с нуля или за основу берется типовой документ, в который вносятся необходимые коррективы, соответствующие специфике конкретной организации.
- Согласование. Проект согласовывается с профильными подразделениями, юристами. Если требует коллективный договор — с профсоюзом. Отдельные документы требуют обязательного согласования с работниками — например, график отпусков. В процессе согласования в проект вносятся изменения, корректировки.
- Утверждение. Согласованный документ передается руководителю на подпись.
- Ознакомление. Утвержденный ЛНА передают сотрудникам для прочтения. Способ указания численности и перечня работников в локальных нормативных актах для ознакомления и подписи выбирают сами разработчики. Если сотрудников немного — в конце документа прикрепляется ознакомительный лист, если организация большая — оформляется отдельный журнал. С документами общего характера знакомят всех сотрудников, если ЛНА носит специализированный характер — тех, кто имеет непосредственное отношение к регламентируемой в документе деятельности.
Не все ЛНА требуют обязательного ознакомления. ТК говорит, что знакомить работников необходимо с теми нормативными документами, которые непосредственно связаны с трудовой деятельностью. Например, положение о командировке не подписывает человек, который никуда не ездит.
В письме Роструда №ПГ/4653-6-1 сказано, что штатное расписание относится к ЛНА, но не связано с деятельностью непосредственно. Таким образом, ознакомление работников с ним не обязательно.
Какие изменения необходимо внести в локальные акты в 2021 году
Обязанность разработки ЛНД лежит и на ООО, и на ИП. Ответственность за отсутствие документации регулирует п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ — нарушение законодательства и иных нормативных актов, в которых содержатся нормы трудового права. Если на предприятии нет положения о защите персональных данных, наступает ответственность вплоть до уголовной.
Есть категория работодателей, освобожденных от ведения ЛНА: физлица и владельцы микропредприятий. Последние включают условия, которые прописываются в ЛНА, в текст трудового договора. Они заключают типовые соглашения, форма которых утверждена правительством.
Оформление ЛНА условно делится на несколько этапов. Так, сначала акт разрабатывается. Затем директор фирмы утверждает его и вводит документ в действией. Также отдельным ЛНА может определяться четкий порядок введения такого акта.
После подписания работодателем документ начинает действовать. Кроме этого, здесь можно отметить конкретную дату, с наступлением которой начинается действие документа. Чтобы документ был принят, работодатель должен лично его подписать. Также имеется возможность издать соответствующий приказ, которым работодатель утвердит принятие ЛНА. В данном приказе указывается подробная информация об утвержденном акте.
Может показаться, что у руководителей есть полная свобода в формировании набора нормативных актов. Но это не так. Существуют обязательные ЛНА в организации, в 2021 году этот список не претерпел существенных изменений. В него входят:
- правила внутреннего распорядка (статья 189 ТК, часть 4);
- штатное расписание (статья 57 ТК, часть 2);
- положения, связанные с оплатой труда: о смене тарифных ставок, окладов и т.п. (статья 123 ТК, часть 4);
- правила охраны труда;
- акты о работе с персональными данными (статья 86 ТК, п. 8).
Напомним, что обязательно нужен и график отпусков.
|
Отдельный разговор — о приказах. Если они касаются отдельных работников, то не являются ЛНА, а если регулируют нормы трудового права, то являются. Например, приказ о премировании вахтера Петрова — это не локальный нормативный акт, а приказ в введении новых сеток премий — это ЛНА. |
Разрабатывать локальные нормативные акты могут специалисты разного профиля: экономисты, бухгалтеры, руководители подразделений, кадровики. Иногда над одним документом работают несколько человек. Все зависит от специфики документа.
Вне зависимости от деталей, существует общая схема создания ЛНА:
- Разработать.
- Оформить.
- Согласовать и утвердить.
- Ознакомить с документом работников.
Рассмотрим каждый этап подробнее.
Локальный нормативный акт – образец, бланк 2021 года
Готовый и оформленный документ проходит согласование у представителей структурных подразделений, к которым он имеет отношение. Если у согласователей есть замечания, они передают их разработчику в письменной форме. Если замечаний нет — ставят свою визу в отведенном для этого поле.
|
Согласно ТК, локальные нормативные акты следует согласовать с профсоюзом или другим органом представительства рабочих (статья 372 ТК). У профсоюза есть 5 дней с момента ознакомления, чтобы выдвинуть свои замечания и предложения. Но есть важный нюанс: согласовывать с профсоюзом обязательно лишь там, где этот орган есть. Если же нет, документ утверждает сам руководитель. Не надо создавать союз только ради локального документа. |
После согласования и утверждения издают приказ об утверждении ЛНА. О согласовании и утверждении на документе ставится виза
Статья 22 Трудового Кодекса требует, чтобы работники были ознакомлены под роспись с ЛНА, которые напрямую касаются их рабочей деятельности. Как правило, это происходит при трудоустройстве, но если человек уже трудится, и появился новый акт (например, об изменении окладов), надо снова пройти процедуру ознакомления.
Закон не устанавливает ее порядок. Действовать можно несколькими способами:
- Завести журнал ознакомления с ЛНА и собирать подписи сотрудников каждый раз, когда появляется новый акт.
- Приложить к нормативному акту лист ознакомления, на котором собирать подписи прочитавших документ.
- Сделать дополнение к трудовому договору, где вести список ЛНА, с которыми ознакомлен работник.
Локально нормативный акт — это, как правило, объект пристального внимания проверяющих органов. Особенно, если он входит в установленный законом перечень. Если какого-то из обязательных документов не окажется, может последовать наказание по статье 5.27 КоАП:
- Штраф 1000–5000 рублей — на руководителя или ответственное лицо.
- Штраф 30000–50000 рублей — на компанию.
Помимо проверки наличия органы надзора могут проконтролировать суть и выполнение ЛНА. Например, в части о защите персональных данных. Если найдут нарушения — может последовать административная, гражданско-правовая и даже уголовная ответственность.
Локальные нормативные акты имеют определенный порядок оформления, который устанавливается внутренним приказом руководителя. В разработке ЛНА могут принимать участие разные специалисты, включая руководителей профильных подразделений: вопросы оплаты труда курирует бухгалтер или экономист, правила внутреннего распорядка составляются при участии кадровика и пр.
После того как подробно прописаны все детали, документ должен быть согласован с другими структурными подразделениями. Свои замечания специалисты передают в письменной форме.
Новая статья ТК: локальные акты на микропредприятиях можно не разрабатывать!
Если в организации действует локальный акт, то с ним должен быть ознакомлен под роспись каждый сотрудник, который трудится здесь. Это можно делать несколькими способами:
- Непосредственно в самом нормативном акте. Для этих целей на последнем листе документа можно создать специальную таблицу, где будут проставляться фамилии работников, даты и личные подписи. Такого рода ознакомление вызывает наибольшую степень доверия у проверяющих и судебных органов, поскольку не позволяет администрации каким-либо образом изменить документ в одностороннем порядке, либо вообще заменить его на новую версию.
- Подписи проставляются на отдельном листе ознакомления работников. Такой лист можно прикладывать к каждому нормативному акту, либо заводить один единый для всех действующих документов в компании. В таком листе очень важную позицию занимает графа с указанием даты ознакомления, поскольку это в дальнейшем позволит соотнести факт ознакомления с действующей на тот момент редакцией документа. Фактически, подписи с каждого работника необходимо брать при каждом случае внесения изменений в локальный акт.
- Вместо листка ведется отдельный журнал ознакомления с локальными нормативными актами. Его листы необходимо прошить, пронумеровать, а записи вносить в каждую строчку без пропусков, либо производить сквозную нумерацию строк. Одна строка должна соответствовать ознакомлению с одним нормативным актом.
- Внесение в трудовое соглашение пункта о том, что при его подписании работником ознакомился с действующими нормативными актами. Особенностью указанного способа является то, что в организации не предусмотрены ни журналы для ознакомления с актами, ни опросные листы, ни другие способы. Работник в момент подписания соглашения и проставления отметки о получении его на руки, делает еще одну отметку о том, что с действующими локальными актами он ознакомлен. При инициации судебного разбирательства, суд признает данный способ правомочным и считает, что работник принял на себя обязательства, указанные в нормативных документах.
Для каждого локального нормативного акта необходимо соблюдать необходимую процедуру его ввода в действие, даже если он не относится к числу обязательных.
Проект локального акта обязательно нужно отправить в профсоюзный орган и произвести его согласование в установленном порядке. Профсоюз либо соглашается с проектом, либо оформляется протокол разногласий. В последнем случае между администрацией компании и представителями профсоюза должны проводиться переговоры.
Должностное лицо может утвердить локальный акт и в таком виде, однако в случае возникновения споров, профсоюз может оспорить его действие через суд. Если такого органа на предприятии нет, то данный шаг опускается.
Кроме этого необходимо учитывать, что должностное лицо, которое будет осуществлять ввод документа в действие, должно обладать на это необходимыми полномочиями. Последние определяются уставными документами.
Только после этого можно производить его ввод в действие, это выполняется один из способов:
- На самом документе проставляется специальная резолюцию «Утверждаю», после чего руководящее лицо ставит свою подпись. Если проект документа согласовывался с профсоюзом либо другими ответственными лицами, их подписи также должны стоять рядом.
- Издается отдельный приказ о введении в действие нормативного акта. В нем необходимо точно указать, на каких условиях и с какой даты начинает действовать документ. На обложке самого акта ставится резолюция «Утверждено», и указываются реквизиты приказа.
График отпусков должен быть утвержден не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ), то есть в 2000 году до 17 декабря. Государственные учреждения используют унифицированную форму графика Т-7, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
Издайте приказ о составлении графика и укажите в нем срок составления графика, поручения ответственным лицам и срок их исполнения.
При составлении графика отпусков обязательно учтите, что некоторые работники имеют право использовать отпуск в удобное для них время, в том числе до истечения шести месяцев непрерывной работы в вашей организации, или в иные периоды, установленные нормативными правовыми актами РФ (ч. 3 ст. 122, ч. 4 ст. 123 ТК РФ).
Включайте в график все работников, которые у вас есть на тот момент. Новичков, оформленных на работу после утверждения графика, включать в него постфактум не нужно. Их отпуска войдут в график на следующий, 2022 год. А в 2021 году отпуск таким сотрудникам предоставляйте на основании заявлений.
Внешних совместителей можно включить в график, если они успели предоставить справку или выписку из графика отпусков с основной работы. При этом укажите тот же период отпуска, что и на основной работе (ст. 286 ТК РФ).
В график должны быть отражены все дни основных и дополнительных отпусков. В этом году их нужно особенно внимательно посчитать, поскольку из-за пандемии кто-то свой отпуск многократно дробил, кто-то использовал авансом, кто-то, наоборот, использовал не все дни. О неиспользованных днях отпуска сделайте пометку в графе «Примечание», например: «5 календарных дней – перенос с прошлого года».
Если у вас есть профсоюз, направьте ему проект графика в течение 5 рабочих дней со дня составления (то есть до утверждения). Если профсоюз не согласен с проектом графика и подготовил предложения по его совершенствованию, можете принять их либо в течение 3 дней после получения этих предложений провести с профсоюзом дополнительные консультации для достижения взаимоприемлемого решения. При недостижении согласия оформляется протокол разногласий, после чего можно график все же утвердить. При этом профсоюз, в свою очередь, может обжаловать график в ГИТ или в суд, а также начать процедуру коллективного трудового спора (ст. 372 ТК РФ).
Предоставьте график отпусков руководителю кадровой службы для подписания и руководителю организации для утверждения. В графе формы Т-7 «Номер документа» укажите порядковый номер в соответствии с принятой в организации нумерацией для таких документов. Конкретную дату утверждения проставьте в графе «Дата составления».
Несмотря на отсутствие в законодательстве прямого требования об этом, утвержденный график отпусков доведите до сведения всех работников под подпись, в частности, заранее можно дополнить таблицу формы Т-7 графика графой 11 или завести отдельный журнал ознакомления с графиками отпусков.
Вносимые в график изменения должны быть оформлены приказом работодателя.
Проверить в большой организации все трудовые договоры в конце года, конечно, проблематично, поэтому можно взять за правило каждый год просматривать трудовые договоры, заключенные в текущем году. В первую очередь проверьте, на всех ли работников они оформлены, есть ли в договорах подписи, в том числе подписи, подтверждающие получение второго экземпляра договора.
Также проверьте, не указана ли у кого-то зарплата ниже МРОТ.
Убедитесь, что имеются все необходимые дополнительные соглашения к трудовым договорам, в частности с теми, кого перевели на удаленную работу, кому изменили режим рабочего времени.
Следующее, на что обратим внимание, – трудовые книжки. Напомним, что в силу ст. 66 ТК РФ работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого проработавшего у него свыше 5 дней, если работа у данного работодателя является для сотрудника основной. Значит, нужно проверить наличие записи о приеме на работу и ее правильность.
С начала 2021 года заводить трудовые книжки не придется, если человек принимается на работу впервые. Продолжать вести их нужно будет, только если работник написал соответствующее заявление или не написал ни заявление о выборе бумажной трудовой книжки, ни заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.
Прежде всего вам надо проверить сроки удостоверений о прохождении обязательного обучения, повышения квалификации и аттестации ответственных лиц и руководителей в области охраны труда, пожарной безопасности, электробезопасности и др. Как и остальные работники, при необходимости эти лица могут быть направлены на курсы повышения квалификации, профессиональную переподготовку по результатам аттестации или в случаях, установленных законодательством.
Составьте план обучения работников на следующий год. В плане определите перечень работников, подлежащих обучению, стоимость и место его проведения. В большинстве случаев обучение сейчас проходит и в новом году будет проходить дистанционно, выбор программ довольно большой, придется затратить время и на поиски наиболее качественных курсов.
До конца года, а точнее, до 31 декабря генпрокуратура формирует и размещает на своем сайте сводный план проведения плановых проверок. Чтобы узнать, попала ли ваша организация в план проверок, которые проводятся ГИТ, ФСС, ФНС, прокуратурой и иными контролирующими органами, зайдите на этот сайт либо на сайты самих органов.
В план проверок в 2021 году могут попасть работодатели с высоким, значительным, средним и умеренным риском.
К сведению: перечни работодателей, чья деятельность отнесена к имеющей значительный или высокий риск, размещены в открытом доступе на сайте Роструда.
Если вы попали в план проверки ГИТ, работы у вас прибавится. Напомним, что ГИТ обязаны контролировать:
-
исполнение работодателями законодательства о труде;
-
соблюдение процесса расследования и учета несчастных случаев на производстве;
-
расчет и выплату заработной платы, льгот, пособий, страховых взносов и т. п.
При проверке инспекторы затребуют:
-
организационно-распорядительные документы;
-
внутренние локальные акты в которых содержатся нормы трудового права;
-
документы, устанавливающие организационно-правовую форму, права и обязанности предприятий или предпринимателя;
-
трудовые договоры и допсоглашения к ним;
-
трудовые книжки;
-
приказы по личному составу, личные карточки;
-
документы, подтверждающие прохождение медосмотров, если этого требует работа на предприятии;
-
документы, подтверждающие расчет и выплату заработной платы, льгот, гарантий, компенсаций, пособий, взносов и т. п.
Для подготовки к проверке вы можете пройти самопроверку на сайте ГИТ.
Также в конце года подведите итоги:
-
по квотам рабочих мест для инвалидов;
-
по сдаче отчетности и форм в службу статистики (в соответствии с календарем, опубликованным на сайте Федеральной службы государственной статистики).
Если кадровик осуществляет воинский учет, придется проверить и документы воинского учета для военкомата (местной администрации).
Помимо отчетов, проверьте различные книги, журналы учета и регистрации, ведущиеся в отделе кадров. Если какой-либо из них подходит к завершению или в организации они ведутся по годам, необходимо завершить эти журналы и подготовить новые.
Как обычно, в конце года начинается работа с архивом кадровых документов. В частности, организуйте хранение отработанных документов за предыдущий год и уничтожение документов с устаревшими сроками хранения.
Если в организации нет номенклатуры дел – документа, представляющего собой систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения, – или она уже устарела, то составьте новую. Этот документ значительно облегчит подготовку дел к архивному хранению.
Если кому-то из сотрудников придется работать во время новогодних праздников, подготовьте заранее его письменное согласие на работу в праздники и приказ о привлечении к работе в эти дни.
Если в организации пропускной режим, составьте график дежурств и список привлекаемых работников и передайте его на проходную (охраннику или другому лицу).
* * *
Мы перечислили основные мероприятия в кадровом делопроизводстве в конце года. Понятно, что проверить всю кадровую документацию за короткий срок невозможно. В этом плане полезен кадровый аудит, который можно спокойно провести в любое время в течение года. Ну а если он не проводился, придется напряженно поработать. Особенно если ваша организация включена в план проверок на 2021 год. Впрочем, если подготовить четкий план действий и запастись спокойствием, решить все эти задачи будет не так уж сложно. У вас все получится!
Некоторые упомянутые нами документы являются нормативными, то есть обязательными для всех, а некоторые являются методическими, носят рекомендательный характер. В статье мы не будем акцентировать особое внимание на том, что положения одного документа соблюдать нужно обязательно, а другого – нет. Ограничимся лишь основными соответствующими пометками. В делопроизводстве все взаимосвязано, и в конечном итоге выполнять только обязательные предписания не получится. Приведем пример: для обычной коммерческой организации обязательно выполнять только положения документов по архивному делу. ГОСТы, Примерная инструкция по делопроизводству и весь остальной пул документов носят рекомендательный или вовсе справочный характер. Однако невозможно правильно архивировать документы, игнорируя процессы документирования и документооборота. Для хранения нам нужно знать вид и разновидность документа (это документирование), а также вовремя получить его в архив (это документооборот). Вот и получается, что разделение на обязательные и необязательные регламентирующие документы в делопроизводстве – условное. Знать и выполнять приходится все.
Понятие о том, что такое локальные нормативные акты организации (ЛНА), дано в ст. 8 ТК РФ. Это документы, принимаемые работодателем, содержащие нормы трудового права, правила их реализации и регулирования трудовых отношений внутри предприятия. Основное требование к ЛНА — не ухудшать положение работников, закрепленное законодательством. Признаки локального нормативного акта:
- определяет выполнение федеральных законов в конкретной организации;
- действует между работниками и работодателем компании;
- применяется в отношении всех сотрудников;
- не рассчитан на разовое применение — используется периодически;
- улучшает положение сотрудников и расширяет базовый уровень гарантий по сравнению с действующими нормами;
- принимается с учетом мнения представительных органов работников.
Грамотно разработанные локальные акты помогают разрешить спорные ситуации.
Законодательно утвержденного перечня локальных актов не существует. В Трудовом кодексе упоминаются отдельные ЛНА, их считают обязательными:
- правила внутреннего трудового распорядка — ст. 189 – 190 ТК РФ;
- по оплате труда и премированию — ст. 135 ТК РФ;
- график отпусков — ст. 123 ТК РФ, письмо Роструда №4414-6;
- установление порядка обработки персональных данных ст. 86, п. 8, ст. 87 ТК РФ;
- графики сменности, если они не являются приложением к коллективному договору — ст. 103 ТК РФ;
- штатное расписание — письмо Роструда № ПГ/4653-6-1.
Какие еще локальные акты упоминаются в ТК:
- правила и инструкции по охране труда — ст. 212 ТК РФ;
- о нормировании труда — ст. 159 ТК РФ;
- порядок аттестации — ст. 81 ТК РФ.
ВАЖНО!
Локальные нормативные акты утверждают, когда возникает необходимость урегулировать ситуацию, возникшую в результате деятельности компании. Такие ЛНА не обязательны — их разрабатывают по желанию, если ситуация типовая для конкретной деятельности ООО или ИП.
Помимо общих есть перечень обязательных ЛНА применительно к отраслям. Например, система оценочной деятельности в учреждениях образования. Ее обязательность определена законом об образовании в РФ. Каждое ОУ самостоятельно разрабатывает ее параметры, руководствуясь перечнем локальных актов, которые регламентируют ВСОКО:
- №273-ФЗ;
- федеральная программа «Развитие образования на 2016-2020 годы»;
- приказ Минобрнауки №462 от 14.06.2013;
- приказ Минобрнауки РФ №1324 от 10.12.2013.
- Кто разрабатывает. Специалистов, ответственных за разработку ЛНА, определяет и утверждает руководитель.
- Разработка. Пишется с нуля или за основу берется типовой документ, в который вносятся необходимые коррективы, соответствующие специфике конкретной организации.
- Согласование. Проект согласовывается с профильными подразделениями, юристами. Если требует коллективный договор — с профсоюзом. Отдельные документы требуют обязательного согласования с работниками — например, график отпусков. В процессе согласования в проект вносятся изменения, корректировки.
- Утверждение. Согласованный документ передается руководителю на подпись.
- Ознакомление. Утвержденный ЛНА передают сотрудникам для прочтения. Способ указания численности и перечня работников в локальных нормативных актах для ознакомления и подписи выбирают сами разработчики. Если сотрудников немного — в конце документа прикрепляется ознакомительный лист, если организация большая — оформляется отдельный журнал. С документами общего характера знакомят всех сотрудников, если ЛНА носит специализированный характер — тех, кто имеет непосредственное отношение к регламентируемой в документе деятельности.
Не все ЛНА требуют обязательного ознакомления. говорит, что знакомить работников необходимо с теми нормативными документами, которые непосредственно связаны с трудовой деятельностью. Например, положение о командировке не подписывает человек, который никуда не ездит.
В письме Роструда №ПГ/4653-6-1 сказано, что штатное расписание относится к ЛНА, но не связано с деятельностью непосредственно. Таким образом, ознакомление работников с ним не обязательно.
ВАЖНО!
Некоторые особенности ознакомления с нормативными документами предприятия устанавливаются в коллективном договоре или других ЛНА.
Обязанность разработки ЛНД лежит и на ООО, и на ИП. Ответственность за отсутствие документации регулирует п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ — нарушение законодательства и иных нормативных актов, в которых содержатся нормы трудового права. Если на предприятии нет положения о защите персональных данных, наступает ответственность вплоть до уголовной.
Есть категория работодателей, освобожденных от ведения ЛНА: физлица и владельцы микропредприятий. Последние включают условия, которые прописываются в ЛНА, в текст трудового договора. Они заключают типовые соглашения, форма которых утверждена правительством.
Работодатель обязан освобождать работника на один рабочий день один раз в три года с сохранением места работы (должности) и среднего заработка для прохождения диспансеризации в порядке, предусмотренном законодательством в сфере охраны здоровья (ст. 185.1 Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ).
Соответственно, работодатель обязан определить процедуру освобождения от работы, процедуру предоставления работником справки медицинских организаций, подтверждающей прохождение им диспансеризации в день (дни) освобождения от работы, возможность предоставления дополнительного дня для диспансеризации и иные аспекты диспансеризации, существующие на данном предприятии.
В комплекте документов по охране труда можно выделить 4 части:
- внешние документы, которые содержат правила эксплуатации приборов и оборудования, требования безопасности при использовании инструментов, сведения о степени опасности тех или иных материалов, сертификаты соответствия;
- документация управления организацией;
- документы подразделений;
- документы на рабочих местах.
В перечень необходимых документов по охране труда в организации входят:
- Приказы:
- об организации работы по охране труда и обеспечению безопасных условий работы;
- о создании службы или отдела по охране труда (актуально в организациях, в которых более 50 сотрудников);
- о создании комиссии по охране труда;
- о назначении сотрудников ответственными за безопасность при эксплуатации различных установок и оборудования;
- о назначении ответственных за проведение работ повышенной опасности (отдельными приказами назначаются ответственные за электрохозяйство, газовое хозяйство, пожарную безопасность, техническую эксплуатацию зданий и сооружений);
- о разработке инструкций по охране труда с указанием ответственных;
- об утверждении инструкций по охране труда;
- о продлении срока действия инструкций или пересмотре и внесении в них изменений;
- об утверждении инструкций о мерах пожарной безопасности и поведения при пожаре;
- о порядке присвоения I группы по электробезопасности неэлектротехническому персоналу;
- о назначении комиссии по СОУТ;
- о проведении обучения и проверки знаний по охране труда работников организации;
- о создании комиссии по проверке знаний требований охраны труда и безопасных методов работы.
- Перечни:
- действующих инструкций по охране труда (по видам деятельности);
- должностей и профессий сотрудников, которые освобождены от инструктажа на рабочем месте;
- должностей и профессий сотрудников, которым необходимо присвоить I группу по электробезопасности;
- должностей и профессий работников, которым необходима группа по электробезопасности (от II и выше);
- работ повышенной опасности;
- рабочих мест с вредными и (или) опасными условиями труда;
- профессий и должностей сотрудников, которым положены средства индивидуальной защиты (обязательно указывают виды средств, необходимое количество, сроки использования), а также обезвреживающих средств;
- поименный список работников, обязанных проходить предварительный и периодический медицинские осмотры.
- Журналы:
- вводного инструктажа по охране труда;
- инструктажа на рабочем месте;
- учета инструкций по охране труда;
- учета несчастных случаев на рабочем месте;
- учета выдачи инструкций по охране труда;
- учета инструктажей по пожарной безопасности;
- учета присвоения I группы по электробезопасности неэлектротехническому персоналу;
- регистрации работ по охране труда.
Также к обязательным документам по охране труда относятся:
- правила внутреннего распорядка работы организации;
- должностные инструкции сотрудников — указываются обязанности в области охраны труда;
- положение об организации работы по охране труда;
- инструкции по охране труда, мерах пожарной безопасности;
- программы инструктажей;
- программы обучения по охране труда;
- графики обучения и проверки знаний;
- удостоверения проверки знаний по охране труда, пожарно-технического минимума;
- акты о расследовании несчастных случаев на производстве, случаев профессиональных заболеваний;
- личные карточки учета выдачи средств индивидуальной защиты и обеззараживающих средств;
- график проведения периодических медосмотров, акты по итогам их проведения;
- документация по СОУТ;
- нормативно-правовые акты, которые содержат требования по охране труда, соответствующие специфике предприятия.
Отсутствие организационно-распорядительных документов по охране труда является нарушением трудового законодательства.
Локальные документы по охране труда разрабатываются на основании ТК РФ, а также Федеральных законов:
- от 28 декабря 2013 г. № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда»;
- от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»;
- от 21 июля 1997 г. № 116-ФЗ «О промышленной безопасности опасных производственных объектов».
Постановлением Правительства РФ от 27 декабря 2010 г. № 1160 «Об утверждении положения о разработке, утверждении и изменении нормативных правовых актов, содержащих государственные нормативные требования охраны труда» к нормативным правовым актам по охране труда, на которые также необходимо опираться при разработке пакета документов, отнесены:
- стандарты безопасности труда;
- правила и типовые инструкции по охране труда;
- санитарно-эпидемиологические правила и нормативы, в которых прописаны требования к факторам производственной среды, к трудовому процессу.
При разработке перечня документов по охране труда на предприятии надо учесть следующие требования к документам по охране труда:
- ЛНА не должны противоречить Федеральному законодательству и государственным нормативным правовым актам в сфере охраны труда;
- не должны содержать норм, которые ухудшают положение работника по сравнению с тем, которое прописано в Федеральном законодательстве о труде, об охране труда;
- внутренние документы по охране труда должны действовать только в рамках одной организации.
Готовимся к 2021 году: кадровые мероприятия
Ответственное лицо по охране труда назначается в организациях со штатом свыше 50 человек. Оформление этого документа по охране труда строго не регламентировано, он пишется в свободной форме. Указываются:
- ФИО, должность ответственного лица;
- обязанности, которые на него возлагаются.
В документе делается ссылка на законодательный акт или распоряжение, во исполнение которого он составляется.
Сотрудник обязательно должен быть под роспись ознакомлен с приказом. Приказ утверждает руководитель организации. Документ оформляется на фирменном бланке и учитывается в специальном журнале.
Один из часто задаваемых вопросов, какие документы нужны по охране труда для проведения обучения? Отвечаем. В список входят:
- приказ о проведении обучения и проверке знаний по охране труда работников;
- приказ о создании комиссии по проверке знаний охраны труда и безопасных методов работы — в комиссии должно быть не менее 3 человек;
- программы обучения по охране труда с учетом особенностей профессий, должностей и выполняемых сотрудниками работ;
- графики проведения обучения и проверки знаний по его итогам;
- итоговые протоколы проверки знаний охраны труда;
- удостоверения утвержденного образца о проверке знаний охраны труда.
К документации по эксплуатации оборудования относятся:
- приказ о назначении ответственного за состояние оборудования работника;
- графики планово-предупредительных ремонтов оборудования — составляются ежегодно, чтобы качественно и вовремя проводить ремонт, в обязательном порядке доводятся до сведения руководителей подразделений;
- журналы технического состояния производственного оборудования — заводятся на каждую единицу техники.
Примеры документов можно скачать здесь.
Хранение документов по охране труда может быть вменено в обязанности специалисту по охране труда или делопроизводителю. Необходимо обратить внимание, что у всех документов разные сроки хранения, которые изменились с 21 февраля 2020 года. Приказы и нормативные документы по основной деятельности предприятия хранятся постоянно.
За нарушение предусмотрено наказание по ст. 13.20 Кодекса об административных правонарушениях РФ.
Локальные нормативные акты — документы, которые разрабатываются для регламентации трудовых отношений в данной организации.
Как сказано в статье 8 ТК РФ, «работодатель принимает локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции, в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями».
Локальные нормативные акты устанавливают порядок организации и условия труда, характеризуют систему управления трудом в целом, для всех работников организации.
О составе локальных нормативных актов, обязательных для каждой организации, говорится в ТК РФ:
• заключая трудовые договоры, специалисты кадровых служб должны по возможности, руководствоваться наименованиями должностей, специальностей, профессий (с указанием квалификации), включенными в штатное расписание организации (ст. 57 ТК РФ);
• заключив трудовой договор с работодателем, работник обязан соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка (ст. 56,189,190 ТК РФ);
• работники организации должны быть под роспись ознакомлены с документами, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области (п. 8 ст. 86 ТК РФ);
• при сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (ст. 103 ТК РФ);
• очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков (ст. 123 ТК РФ).
Трудовой кодекс РФ закрепил в локальных нормативных актах порядок решения следующих вопросов :
— установление системы заработной платы, размеров тарифных ставок, окладов, различного вида выплат (ст. 135 ТК РФ);
— установление системы премирования, стимулирующих доплат и надбавок;
— введение, замену и пересмотр в организации норм труда (ст. 162 ТК РФ).
Наряду с прямо предусмотренными ТК РФ локальными нормативными актами работодатель, осуществляя локальное нормотворчество, может принимать и другие документы. содержащие нормы трудового права, необходимые для решения возникающих проблем во взаимоотношениях с работниками.
Примерами таких документов являются положение о персонале, положение о комиссии по трудовым спорам, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции работникам организации и др.
Разработка локальных нормативных актов должна осуществляться с учетом следующих требований :
— локальные нормативные акты, регламентирующие режим и условия труда, принимаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников (статьи 103,123,135,144,162,190 ТК РФ);
— штатное расписание, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции принимаются работодателем единолично;
— другие локальные нормативные акты (например, положение о персонале) могут приниматься с учетом мнения представительного органа работников, что предпочтительнее их единоличного принятия, так как это свидетельствует об участии работников и их представителей в управлении организацией и о развитии форм социального партнерства (ст. 27 ТК РФ).
Особенностью некоторых локальных нормативных актов является их включение Госкомстатом России в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате. К таким документам относятся штатное расписание и график отпусков.
В Трудовом кодексе зафиксированы только самые общие положения, касающиеся порядка принятия локальных нормативных актов. Так, согласно ст. 8 ТК РФ, если в организации имеется профсоюз, то в случаях, прямо указанных в ТК РФ, при принятии локального акта работодатель обязан запросить мнение профсоюза. Например, такая обязанность возникает при утверждении Правил внутреннего трудового распорядка (ст. 190 ТК РФ), Положения об оплате труда (ст. 135 ТК РФ), Правил компенсации расходов для работников, занятых в районах Крайнего Севера (ст. 325 ТК РФ).
В остальных случаях (либо во всех, если организация профсоюзом не обременена), локальные акты принимаются работодателем самостоятельно. Что касается формы, то на практике локальные акты чаще всего принимаются в виде различных положений, порядков, инструкций. Порядок подготовки и согласования текста документа внутри организации может быть любой, но вот утверждать готовый документ должен либо непосредственно руководитель организации, либо иное уполномоченное им лицо. Утверждение может происходить как отдельным распорядительным документом —приказом или распоряжением об утверждении локального акта, так и в виде соответствующего реквизита «Утверждаю», или «Утверждено» на самом локальном акте. Каких-либо ограничений, связанных с этим вопросом, трудовое законодательство не содержит.
О порядке вступления в силу локальных актов и о том, как правильно вносить в них изменения и отменять ставшие ненужными нормы, мы поговорим отдельно в следующей статье.
В трудовом законодательстве часто можно встретить ссылки на ЛНА, расшифровка этого понятия – локальный нормативный акт. В документообороте компаний бумаг превеликое множество – приказы, положения, распоряжения, графики, договоры и т.д. А что такое локальные нормативные акты из всех этих документов? Как их оформлять и утверждать? И какие из них обязательны? На эти вопросы есть ответы в ТК и письмах Роструда.
Для начала разберём понятие на составляющие:
- локальный – это значит, действует внутри организации;
- нормативный – содержит правила, которым все без исключения должны подчиняться – и рабочие, и администрация;
- акт – документ.
[wpsm_titlebox title=»Что такое ЛНА» style=»3″]
В итоге получаем, что ЛНА – это внутренний закон организации, действие которого распространяется на все штатные единицы .
[/wpsm_titlebox]
8 статья ТК никак не регулирует издание ЛНА. но предупреждает, что они не должны нарушать положение сотрудников, иначе будут признаны недействительными .
Локальные нормативные акты в трудовом праве – это такие внутренние законы, которые касаются только всего коллектива. То есть приказы или распоряжения в отношении конкретного работника – это не ЛНА, а индивидуальный акт. Коллективный договор и соглашения к нему ТК не относит к ЛНА, ведь в 8 статье так и сказано, что принимаемые ЛНА не должны противоречить коллективному договору. То есть колдоговор держится особняком .
Но вот приложения к колдоговору – это натуральные локальные нормативные акты. примеры их могут быть такими:
- ПВТР;
- положение о премировании и оплате труда;
- положение о персональных данных и т.п.
[wpsm_titlebox title=»Внимание!» style=»3″]
Нюанс: перечисленные приложения не обязательно прилагаются к колдоговору, они могут быть и самостоятельными документами.
[/wpsm_titlebox]
Роструд к ЛНА также относит:
- штатное расписание;
- положение об аттестации;
- инструкции по охране труда.
Нюанс:при оформлении нового работника ТК обязывает знакомить его со всеми ЛНА, но это вовсе не относится к штатному расписанию. потому что оно никак не связано с его трудовой деятельностью (Письмо Роструда от 15.05.2014г.)
Нельзя отнести к ЛНА табеля или графики отпусков. потому что это распорядительные акты, а не нормативные.
[wpsm_titlebox title=»Ответственность» style=»3″]
Так как ЛНА это внутренние законы, то за их нарушение можно привлечь к ответственности: работников к дисциплинарной, а директора – к административной.
[/wpsm_titlebox]
По статусу ЛНА можно разделить на обязательные (по требованию трудового законодательства) и дополнительные (на усмотрение работодателя). Основные нормативно правовые акты, то есть обязательные, по нормам ТК должны быть в каждой организации:
- положение о персональных данных (ст.86);
- положение об оплате труда (ст.135);
- ПВТР (ст.189);
- положения или правила по охране труда (ст.212);
- положение об аттестации (ст.81).
К дополнительным, то есть необязательным, можно отнести все остальные акты, например:
- положение об ОК;
- должностные инструкции;
- положение о командировках;
- положение о проходной и т.п.
Акты ещё подразделяются на способы принятия:
- принимаемые директором единолично;
- принимаемые коллегиально, с учётом мнения коллектива или профсоюза.
Мнение коллектива или профсоюза обязательно учитывать, когда принимаются :
- ПВТР;
- положение об оплате;
- положение или приказы по проф. обучению работников;
- положение об аттестации;
- нормы выдачи сотрудникам средств защиты (если в колдоговоре они не указаны).
В колдоговоре могут быть прописаны и другие акты, принимаемые только совместно с коллективом.
Какие локальные нормативные акты должны быть в организации
Вся процедура учёта мнения профсоюза или коллектива при утверждении актов расписана подробно в 372 статье ТК. Мнение может высказывать либо председатель профсоюза компании, либо представитель коллектива. Представителей выбирает коллектив на собрании и закрепляет свой выбор в протоколе. Протокол может вести секретарь. Пишется протокол в произвольной форме и подписывается работниками, участвующими в голосовании. Обратите внимание на подписи — они должны быть реальными. В спорной ситуации несоответствующая подпись может создать проблему.
Процедура принятия ЛНА такова:
- директор направляет проект акта представителям коллектива (обязательно письменное уведомление, в котором представитель распишется о принятии);
- максимум через 5 рабочих дней директору должно быть озвучено мнение представителя в отношении акта (то есть, что устраивает, а что нет);
- если согласие достигнуто, ЛНА утверждается директором (на первой странице ставится отметка, что акт принят с учётом мнения коллектива, под которой распишется представитель);
- если есть разногласия, директор обязан через 3 дня уведомить представителя о проведении переговоров (уведомление также письменное с отметкой в получении);
- переговоры протоколируются и закрепляются подписями директора и представителей;
- если стороны договорились мирно, акт принимается;
- если спорные вопросы остались, директор утверждает акт единолично, но работники могут обжаловать его в ГИТ;
- в месячный срок с момента принятия жалобы инспектор ГИТ должен провести проверку, и, если он усмотрит в ЛНА расхождения с законодательством, выдаст предписание об отмене акта.
Акт начинает действовать со дня его утверждения.
Производственный календарь на январь 2021 с изменениями
Обязательные кадровые документы
Производственный календарь на 2021 год
Праздники в 2021 году. Как отдыхаем?
График отпусков на 2021 год
Трудовые отношения между работником и работодателем начинаются с документов, сопровождающих прием на работу. Каким будет оформление документов при приеме на работу в 2021 году, расскажем в нашей статье.
Правила ОТ в ЖКХ (Приказ Минтруда России от 29.10.2020 № 758н) распространяются только на определенных объектах ЖКХ.
Формируют правила по ОТ на предприятия, а также на объектах ЖКХ. К подобным объектам можно отнести жилой фонд, общежития, гостиницы, дополнительные сооружения, оборудования для пляжа и бассейнов, и объекты, которые задействованы в газовой, тепловой сфере, электроснабжении и т.д. Работы в области вобоснабжения и водотведения, цехи, гаражи, склады, объекты культуры, спорта и т.д. Подобные правила обязательны для исполнения независимо от формы деятельности объекта, которые проводят работы в области ЖКХ.
Внеплановый инструктаж нужно проводить после издания приказа по ОТ. Подписанный приказ, нужно зарегистрировать и заверить руководителем предприятия. Если приказ не подписан, то у специалистов по ОТ, нет необходимости проводить инструктаж, а также нет возможности отчитаться перед инспекторами о его проведении.
Для внепланового инструктажа в приказе обязаны быть отмечены такие сведения: когда проводится инструктаж по ОТ; где он будет проведен; количество работников, для которых проводится инструктаж по ОТ; контроль за выполнением документа. Внеплановый инструктаж должен проводить руководитель предприятия. Каждый сотрудник, обязан пройти обучение по ОТ в организации. В данном случае, лучшим вариантом будет Институт Прогрессивных Технологий, который имеет право заниматься обучением по охране труда и получил аккредитацию Минтруда.