Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сроки Сдачи Личных Дел В Архив После Увольнения 2019». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Список работников, которые могут иметь дело с личными делами, обязательно составляется руководителей организации и им же издается соответствующий приказ. Каждый работник имеет полное право ознакомиться с информацией, которая касается его у кадровика.
Петров Никита Викторович поступил на работу позже Прохорова, в Алфавитную книжку он будет вписан на букву П после Прохорова и это будет нарушением алфавитного порядка внутри буквы П.
Личные дела выстраиваются в шкафу обычно по их порядковым номерам, реже – по алфавиту или по структурным подразделениям. Это делается для оперативного учета и быстрого поиска.
Сколько хранить личные дела уволенных работников: сроки
Ежедневно в конце рабочего дня сотрудники кадровых служб проверяют наличие дел в хранилище. Затем шкафы (сейфы) или помещения закрываются и пломбируются. В случае обнаружения отсутствия ЛД ответственным работником принимаются меры по его возвращению или розыску.
Личное дело уволенного работника формируется по принципу досье и сохраняется в отделе кадров организации до окончания календарного года. В течение 3 лет после увольнения документы проходят архивно-техническую обработку и передаются в архив.
Хранение личных дел уволенных сотрудников в архиве осуществляется при наличии годовой описи. Уполномоченный кадровый специалист составляет перечень работников, уволенных в определенном году. На обложке дела проставляется год прекращения трудовых отношений.
Второй момент, на который следует обратить внимание, — хранение ЛД, личных карточек Т-2 и трудовых книжек.
Она обязательна для ведения всеми работодателями (см. п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
Сроки Сдачи Личных Дел В Архив После Увольнения 2019
После окончания Журнал необходимо закрыть по всем правилам: оформить итоговую запись о количестве зарегистрированных личных дел, если были ошибки в нумерации, то упомянуть это, и подписать (обычно это делает руководитель кадровой службы с указанием даты).
Если архива нет, используют любое отдельное хранилище, защищенное от проникновения посторонних лиц, а как именно хранить подобные досье, рассказано далее.
Ведение личных дел работников — это оформление и хранение документов для систематизации данных о трудовой деятельности. Документирование информации на государственных служащих регламентируется федеральными законами и предусматривает обязательное выполнение.
Как оформить и передать личные дела на хранение в архив
Согласно ч.2 ст. КоАП РФ работа с персональными данными без письменного согласия влечет наложение штрафа от 3000–5000 р. (для граждан) до 15000–75000 р. (для юридических лиц).
Рассказываем, как бюджетная организация должна хранить личные дела сотрудников и когда их можно отправить в архив или утилизировать. После расторжения договора с сотрудником его персональное дело подлежит проверке, сверке всей находящейся в нем документации и закрытию. Осуществляется процедура после вступления в силу приказа об увольнении.
Все дела содержат персональные данные (ПД), а соблюдение требований по их защите — прямая обязанность работодателей (глава 14 ТК РФ, ФЗ от 27.06.2006 № 152). Список лиц, имеющих допуск к ПД, утверждается приказом руководителя.
Порядок формирования личного дела работника
Личное дело является намного более информативным, чем личная карточка. Здесь содержится не только общая информация о работе человека в организации, но конкретные документы в виде оригиналов и копий, издаваемые в вашей организации для документирования трудовых отношений и предоставленные работником (документы об образовании, анкетные данные и др.).
Также информацию из личного дела нельзя передавать третьим лицам за исключением случаев, специально установленных законом (например, по запросу суда).
Персональная папка содержит полную информацию о трудовой деятельности, стаже, образовании, повышении квалификации человека.
Доступ к данным имеет ограниченный круг специально уполномоченных лиц (например, руководитель организации или начальник кадровой службы). Доступ должен быть закреплен в соответствующих локальных актах организации. Ну и конечно же сам сотрудник в любой момент может свободно получить любую информацию из своего личного дела по требованию.
У коммерческих организаций формирование информации о работниках осуществляется на добровольной основе.
Личные дела уволенных сотрудников по срокам хранения делятся на два периода: до 2003 года и папки, созданные после этого времени.
Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности (при условии погашения дебиторской и кредиторской задолженности).
Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки, эскизы, схемы, фото- и видеодокументы, выписки из журналов инструктажа по охране труда) о производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве по месту составления.
Вместе с увольнением сотрудника его личное дело закрывается. Для этого необходимо произвести проверку его оформления: сверить наличие и расположение внесенных в опись материалов, нумерацию листов.
В работе с личным делом очень важно помнить, что обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей.
Работник увольняется. Секретарю нужно достать все документы из личного дела, чтобы передать их на архивное хранение, и вернуть работнику оригиналы документов, если они были в личном деле. Копии отданных документов желательно заверять согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация.
Расположите их в простом хронологическом порядке: сначала – копия приказа, затем – основание.
Следует отметить, что при увольнении работников номера их личных дел не присваивают новым сотрудникам. Нумерация продолжается до какого-то установленного предела, допустим до 10 000.
Если в вашей организации принято решение о ведении личных дел работников, необходимо сразу решить вопрос с организацией их хранения.
Представителям сторонних организаций доступ к ЛД возможен только с разрешения руководителя организации по официальному письменному запросу.
Особое внимание уделяется документам, которые находятся внутри папки. Они обязательно располагаются по хронологическому признаку.
По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив?
Личное дело представляет собой совокупность всех документов, которые имеют отношение к одному работнику, и содержит сведения о его трудовой деятельности и стаже. Все бюджетные организации ведут такую документацию, но иногда бывает и выборочное ведение, например, кадровый учет, распространяется на руководящий состав и лиц, которые несут материальную ответственность. Оформление личных дел уволенных подразумевает под собой следующие моменты:
- Необходимость внесения записей о всех изменениях, которые происходят с работником;
- Приобщение всех материалов, связанных со службой и их изъятие;
- Выдача материалов и заверение копий;
- Ведение внутренней описи;
- Периодическая проверка состояния документации;
- Закрытие и передача в архив для дальнейшего хранения.
Что должно быть в личном деле работника: образец
Сюда относятся личные дела руководителей компаний, членов исполнительных, контрольных и руководящих органов организаций, лиц, являющихся представителями государственной власти РФ, в том числе субъектов, работников, получивших государственные звания, награды, премии и т.д.
Учитывая ФЗ № 79-ФЗ и указ президента № 609, все личные дела для государственных служащих и других категорий работников, могут оформляться по желанию самого работодателя. Как показывает опыт, каждое предприятие ведет учет личных дел, так как это помогает систематизировать работу отдела кадров и организаций.
Работодатель обычно имеет в своем распоряжении как оригиналы документов работников (анкеты, учетные карточки), так и их копии. В ЛД попадают и те, и другие. Следует помнить, что копии документов обязательно заверяются в установленном порядке надлежащим образом (для госов копии паспортов являются обязательными в ЛД, для других категорий работников этот вопрос решается на уровне компании).
При приеме на работу на человека в обязательном порядке заводится форма образца Т-2. На сотрудников, занимающих должности на государственных постах, заводится карточка по форме Т-2ГС.
Состав каждого личного дела и порядок формирования для предпринимателей не закреплен в законах, но в локальном акте фирмы обязательно должна присутствовать оговорка. Все документы, которые можно отнести к личным делам, условно можно поделить на несколько групп:
- Первичная документация, которая оформляется, когда человек поступает на работу. К этим документам относятся те, которые сдаются сотрудником, когда он устраивается на работу, например, резюме, документы об образовании и квалификации, ксерокопии паспорта, СНИЛСа, ИИН, рекомендации от бывших работодателей, если конечно они имеются, документы о воинском учете, справка об отсутствии судимости, медосмотр, заявление о трудоустройстве, копия приказа, трудовой договор.
- Вторая группа, включает в себя все бумаги, которые появляются в процессе работы. Они указывают на профессиональные достижения работника и его карьерный рост. К таким бумагам, как правило, относят следующие:
Личные дела по всем правилам должны заводиться на всех, потому что это предусмотрено законом. Но в законодательстве сказано, что частные предприниматели могут не обязательно заводить личные дела на своих сотрудников, так как нет смысла вести такой кадровый учет.
Все дела подлежат учету и регистрируются в отдельном журнале. Форма журнала не утверждена, поэтому его можно разработать самостоятельно, с точки зрения функциональности для конкретной организации.
Основной принцип размещения этих документов тот же: хронология. Если два разных документа датированы одним днем, помещайте их в дело в порядке издания: сначала – предложение вакансий, затем – копию приказа о переводе и заявление как основание к нему, после них – экземпляр должностной инструкции по новой должности.
Состав личного дела сотрудника в 2020-2021 годах
Во второй группе будут персональные документы на детей работника (необходимые для выплаты пособий, назначения отпусков и предоставления вычетов по НДФЛ), договор о материальной ответственности, копия должностной инструкции, дополнительные соглашения к трудовому договору (в случае их заключения), приказы о переводах, назначениях, поощрениях или взысканиях.
Сколько лет хранятся личные дела сотрудников после увольнения, зависит от характера собранных сведений. Согласно Федеральному закону от 2004 года № 125 все дела должны сдаваться в архивное хранение сроком на 75 лет. Личная карточка и личное дело работника содержат его персональные данные, а значит, к обеспечению их сохранности предъявляются повышенные требования.