Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Положение о командировках в 2021 году образец». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Документ, регламентирующий процедуру возмещения сотрудникам расходов во время служебных отъездов (траты на жилье, проезд, суточные), обычно называется – положение о командировках (образец 2021 года будет в конце статьи). Этим же положением определяют перечень действий обоих сторон – работника и нанимателя – при возникновении в командировке нестандартных ситуаций.
Для каждого предприятия должен быть свой документ, в котором четко расписаны все характерные для него нюансы служебных поездок.
Обычно положение о командировках включает несколько разделов. Один из основных – о порядке предоставления отчетности, связанной с направлением в служебную командировку. И чаще всего устанавливают такое правило:
| Командированный работник в течение 3-х рабочих дней после возвращения обязан предоставить документы, подтверждающие целевое расходование выданных для поездки средств. |
При составлении положения необходимо конкретизировать статьи командировочных трат, которые организация компенсирует сотруднику.
Если командировка – однодневная, то есть работник к ночи возвращался домой, организация обязана компенсировать все затраты по проезду и провозу необходимого для работы багажа (если таковой есть). А вот суточные при такой командировке не положены.
Вопрос о возможности ежедневного возвращения решает руководитель предприятия. При этом учитывают:
- километраж до места командирования;
- занятость сотрудника в поездке и характер его работы;
- необходимое время для отдыха.
Принятое руководством решение фиксируют в служебной записке. Если же ежедневное возвращение невозможно, выплату суточных производят на общих основаниях.
Законодательство РФ не предусматривает обязательное составление служебной записки в качестве направления в командировку. Вопрос о необходимости данного документа каждое предприятие решает отдельно. Составить ее можно в свободной форме, указав:
- причины командировки;
- задачи, решить которые должен командированный сотрудник.
Бывают ситуации, когда этот служебный документ составляет непосредственно сам работник. К таковым относят:
- использование в период деловой поездки личного, служебного или арендованного автомобиля;
- отсутствие у сотрудника бумаг, подтверждающих трату выделенных средств.
В этих случаях написание служебной записки происходит по возвращении работника из поездки.
Положение о командировках образец 2021
Такой раздел нужно обязательно включать в положение, поскольку именно в нем будет указываться каким образом сотрудники могут получать деньги подотчет, а затем как именно они должны отчитаться о понесенных расходах.
В разделе оговариваются следующие моменты:
- В какое время работник, который едет в служебную командировку, должен получить средства подотчет;
- Каким именно образом и за какой промежуток времени после возвращения из поездки работник должен оформить отчет по помеченным во время нее расходам.
Положение по командировкам относится к числу внутренних нормативных актов компании. Поэтому, оно не закреплено как обязательное к применению. Но если субъект бизнеса принимает решение об использовании данного документа, необходимо соблюдать строгую процедуру по вводе его в действие.
Если в компании есть сформированный орган профсоюза, то проект положения необходимо обязательно отправить туда для проведения согласования. Если же органа такого нет — то данный шаг пропускается.
Затем документ требуется ввести в действие.
Это можно осуществить одним из следующих способов:
- На Положении проставляется гриф «Утверждаю» с отметкой руководящего лица. Если согласование документа производилось с иными должностными лицами, то тогда нужно предусмотреть аналогичные графы и для них.
- Составляется специальный распорядительный акт – приказ об утверждении положения о командировках. В нем обычно описывается при наступлении каких условий либо какой даты данное положение начинает действовать. На обложке документа тогда необходимо поставить гриф «Утверждено» и вписать информацию о приказе, которым он был принят.
Структура положения о направлении в командировку обычно включает в себя несколько разделов. Это общее определение командировки; что относится и что не относится к служебным поездкам. Важно указать порядок направления, сроки поездки, гарантии сотруднику, размер командировочных и порядок их определения. Также в положении о командировках можно зафиксировать право отдельных сотрудников отказаться от командировки в соответствии с ТК.
Здесь прописываются возможные причины и порядок увеличения длительности поездки. Например, командировка может быть увеличена для проведения дополнительных переговоров, в связи с ожиданием ключевого лица из компании-партнера, по форс-мажорным обстоятельствам и т.п. Порядок продления следующий:
- Непосредственный руководитель сотрудника составляет служебную записку на имя генерального директора, в котором описывает просьбу о продлении и указывает соответствующую причину.
- Директор принимает решение о продлении и подписывает соответствующий приказ.
- При необходимости бухгалтер начисляет дополнительный аванс для дальнейшего проживания сотрудника.
Аналогичный порядок предусмотрен и для отзыва сотрудника из командировки. Решение об отзыве компания может принять в любое время, вне зависимости от наличия согласия сотрудника. При этом компания обязана оплатить все расходы и перевести суточные за фактическое количество дней, которые сотрудник пробыл в поездке (в том числе и время простоя в транспорте по не зависящим от него причинам). При наличии излишек работник сдает их в бухгалтерию.
Оформление командировки в 2021 году
Этот раздел можно включить в пункт о расходах. Однако дополнительно необходимо указать, что за работником сохраняется средний заработок за все дни по главному месту. К тому же можно прописать, какие документы являются основанием для компенсации расходов:
- билеты на транспорт;
- билеты в гостиницу;
- чеки;
- квитанции и другие платежные документы.
Этот вопрос можно описать в отдельном разделе положения о командировках, поскольку он имеет довольно большое значение. Также право и порядок отказа можно зафиксировать в другой части документа – например, в общих положениях. В общем случае работник обязан совершать служебные поездки, даже если это утверждение непосредственно не прописано в трудовом договоре.
Перед тем, как объявить работнику о направлении в служебную командировку, необходимо убедиться, что на него не распространяется запрет, налагаемый трудовым кодексом в отношении:
- беременных женщин — ст. 259;
- несовершеннолетних — ст.268.
|
Важно! Эти категории работников запрещено направлять в командировки, даже, если они согласны. |
Проверьте, нет ли ограничений для направления работников в служебные командировки:
- медицинского характера — ч.2 ст.259 ТК;
- запрещены индивидуальным планом реабилитации инвалида;
- по ученическому договору — ч.3 ст.203;
- является зарегистрированным кандидатом — п.2 ст. 41.
Следующие категории сотрудников можно отправлять в командировки только, если есть их согласие:
- сотрудницы с детьми до 3 лет;
- одинокие родители / опекуны, воспитывающие ребенка до 5 лет;
- работники, ухаживающие за ребенком-инвалидом или родственником на основании медзаключения.
Последней категории работников надо направить запрос на согласие с предстоящей командировкой. В запрос должно быть включено условие о возможности отказа от поездки —- ч.2 ст.259 ТК РФ.
|
Важно! При направлении таких работников принудительно работодатель будет отвечать по части 1 ст.5.27 КоАП РФ, а при повторном нарушении — по ч.2 этой статьи. |
Если работник направляется в командировку, длительность которой равна одному дню, то работодатель возмещает ему затраты по проезду провозу багажа, но не суточные. При такой командировке суточные работнику не выплачиваются.
Если работник возвращается или уезжает в выходной
Оплата при возвращении ил отправлении в командировку в выходной день должна двойной. При этом сотрудник имеет право от отказаться от поездки в свой выходной.
В положении о командировках не лишним будет перечислить все случаи, когда работник имеет право отказаться от командировки, и ситуации, когда запрет на отправку работника в служебную поездку налагается законом. Это позволит сотрудникам отстаивать свои законные права и исключит трудовые конфликты.
Так, ТК РФ запрещает направлять в служебные поездки беременных сотрудниц (ст. 259), работников в период действия ученического договора, если командировки не связаны с ученичеством (абз. 3 ст. 203), а также несовершеннолетних работников фирмы (ст. 268). В отношении последней категории работающих указанной статьей ТК РФ предусмотрены нюансы: не запрещены командировки несовершеннолетних творческих работников согласно перечню, утверждаемому Правительством РФ (постановление от 28.04.2007 № 252).
Другой группе работников позволено выразить отказ или согласиться поехать в служебную поездку. Свою волю в данном случае они могут выразить в письменной форме. Среди таких сотрудников (ст. 259 ТК РФ):
- женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет;
- матери и отцы, единолично воспитывающие детей в возрасте до 5 лет;
- работники с детьми-инвалидами;
- сотрудники, ухаживающие за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением (ст. 259 ТК РФ).
Такой же выбор предоставлен опекунам и попечителям несовершеннолетних (ст. 264 ТК РФ).
Для работников, не попавших в вышеперечисленные категории, отказ ехать в командировку означает высокую вероятность получить дисциплинарное наказание.
ВАЖНО! В соответствии со ст. 192 ТК РФ работник совершит дисциплинарный поступок, если не исполнит или плохо выполнит свои трудовые обязанности.
Таким образом, отказ работника от командировки расценивается как нарушение трудовой дисциплины, влекущее дисциплинарную ответственность вплоть до увольнения (ст. 192, 193 ТК РФ). Уйти от этой ответственности поможет оговорка в трудовом договоре о том, что данный работник не может быть направлен в командировку.
Подробнее о дисциплинарных проступках и их последствиях читайте в материале «Дисциплинарный проступок по ТК РФ — понятие и признаки».
С 2015 года перестал применяться еще 1 документ — отчет о командировке. Хотя это не означает, что сотруднику, вернувшемуся из служебной поездки, не придется отчитываться за проделанную в командировке работу. Документ по окончании служебной поездки оформить все равно придется, только по иной форме и под другим названием.
ВАЖНО! В соответствии с п. 7 положения № 749 подтверждением срока пребывания в командировке и иных нюансов командировки может являться оформленная сотрудником служебная записка о командировке. Образец-2020 для нее нормативно не установлен, и работодатель может разработать его самостоятельно. При этом он вправе либо предусмотреть для всех без исключения командированных сотрудников обязанность по составлению такой служебной записки, либо отразить в положении о командировках отдельные случаи ее оформления (к примеру, командировка на личном транспорте или отсутствие проездных и иных подтверждающих срок командировки документов).
Помимо служебной записки вернувшемуся из поездки сотруднику придется оформить обязательный для всех документ — авансовый отчет. Фирма может разработать собственную форму такого отчета или использовать унифицированную форму АО-1.
Правила заполнения формы АО-1 см. здесь.
На оформление авансового отчета и окончательный расчет по выданному авансом командировочному платежу дается 3 рабочих дня после возвращения из служебной поездки (п. 26 положения № 749). К отчету прилагаются документы, подтверждающие все расходы, произведенные в поездке (на проживание, проезд и иные командировочные расходы).
Размер суточных законодательно не регламентирован, поэтому в расходы, уменьшающие налоговую базу по прибыли или УСН-налогу, они принимаются в любом самостоятельно установленном работодателем размере. Этот размер закрепляется в положении о командировках.
Однако для целей обложения суточных НДФЛ и страховыми взносами, регулируемыми НК РФ, действует ограничение, обязывающее удерживать налог на доходы и начислять страховые взносы с сумм, превышающих:
- 700 руб. — для командировок по территории России;
- 2 500 руб. — для зарубежных поездок.
В связи с этим чаще всего размер суточных устанавливают именно в этих пределах.
Подробнее о начислении страховых взносов на суточные читайте в этом материале.
Нюансы заграничных командировок находят свое отражение в положении о командировках в том случае, если работодатель посылает своих работников в загранпоездки для выполнения служебных заданий.
Несмотря на то, что учет расходов и процесс организации иностранных и отечественных командировок основаны на общих алгоритмах, организация отбытия работника за пределы страны связана с некоторыми особенностями.
К примеру, возмещение расходов на проезд и проживание командируемым за границу происходит так же, как и при поездках по нашей стране, но перечень возмещаемых расходов расширен. К ним может быть отнесена оплата оформления загранпаспорта, виз и иных выездных документов, обязательные консульские и аэродромные сборы, иные обязательные платежи и сборы.
При этом и работодателю, и работнику придется учитывать требования закона «О валютном регулировании» от 10.12.2003 № 173-ФЗ, так как без инвалюты пребывание за границей невозможно.
ВАЖНО! Право использовать инвалюту для расчетов с направленными в загранкомандировку работниками предусмотрено подп. 9 п. 1 ст. 9 закона № 173-ФЗ.
Валютные затраты, связанные с загранкомандировками, требуют особого внимания при их отражении в составе налоговых расходов. К примеру, при отсутствии справки о покупке валюты пересчитать командировочные в рубли можно по курсу ЦБ РФ на дату выдачи подотчетных сумм (письмо Минфина России от 03.09.2015 № 03-03-07/50836).
Если работодатель не посылает своих работников в служебных целях за пределы страны, у него отпадает необходимость отражать особенности иностранных командировок в своих внутренних локальных актах.
Образец положения о служебных командировках вы можете скачать на нашем сайте по ссылке ниже.
Положение о служебных командировках является внутренним локальным актом работодателя. Этот документ не имеет строгой обязательной формы и может не оформляться, если работодатель не посылает сотрудников в служебные поездки.
Положение позволяет обосновать включение командировочных затрат в состав налоговых расходов и исключает споры о величине возмещения командировочным работникам понесенных ими расходов.
- Трудовой кодекс РФ
- Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749
- Налоговый кодекс РФ
- Постановление Правительства РФ от 06.05.2008 N 359
- Федеральный закон от 10.12.2003 N 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле»
Положение о служебных командировках — образец 2020
Такой локальный нормативный акт организации, как положение о направлении в командировку, является необязательным. Оно нужнее для урегулирования отношений между компанией, командируемым и отделами, которые причастны к оформлению и расчету затрат на служебную поездку. То есть отдельно разрабатывать регламент по командировкам как локальный акт необязательно, допустимо включить нормы о служебных поездках, например, в правила внутреннего трудового распорядка, а суточные лимиты утвердить приказом. Об этом идет речь в статье 168 Трудового кодекса, но мы все же остановимся подробнее на разработке такого локального акта, так как его наличие делает оформление поездок более простым и удобным.
Разберемся, как определяется этот термин в Трудовом кодексе РФ. Командировка — это поездка работника компании для выполнения служебного поручения вне постоянного места осуществления трудовой деятельности (часть 1 ст. 166 ТК РФ). Отправка осуществляется на основании распоряжения работодателя с выдачей служебного задания. Если сотрудник занимает должность, которая подразумевает постоянное выполнение трудовых обязанностей в отъезде, это не служебная поездка (это разъездная работа). На время командировки за работником сохраняется его должность, рабочее место, заработная плата.
По общему правилу, трудовое законодательство (ст. 166 ТК РФ) не обязывает спрашивать у сотрудника согласие на любую командировку (по России или за рубеж). Но ТК РФ установлен ряд ограничений для отдельных категорий работников.
Нельзя отправлять в командировку:
- женщин в период беременности;
- сотрудников в возрасте до 18 лет (исключение — творческая деятельность);
- лиц с инвалидностью, если поездка прерывает реабилитационные мероприятия;
- трудящихся, с которыми заключен ученический договор;
- зарегистрированного кандидата во время проведения выборов.
Также существует перечень граждан, служебная поездка для которых допустима только при вручении уведомления-направления и с их письменного согласия. Если сотрудник, которого разрешается направить в служебную поездку только с его письменного согласия, отказывается, то командировать его принудительно нельзя. Также у работника могут появиться веские основания для переноса или даже отмены поездки, тогда руководитель вправе отменить распоряжение. Но это уже право руководителя, а не обязанность.
Практически все нюансы направления работника в служебную поездку содержит правительственное постановление 749 о командировках с изменениями 2020 года от 13.10.2008. Кардинальные изменения в сторону упрощения оформления этого рабочего момента вносились в законодательство в 2015 году, когда законодатель упразднил обязательность оформления командировочных удостоверений и служебных заданий. Хотя многие организации и предприятия и по сей день используют эти формы при направлении работника в командировку, скорее, для удобства ведения внутренней отчетности, тем более что документы, наряду с приказом о направлении в командировку, автоматически формируются из программ кадрового учета.
ВАЖНО! Включите в документ оговорку о возможности отмены служебных поездок из-за чрезвычайных ситуаций. На фоне эпидемии коронавируса отменяются поездки за границу.
Для разработки актуального локального акта используйте пример положения о командировках 2020, но учтите, что образец внутреннего документа другого предприятия содержит индивидуальные особенности, ограниченные или расширенные права. При разработке локальных актов необходимо обращаться к первоисточнику — в нашем случае возьмите за основу правительственное постановление № 749.
Утверждает локальный акт руководитель, а вот к его разработке привлекают нескольких сотрудников одновременно:
- специалист отдела кадров пропишет основные организационные моменты;
- главбух внесет в документ пункты, касающиеся оплаты;
- юрист проверит положение на соответствие действующему законодательству.
Для внесения в документ отдельных аспектов привлекают и иных специалистов.
Инструкция: составляем положение о командировках
В связи с изменениями в законодательстве работодателю необходимо своевременно пересматривать локальные нормативные акты, в том числе положение о направлении в служебные поездки. Целью пересмотра может быть сокращение дополнительных финансовых нагрузок на бизнес в ситуации, когда государство принимает законы, ведущие к увеличению налоговых отчислений и страховых взносов в соответствующие фонды.
С 2017 года Федеральным законом № 243 ФЗ от 03.07.2016 установлены лимиты суточных при командировании работника, в пределах которых страховые взносы не уплачиваются, при превышении лимитов страховые взносы необходимо платить на сумму превышения. Норма была введена по аналогии с уплатой НДФЛ на суточные, которая действует с 01.01.2008. Причем законодатель до сих пор не изменил в сторону увеличения размеры суточных, которые не облагаются налогом и страховыми взносами.
Если работодатель стремится сэкономить на суточных, в положение о командировочных расходах 2020 или о командировках он вписывает лимиты выплаты суточных, в соответствии с Налоговым кодексом РФ, в рамках сумм, не входящих в налогооблагаемую базу:
- 700 рублей в день — по территории России;
- 2500 рублей в день — за пределами страны.
При установлении лимитов суточных работодатель вправе руководствоваться рыночной ситуацией, иначе излишняя экономия демотивирует работников, которые, отправившись выполнять задание руководства в другом городе или другой стране, должны оперативно решать служебные задачи, тем более многие работники относятся к таким поездкам негативно.
Нередко компании дифференцируют лимиты по должностям и месту командирования. То есть для руководящего состава устанавливаются более высокая компенсация, чем для рядовых сотрудников. То же самое относится к месту назначения: если компания региональная, то командировка, например в Москву, более затратна, чем в маленький населенный пункт. Компания вправе указать в положении любой размер суточных, так как максимальный предел законодательством не ограничен. Необходимо только помнить, что придется уплатить соответствующие налоги и взносы.
Что принято считать командировкой? Данное понятие подробно раскрывается в ст. 166 ТК РФ. Согласно норме, это поездка работника по распоряжению начальника для выполнения задания вне обычного места труда на определенный срок. Правда, нужно отметить следующее: если разъездной характер труда является для сотрудника постоянным и это условие оговорено в контракте, то к рассматриваемому здесь термину данная деятельность никакого отношения не имеет.
Очевидно, что должен существовать документ, регламентирующий порядок направления рабочих в служебные поездки. Для этого было создано Положение 749 о командировках, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (ред. от 29.07.2015). В нем рассматриваются основополагающие моменты рабочей деятельности трудящихся вне предприятия.
В самих организациях с целью регламентации служебных поездок разрабатывается локальный нормативный акт, который принято называть «Положение о служебных командировках». При его составлении стоит опираться на вышеупомянутое Положение… от 13.10.2008 № 749. Рассмотрим, обязателен ли он?
Трудовое законодательство не содержит указания на то, что документ с таким названием должен существовать в каждой организации. Тем не менее, ч. 4 ст. 168 ТК РФ гласит, что размер компенсаций работникам за траты, совершенные ими в разъездах по долгу службы, разрешается оформлять согласно внутреннему нормативному акту фирмы.
Понятно, что разработка такого документа понадобится организациям, деятельность которых постоянно требует присутствия рабочих в различных местах — в городах нашей страны или даже за границей.
Нужды в составлении положения нет лишь в том случае, если начальник не отправляет сотрудников в служебные поездки и даже не планирует это делать.
Также если организация является микропредприятием и работодатель заключает с рабочими типовые трудовые договоры, то локальные акты, в том числе Положение о командировках, он может не разрабатывать. Указание на это содержится в ст. 309.2 ТК РФ. Но в этом случае начальник обязан включить в контракты всю необходимую информацию, в том числе и по рассматриваемому поводу.
Поскольку каждое предприятие отличается по специфике своей хозяйственной деятельности и возможностям бюджета, следует не только опираться на законодательные акты, но и на основании их требований разрабатывать собственное локальное Положение о направлении в командировку сотрудника. В нем должны быть отражены все особенности нахождения сотрудников в командировочных поездках, возможности компенсации дополнительных расходов и т.д. Особенно целесообразно оформить Положение, если на предприятии регулярно организуются служебные поездки.
Положение о направлении в командировку будет способствовать налаживанию процессов оформления поездки – бухгалтеру, сотруднику отдела кадров, работнику, налоговому инспектору и самому руководителю будет на что опираться при решении спорных вопросов.
При составлении Положения руководитель должен ориентироваться на закон, прежнюю практику оформления командировок, специфику деятельность предприятия, случавшиеся ранее инциденты, имевшие место конфликты или даже судебные разбирательства, особенности партнеров.
Как составить положение о командировках
Положения о командировках нет в перечне обязательных типовых документов и внутренних актов кадрового делопроизводства, но приказом Министерства культуры установлено требование к оформлению некоторых документов, касающихся командировочных поездок – приказ о направлении в поездку, служебное задание или выездное дело работника за границу.
Положение о направлении в командировку не является обязательным документом каждого предприятия, поэтому каждый руководитель предприятия самостоятельно решает, насколько ему необходим данный внутренний акт.
Ошибка: Работодатель не утвердил Положение о командировках приказом.
Комментарий: Положение о командировках приобретает силу только после издания приказа о его утверждении руководителем.
Ошибка: Работодатель не предусматривает ежегодный пересмотр положения о командировках.
Комментарий: Положение о направлении в командировку следует пересматривать ежегодно в связи с тем, что меняется стоимость компенсируемых товаров и услуг, проездных билетов и т.д.
Вопрос №1: Что если необходимо внести изменения в уже утвержденное Положение о направлении в командировку?
Ответ: В таком случае на основании докладной записки от главного бухгалтера (или иного сотрудника, от которого исходит инициатива внесения изменений в акт) работодатель издает приказ с распоряжением о разработке более подходящих условий оформления командировки. После этого ответственным сотрудником предлагаются изменения, и наниматель утверждает те, которые посчитает нужными.
Вопрос №2: Стоит ли предусмотреть и внести в Положение о направлении в командировку какие-либо особые условия оформления командировок для удаленных сотрудников?
Ответ: Наиболее полезным было бы утвердить порядок оформления документов с возможностью их заверения электронной подписью с последующей отправкой документов заказным письмом с уведомлением.
В каждой компании в дополнение к трудовому законодательству может быть составлен локальный акт, регулирующий процесс командирования сотрудников. В нем указывают:
- что может быть целью рабочей поездки;
- кого могут отправлять в командировку;
- каков размер суточных для командировочных по России и за границей;
- какие виды расходов покрывает фирма, в том числе дополнительные (например, расходы на деловые ужины, трансфер, такси).
Перед рабочей поездкой важно ознакомиться с положением о командировках в компании, чтобы точно знать, какие расходы возместят, а какие нет.
Процесс оформления деловой поездки в каждой компании имеет свои нюансы. Но есть и общие моменты, которые характерны для большинства организаций.
В некоторых организациях, чтобы согласовать рабочую поездку и сопутствующие траты, принято составлять служебную записку начальству — обычно это делает руководитель командированного. В документе прописываются сроки и цель поездки, ФИО и должность командированного.
Однако оформлять служебную записку по закону необязательно. Во многих компаниях процесс согласования командировок упрощен и автоматизирован — сотрудник создает заявку в корпоративной системе, после чего задача на оформление документов ложится на ответственных сотрудников: в секретариат, отдел кадров, бухгалтерию.
Образец положения о командировках
Оформляет приказом о командировке руководитель. В его приказе обязательно должны присутствовать реквизиты, цель поездки, маршрут следования. Директор или гендиректор предприятия собственно подписывает приказ о командировке своего подчиненного в рукописном варианте и отмечает его в соответствующем журнале регистрации командировок.
Если рассматривать поездку сотрудника, которая будет соответствовать рассмотренным признакам служебной поездки, то ее необходимо оформить правильным способом, так чтобы оплата труженику и его траты, связанные с данной спецпоездкой, были обоснованы и подкреплены квитанциями. Руководитель вправе один определять количество и формы нужных документов (это зависит от масштаба организации, структуры и других факторов).
Порядок изменения периода поездки, отзыва из командировки или ее продления может быть установлен в пунктах о поездках, принятом в компании или госучреждении.
Решение об отзыве работника с командировки оформляется указом руководителя предприятия.
В случае изменения периода поездки нет необходимости вносить правки в приказ или командировочное удостоверение, однако необходимо будет оформить дополнительные документы. Оплата расходов, которые были совершены за время командирования, производится по факту пребывания в командировании.
Суточные расходы – это траты, не имеющие документального подтверждения, на пропитание и финансирование других нужд человека в размере на каждый день (календарный), который проведен в поездке.
В законодательстве РФ нет ограничений расходов в сутки, которые по решению руководства организации могут быть компенсированы работнику в служебной поездке. Однако в налоговые расходы предприятия вносятся только расходы, не превышающие установленные законодательством РФ (п.п. 140.1.7 НК) нормы.
Положение о направлении в командировку в 2021 году
Все основные моменты, связанные с командировками, закрепляются законодательно в положении №749. Поэтому в этом документе необходимо оговорить те моменты, которые оставлены на усмотрение работодателей. Например, считается ли командировкой поездка надомного сотрудника к работодателю, либо по каким признакам поездка в течение одного дня будет отнесена к командировкам.
Компания имеет право сама для себя установить, какие суммы будут подлежать возмещению после поездки, а также каким образом работник должен подтвердить правомочность произведенных расходов.
Предприятие имеет право для разных должностей установить разные объемы компенсируемых расходов.
В данном разделе желательно установить:
- На каком типе транспорта работники разных должностей должны уезжать в поездку и возвращаться из нее;
- При каких условиях работник имеет право воспользоваться самолетом;
- Какая максимальная сумма оплаты за проживание в сутки (это также можно установить для каждой должности);
- Работникам каких должностей можно пользоваться услугами повышенной комфортности — бизнес-класс, люкс-номера в гостинице и т. д.
- Можно ли использовать для командировки личный транспорт и при каких условиях;
- Можно ли в командировке пользоваться услугами такси;
- Какие документы работник должен предоставить по каждому типу расходов.
Поскольку положение о командировках можно отнести к локальным нормативным актам, то обязательным к разработке и использованию оно не является. Однако, если все же решено его применять, то нужно соблюдать определенную процедуру его ввода в действие.
Проект положения нужно обязательно отправить в профсоюзный орган, имеющийся в компании, и в установленном порядке провести его согласование. Если такой не сформирован, то данный шаг можно опускать.
После этого производится его ввод в действие, это допускается сделать двумя способами:
- Поставить на положении специальный гриф «Утверждаю», с подписью руководящего лица. Если положение также согласовывалось с уполномоченными сотрудниками, то необходимо предусмотреть также графы и для них.
- Издать отдельный распорядительный документ – приказ об утверждении положения о командировках. В нем нужно указать при каких условиях и с какой даты положение начинает действовать. На обложке положения также ставится гриф «Утверждено», и затем записываются сведения о приказе.
Решение работодателя о направлении работника в деловую поездку оформляется письменно в форме приказа или распоряжения. Документ может быть составлен по унифицированной форме № Т-9 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1) или разработан самостоятельно. Во втором случае он должен быть утвержден локальным нормативным актом организации.
Составляя свою форму и образец приказа на командировку в 2018 году, не забудьте включить следующие данные:
- наименование работодателя с указанием кода его ОКПО;
- номер и дата распоряжения;
- Ф.И.О. направляемого сотрудника, должность (подразделение, где он работает, табельный номер);
- место направления (страна, город, населенный пункт, название принимающей организации);
- количество дней с указанием даты начала и окончания;
- цель деловой поездки;
- основание направления (например, «служебка» непосредственного руководителя);
- на чем отправляется (личный транспорт, например);
- источник оплаты служебных расходов (непосредственно работодатель либо третье, заинтересованное лицо);
- должность и подпись руководителя;
- отметка об ознакомлении работника (подпись и дата ознакомления).
Поскольку в настоящее время использование унифицированных форм остается на усмотрение работодателя, то использовать бланки Т-9 и Т-9а необязательно. Организация вправе самостоятельно разработать форму приказа и утвердить ее использование.
Можно также внести изменения и в унифицированные формы, адаптировав их под нужды организации / ИП.
Еще совсем недавно основанием для издания приказа о направлении в командировку являлось служебное задание, которое составлялось руководителем работника, направляемого в командировку. Но с 2015 года этот документ больше не упоминается в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, поэтому можно сделать вывод, что его составление необязательно.
Но вместе с тем работодатель имеет право оставить его в своем документообороте, закрепив это положение в локально-нормативных документах.
Таким образом, основанием для издания приказа о направлении работника в командировку могут служить следующие документы:
- Служебное задание;
- Служебная записка;
- Распоряжение руководителя организации / ИП;
- Распоряжение вышестоящей организации.
В свою очередь, приказ о направлении в командировку служит основанием для следующих действий и составления следующих документов:
- Командировочное удостоверение (форма Т-10) – заполняется по желанию работодателя;
- Табель учета рабочего времени (форма Т-12 и Т-13);
- Выдача денежной суммы на предстоящие командировочные расходы;
- Начисление заработной платы за дни нахождения в командировке;
- Составление авансового отчета за истраченные денежные суммы.
Форма Т-9 предназначена для оформления направления в командировку одного работника. Ее заполнение производится в следующем порядке:
Сюда оно должно быть внесено полностью, без сокращений. Допускается в скобках внести сокращенное наименование (при наличии), как в учредительных документах. Такой порядок установлен Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст.
Все приведенные правила в полной мере относятся и к индивидуальным предпринимателям.
Должность – вносится полностью без сокращения.
Место назначения – указывается страна, регион, населенный пункт и название организации, куда работник командируется.
После количества дней командировки проставляются даты начала и окончания командировки.
Цель командировки – переносится из документа – основания.
Далее указывается, за чей счет будет оплачена командировка.
Документ, послуживший основанием для издания приказа – служебное задание, служебная записка и т.д.
Подпись руководителя, а также подпись работника в том, что он ознакомлен с приказом.
Форма с литерой «а» используется в случае, когда в командировку направляется сразу несколько работников. В отличие от остальных приказов, которые имеют табличную форму, в этом бланке перечень работников располагается не снизу вверх, а слева направо, что не позволяет использовать этот бланк для неограниченного числа сотрудников.
Основные реквизиты приказа вносятся аналогично заполнению формы Т-9. Далее идет таблица, которая заполняется следующим образом:
- ФИО работника – вносится полностью;
- Табельный номер – только при его наличии;
- Структурное подразделение – при его наличии;
- Должность – вносится полностью без сокращений;
- Командировка – построчно вносится следующая информация:
- Страна, город;
- Наименование организации, куда едет работник;
- Дата начала командировки;
- Дата окончания;
- Количество календарных дней командировки;
- Цель поездки.
- Командировка за счет средств – указывается организация. Как правило, это работодатель командированного сотрудника;
- Подпись работника в том, что он ознакомлен с приказом и дата ознакомления;
- Пустая строка, в которую можно внести дополнительные сведения, например, размер суточных;
- После таблицы предусмотрена строка – в ней указывается документ, на основании которого был составлен приказ;
- Подпись руководителя организации.