Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Приказ о введении инструкции по делопроизводству образец». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Тогда заменяете в тексте «утвердить» на «ввести в действие» и гриф утверждения проставляется непосредственно на инструкцию по делопроизводству. Оно вам надо?
Можно, конечно, в Инструкции написать, что: – если оригинал адресату отправляется в бумажном виде, то печатаются и подписываются 2 экземпляра, на одном из которых собираются визы; – а если в электронном виде отправляется письмо, то этого не нужно. Но не слишком ли это запутанно?
Документооборот. Требования к оформлению документации
В поручительной части приказа целесообразно прописать такие пункты:
- указание о введении инструкции по делопроизводству;
- сроки введения документа в действие;
- необходимость ознакомления заинтересованных сотрудников с текстом инструкции;
- назначение лица, ответственного за исполнение приказа (чаще всего руководитель организации возлагает эту функцию на себя).
Инструкция по делопроизводству в организации — документ, который лучше разработать самостоятельно. Это позволит учесть все организационные и технологические особенности процесса, характерные для конкретного предприятия.
Непосредственное ведение делопроизводства в подразделениях (структурных подразделениях территориального органа (далее — подразделение территориального органа) осуществляется служащими, ответственными за ведение делопроизводства в соответствии с их должностными регламентами.
Цель составления приказа – это передача задачи по разработке инструкции на определенных лиц. В распорядительном документе указывается вся информация, сопровождающая разработку внутреннего акта. До 2013 года организации должны были составлять приказ по определенной форме. После 2013 года компании вправе оформлять приказ в свободном виде. Но при этом нужно соблюдать нормы делопроизводства.
Руководитель подписывает документ на планшете, потом секретарь распечатывает этот документ на цветном принтере и «Почтой России» отправляем данный документ в различные компании, включая банки. Подскажите, какие риски есть у нашей компании? Как убедить руководителя, что так делать нельзя?
Распространено мнение, что такой вид документа, как инструкция по делопроизводству, не считается обязательным для каждой компании. И это действительно так. В России действует национальный стандарт управления документами (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007), который регулирует процессы делопроизводства государственных, коммерческих и общественных организаций.
Под термином «должностная инструкция» скрывается перечень трудовых функций и прав, описание ответственности, условий труда и прочих параметров работы сотрудника, находящегося на той или иной должности.
Особенности подготовки и утверждения инструкции по делопроизводству
Локальный нормативный акт, о котором идет речь, регламентирует правила работы с организационно-распорядительной документацией. Как внутренний документ, он должен отвечать следующим требованиям:
- не ухудшает положение работников;
- носит обязательный характер;
- согласован с заинтересованными лицами.
Также к инструкции добавляют образцы составления локальных актов, схемы, оттиски печатей и штампов и др. Однако, одного ее создания будет недостаточно. Для обретения юридической силы документа нужно издать приказ об утверждении инструкции по делопроизводству. Локальный акт подписывается первым руководителем предприятия.
Полный пересмотр и утверждение приказом вновь инструкции по делопроизводству необходим в случае изменения технологии работы с документами в самой организации или больших изменений в действующих нормативно-методических документах в области делопроизводства и архивного дела.
Унифицированные системы документации Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Обязать всех сотрудников отдела кадров начиная с 1 августа 2012 г. при составлении документов по личному составу руководствоваться правилами, изложенными в Инструкции по кадровому делопроизводству в ООО «Лидер».
Нейтральность тона может быть достигнута использованием деепричастных оборотов для формулировки причин принятия решений, которыми следует начинать фразу: «учитывая высказанные замечания…», «считая принципиальным положение…», «рассмотрев предложенный ассортимент…».
Инструкция по делопроизводству обычно действует в организации в течение длительного периода времени (хоть несколько лет).
Самые общие рекомендации по составление текста служебных писем — избегать вычурности слога, оборотов ложной вежливости («не откажите в любезности», «с глубоким почтением»).
В случае необходимости можно дополнительно добавить в приказ поручения, сроки, конкретных исполнителей.
Работа с документами в организации делится на этапы.
- прием и первичная обработка;
- предварительное рассмотрение делопроизводителем;
- регистрация;
- рассмотрение руководством организации и направление на исполнение;
- обработка, исполнение, подготовка ответов;
- контроль исполнения.
Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству образец
Служащие несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.
Что такое делопроизводство и документооборот (2019)? Учебное пособие, равно как и современный экономический словарь, определяет документооборот как движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль.
Организация делопроизводства в Министерстве (территориальном органе) осуществляется с использованием Системы электронного документооборота (далее — СЭД).
На странице представлен образец бланка документа «Приказ об утверждении и введении в действие инструкции по делопроизводству» с возможностью скачать его в формате DOC и PDF.
Положение о документообороте организации
Уникальная возможность скачать любой документ в DOC и PDF абсолютно бесплатно. Многие документы в таких форматах есть только у нас.
Внимание! Платежи принимаются только с номеров, оформленных на физ.лицо. Услуга доступна для абонентов Актив, Кселл и Билайн.
Подготовкой бумаги занимается служба делопроизводства предприятия при участии архивариуса, юрисконсульта. В структурных подразделениях положение используется как основной локальный акт, который специалисты будут применять при работе с корреспонденцией.
Письмо оформляют на специально предназначенном для этого вида документа бланке формата А4, если текст не превышает семи строк, то используют формат А5.
О введении Инструкции по делопроизводству
Тон письма в любом случае должен быть нейтральным. В письмах не следует проявлять ярко выраженный, эмоциональный тон, придавать им личностный характер, так как письмо является официальным документом, исходит от организации, предназначено для делового общения. Служебные письма пишут в доброжелательном тоне, обязательно в вежливой форме.
При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указываются в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения.
Можно ли печатать документ на обеих сторонах листа? С договорами так часто поступают. А как быть с письмами, актами и др.? Как при этом правильно нумеровать страницы? Чем все это регулируется сейчас?
Начальникам отделов ознакомить всех работников отделов с инструкцией по делопроизводству и обеспечить ведение делопроизводства в строгом соответствии с ее требованиями.
Инструкция по делопроизводству
В письмах-отказах не следует начинать текст с формулировки самого отказа, целесообразнее сначала изложить его причины. В таких письмах уместны формулировки: «завод не предполагает», «издательство не планирует», «институт не считает возможным», «фирма не может обеспечить», «организации не требуется» и т.д.
Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах.
Следует отметить, что далеко не всегда и не везде применяются должностные инструкции, в основном они распространены в государственных учреждениях, а также в крупных организациях коммерческого сектора, где большая численность персонала.
Наименование организации на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица в уставе организации.
Приказ О введении Инструкции по делопроизводству
Процесс разработки инструкции по делопроизводству состоит из следующих этапов:
- сбор и анализ информации;
- подготовка проекта и согласование с заинтересованными сотрудниками;
- издание приказа об утверждении и вводе инструкции в действие.
Как и любое другое предписание, памятка по документообороту утверждается руководителем бюджетной организации и вводится в действие соответствующим распоряжением.
Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с применением информационных технологий.
Ответственность за организацию работы с документами в подразделениях организации возлагается на руководителей этих подразделений. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в __________________________________ в новой редакции и ввести ее в действие (наименование юридического лица) с «___»_________ ____ г.) 2.