Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Общие правила оформления служебных документов язык». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Большинство документов составляется не от первого, а от третьего лица, причем местоимения заменяются существительными (не «я прошу») а «институт просит», «Министерство не возражает»). В служебной документации недопустимы диалекты (местные говоры), просторечные и жаргонные слова.
Составление его и оформление. Отличительные черты современного делового стиля языка, используемого для написания документов. Виды редакторских правок.
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Культура делового письма. Язык служебных документов
Существуют и другие классификации информации. Например, разделение на первичную и вторичную; по жанрам; видам; носителям и проч.
Документы должны составляться и оформляться на основе правил, изложенных в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).
Этот стиль имеет свои специфические отличия от разговорной речи и других стилей литературного языка (научного, публицистического, художественного). Стиль официально-делового общения людей в разных сферах жизни: экономической, социально-политической и культурной- сложился под влиянием необходимости излагать факты с предельной точностью, краткостью, конкретностью не допускать двусмысленности.
Текст – основополагающий реквизитлюбого документа. Поэтому подготовкатекстовой части документации являетсяважнейшим условием хорошо поставленногодокументирования управленческойдеятельности.
Но чтобы правильно и быстро составить подобный текст, важно хотя бы в общих чертах знать особенности языка служебных документов и предъявляемые к нему требования. Невыполнение этих требований в лучшем случае затрудняет работу с документом, в худшем — лишает его практической и юридической значимости.
Документы делятся в зависимости от количества затронутых в них вопросов на простые и сложные. Простые, т.е. содержащие один вопрос документы значительно легче в обработке (регистрация, постановка на контроль, формирование в дела), направлении на исполнение. Сложные документы чаще всего касаются нескольких самостоятельных вопросов и исполнителей или даже разных структурных подразделений.
Если неправильно выбрать слово из ряда однокоренных, различающихся значением, можно исказить смысл. Например, нередко путают слова «представить» и «предоставить». (слово представить – имеет смысл: предъявить; сообщить; познакомить с кем либо; ходатойствовать о чем либо; составить; обнаружить; мысленно вообразить; изобразить, показать.
Правила оформления служебных документов
Деловая проза всегда внутренне формализована. Это лингвистический феномен, который, сохраняя многие свойства языка в целом, в то же время самой своей сутью подготовлен для того, чтобы стать объектом механизации, благодаря регламентирующему действию формальной модели, лежащей в основе данной области производственных отношений.
Процесс управления состоит из выполнения ряда функций, решения определенного круга задач, нередко порождаемых однотипными ситуациями, которые вызывают появление однотипных документов. Это явилось основанием для унификации текстов документов. Унифицированный текст управленческого документа может быть представлен в виде трафарета, анкеты, таблицы. В протоколах используется форма изложения текст от 3-го лица множественного лица, а запись выступлений ведется от 3-го лица единственного числа.
Она заключается в том, что в словосочетании оказываются избыточные, ненужные с точки зрения смысла слова.
Составление и оформление служебных документов
Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных именно для деловых документов, которые не нарушают их стилистического единообразия и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка.
Бланки могут быть изготовлены типографским способом или разработаны на ПК. Информация, расположенная в документе, имеет строго определенное назна- чение и местоположение на листе бумаге. В действующем ГОСТе указан перечень из 29 реквизитов.
К особенностям делового стиля относится широкое применение устойчивых языковых формул – языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Они вызваны, прежде всего, повторяемостью управленческих ситуаций и сравнительной ограниченностью деловой речи. Наборы таких стандартных фраз и выражений используются при составлении актов, справок и других информационно-справочных документов.
Бланки могут быть изготовлены типографским способом или разработаны на ПК. Информация, расположенная в документе, имеет строго определенное назна- чение и местоположение на листе бумаге. В действующем ГОСТе указан перечень из 29 реквизитов.
При использовании компьютера эти стандартные фразы и выражения вводятся в память машины. Устойчивые словосочетания (языковые формулы) обеспечивают однозначность понимания текста, сокращают время на его подготовку и восприятие получателем.
Национальный стандарт Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами» о требованиях к документам компании. Документирование повседневной деятельности компании принято рассматривать в качестве важнейшей составляющей корпоративного делопроизводства (см. рис. 1.1).
Особенностью официально-делового стиля, резко отличающей его от других разновидностей литературного языка, является, как уже было сказано, письменный характер его реализации, что во многом предопределяет специфику его синтаксиса.
Соблюдение норм официально-делового стиля и современного литературного языка, прежде всего тех из них, которые помогают выразить мысль более четко и полно.
Деловая речь, деловой язык, деловоеслужебное письмо — понятия определенные.Деловой язык — это язык официальныхвзаимоотношений, это литературный язык.
5. Написание должностей, званий и фамилий
Традиции и обычаи в документированииоказались очень живучими. И сейчас ещевстречаются устаревшие термины, архаизмы,словосочетания, речевые штампы,канцеляризмы (“коим образам”, “прошуне отказать”, “при этом направляем”,”дана настоящая” и др.). При составлениидокументов нужно пользоватьсяофициально-деловым стилем.
При оформлении письма, которое является ответом, указывается также ссылка на дату и номер входящего документа, которые располагаются строкой ниже. Реквизит используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, докладная записка, акт, заключение и т.д.).
Деловой стиль — это арсенал лексических — словесных и грамматических средств, которые помогают говорящему и пишущему подчеркнуть официальный характер общения. Выбор слова и его формы, построение предложения — все это приемы, с помощью которых автор текста не только передает информацию, но и сигнализирует адресату о его важности, о том, как следует реагировать на полученное сообщение.
Особо следует обратить внимание на сочетания «иметь значение» и «играть роль» и никогда не менять местами их компоненты.
5.4. Порядок составления и оформления служебных документов
Новые институты, организации, предприятия, должности получают новые имена. Поэтому ни одна компьютерная программа, проверяющая правописание, не охватывает всех собственных имен. Чтобы не делать ошибок в написании имен и названий, необходимо руководствоваться несколькими общими правилами.
Составление служебных документов – трудный и сложный процесс, который занимает много времени служащих и ИТР.
Разновидность языка, используемая в той или иной сфере человеческой деятельности, называется языковым стилем.
Н. Ефимов, – принято понимать исторически сложившуюся разновидность языка, отличающуюся как в отношении состава и характера объединения речевых средств, так и в смысле закономерности их употребления.
Помимо непосредственно наименования организации довольно часто на бланках документов указываются эмблема, наименование вышестоящей организации, и справочные данные об организации.
В тех случаях, когда выделение в тексте документа самостоятельных фрагментов представляется нецелесообразным, выполняется его членение на абзацы, состоящие из одного или нескольких предложений. Наиболее простые документы могут состоять только из одного абзаца, а иногда – всего из одного предложения (например, сопроводительное письмо).
Широкое использование таких конструкций объясняется тем, что при наличии довольно распространенных предложений в деловой речи исключение предлогов позволяет сделать структуру предложения более прозрачной и легче воспринимаемой.
Сочетание двух и более форм представления текста оправданно при подготовке документов, отличающихся большим объемом (в том числе имеющих приложения) или (и) сложной структурой (см. далее).
Основные различия между текстовыми и языковыми нормами сводятся к следующему: для текстовых норм важны требования к построению определенных типов и частей текста, для языковых норм характерно ограничение возможности употребления языковых единиц в контексте документа.
Соблюдение нормофициально-делового стиля и современноголитературного языка, прежде всего техиз них, которые помогают выразить мысльболее четко и полно.
Особенность делового стиля – преимущественное употребление простых распространенных предложений, односоставных или двусоставных, имеющих обособленные обороты. Всегда нужно ставить себя на место получателя, тогда станет понятным – легко ли читается текст. Если в предложении 20-25 слов, его лучше разделить на два и более простых предложения.
Текст документа должен излагаться на русском языке либо на национальном языке субъекта Российской Федерации, используемом в качестве государственного наряду с русским [5] . Документы, направляемые в другие государства (международные организации и учреждения), могут излагаться как на русском языке, так и на официальных языках соответствующих государств либо на английском языке.
ГОСТ не ограничивает состав сведений, включаемых в данные об организации, в их числе могут быть сведения об отгрузочных реквизитах, о банковских реквизитах, о государственной регистрации, ИНН, адрес электронной почты и др.