Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Обязательные приказы по основной деятельности в организации». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Отметка об ознакомлении с документом не является реквизитом по ГОСТу, но обязательно оформляется в приказах по личному составу.
Приказы по кадрам, как мы уже говорили ранее, могут вестись в свободной форме (с учетом обязательных реквизитов) или в формах, утвержденных Госкомстатом. На мой взгляд эти приказы достаточно удобны и не требуют изменений.
Даже если вы в работе используете унифицированные формы документов, необходимо это зафиксировать в приказе. К этому приказу необходимо приложить образцы всех форм, о которых идет речь. Или образцы форм, разработанных в компании.
Приказы по основной деятельности: классификация и образцы
Вторая категория распорядительных актов состоит из решений о назначении на должность, присвоении разряда работы (категории), проведении аттестации, увольнении с должности.
В обстоятельствах реорганизации компании с передачей функций только что созданному предприятию или филиалу, все бумаги, хранящиеся в архиве, должны передаваться в соответствии с правилами правопреемства и учитываться в архивном фонде.
Основным документом, регламентирующим порядок систематизации приказов на предприятии, а также особенности хранения документов в соответствии с их классификационной группой, является Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019г.
Часто в компании игнорируют этот приказ и по умолчанию ответственным является генеральный директор. Он же подписывает трудовые книжки. При увольнении работника делается запись в трудовую книжку и заверяет ее именно ответственное лицо, назначенное приказом.
Контроль исполнения приказа возложить на заместителя генерального директора компании по общим вопросам Самольенко М.
На наших занятиях студенты часто задают вопрос: изучив материал курса, поняли, что договор требует доработки.
Обязательный приказ об утверждении номенклатуры дел на 2021 год целесообразно подготовить и утвердить до нового года.
Приказ может отменять действие ранее изданных документов, которые в этом случае указываются в тексте.
Приказы по основной деятельности
Что может грозить небольшому ИП, в котором всего двое сотрудников за то, что в нем не ведется внутреннее делопроизводство, в частности, не составляются никакие обязательные приказы?
Назначение ответственных — тоже приказы, необходимые в организации. Убедитесь, что все назначенные работники на своих местах, в противном случае обновите документацию. Дополнительно выделяются технические и административно-хозяйственные приказы. Первые изменяют или уточняют действующие распоряжения, вторые регламентируют эксплуатацию зданий, транспортные вопросы, безопасность и т.д.
Состав разновидностей приказов, относимых к категории приказов по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам, нормативными правовыми актами Республики Беларусь не установлен.
Какие приказы должны быть в организации: оформление и классификация
К приказам по основной деятельности относятся приказы по организации работы фирмы, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам.
Всего существует 3 вида актов, подразделяемых на группы в зависимости от предмета и целей составления:
- Решение организационных вопросов. К примеру, приказ может касаться ликвидации/реорганизации компании, создания коллегиальных органов, формирования расписания, управления компанией на всех уровнях.
- Вопросы, касающиеся производственной деятельности. К примеру, приказ может касаться порядка финансирования компании, обеспечения материалами. Документ нужен для создания научно-технической политики, подведения результата работы компании.
- Вопросы, касающиеся личного состава. Приказ может касаться приема сотрудников на работу, обучения работников, перевода на другую должность. На основании документа происходит поощрение специалистов, увольнение трудящихся. Он нужен для реализации социальных гарантий: выплаты беременным, материальная помощь.
Приказы по основной деятельности призваны регулировать основные направления деятельности организации. Срок их хранения – «постоянно» или как минимум 10 лет для организаций, не являющихся источниками комплектования госархивов.
Таким образом, приказы по основной деятельности, личному составу, административно-хозяйственным вопросам разделяются на 3 группы с определенными литерными индексами и регистрируются в отдельных журналах, если иное не отражено в нормативных документах организации.
Что касается оформления и структуры текста, то здесь наблюдаются различия, обусловленные видом создаваемого приказа.
Соглашение сторон – это простой и удобный для сотрудника способ уволиться. Он выгоден всем одинаково, как начальнику, так и работнику. Подобная формулировка может быть применена в самых разных ситуациях, как при сокращении объема сотрудников, так и при банкротстве организации.
Регламентация создания приказов
Если составленное распоряжение требует дополнительного закрепления каких-либо сведений, оформляется Приложение, что в обязательном порядке должно отражаться в Приказе.
Приказы по основной деятельности должны постоянно находиться в сохранности, не менее 75 лет. В примечаниях к Приказу № 236 детально регламентируется указанный вопрос.
Фактически выплаты работникам при банкротстве предприятия производятся за отработанный до момента ухода срок. Также прилагается компенсация за прошедший (не потраченный) отпуск, в редких случаях пособие. Иногда работник может рассчитывать на финансовую поддержку по факту безработицы.
Все прочие бумаги, которые не соответствуют приказам по личному составу и административно-хозяйственной работе, причисляются к распоряжениям по основной деятельности предприятия. Подобным вариантом «от противного» наиболее часто на практике определяется конкретная классификационная группа документа.
Нарушение авторских прав и незаконное использование текстовых, информационных и иных материалов влечет административную, уголовную и гражданско-правовую ответственность.
Если компания небольшая по масштабу деятельности и численности персонала, а ее структура стабильна, данная подгруппа приказов будет минимальна по объему и однообразна по форме.
Приказ – документ, который регистрируется в обязательном порядке. Под регистрацией понимается присвоение определенного индекса. Как правило, это порядковый номер, в который входят буквенные обозначения. Этот номер отражается в специальном журнале.
Впишите в ПВТР, что соискатель предъявляет вам бумажный вариант трудовой книжки, если он не перешел на ЭТК. В противном случае предъявляются сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р или СТД-ПФР.
Таким образом, приказы, издаваемые по вопросам, отраженным в указанных главах Перечня, и будут являться приказами по административно-хозяйственной деятельности.
КАК ТЕКСТ ПРИКАЗА МЕНЯЕТ ЕГО ВИД
Регистрационные индексы приказов по административно-хозяйственным вопросам также должны включать идентифицирующее разновидность этой категории документов буквенное или иное условное обозначение, добавляемое к порядковому регистрационному номеру (часть третья подп. 142.4 п. 142 Инструкции по делопроизводству).
Если указ требует закрепления дополнительной информации, составляются приложения, которые являются неотъемлемой частью ПОД. Их наличие прописывается в тексте указа, а сами приложения нумеруются по порядку и также подписываются руководителем.
Знакомим с этим приказом под роспись всех сотрудников компании и обеспечиваем возможность ознакомления с Актами.
Пренебрегать установленными Перечнем 2010 сроками хранения документов не рекомендуется. В соответствии с решением Высшего арбитражного суда РФ от 21.02.2012 № 14589/11 они являются обязательными для всех организаций.
Приказы являются инструментом для регулирования отношений между сотрудниками и работодателем. Они формируются при наличии этих обстоятельств:
- Устройство сотрудника на работу или расторжение трудового соглашения.
- Уход в отпуск.
- Отправка в командировку.
Преамбула — текст, предваряющий указания руководства. В нем необходимо определить причину издания документа, а также норматив, на который ссылается руководитель.
Указание оформляется на общем бланке или бланке указания (если он был спроектирован ранее). Указание подписывает руководитель фирмы или его заместители в пределах компетенции.
Ниже прописывается наименование вида документа — приказ, место составления (издания) (город или иной населенный пункт) и его реквизиты (регистрационный номер, дата). Нумерация приказов по основной деятельности сквозная, то есть каждому указу присваивается порядковый номер.
Пожалуй, из всех возможных распорядительных документов организации приказ используется чаще всего. Большинство решений руководителя оформляется именно им.
Приказы делятся на три вида только в одном нормативном документе по делопроизводству – в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016, далее – Перечень 2010).
Помните, имея общий классификатор приказов, можно быстро обучить сотрудников ориентироваться в имеющихся на предприятии распорядительных документах и обеспечить нормальное делопроизводство.
Приказы отчетного характера обычно издаются в крупных холдингах, когда помимо бухгалтерской отчетности в недрах компании формируется множество иной отчетной документации: управленческой, финансовой, аналитической, статистической. Данными распоряжениями устанавливается периодичность отчетов, уточняются ответственные лица и исполнители, конкретизируются отчетные данные и пр.
Особенности приказов по основной деятельности
Очень часто у кадровиков возникают трудности с определением, относится ли конкретный документ к приказам по основной деятельности или к другой категории.
В процессе функционирования предприятия издается множество различных распоряжений — о приеме, увольнении, назначении на должность сотрудников, об отпуске, командировках, о вопросах хозяйственной деятельности (режим работы, охрана помещения), об управленческих решениях. Приказ и распоряжение – бумаги, которые очень похожи. Их часто путают между собой. Приказ – это акт с длительным действием. Действие документа не прекращается при наступлении указанного обстоятельства. Пример приказа – документ о приеме специалиста на работу. Издается этот документ директором/руководителем компании, замом директора.